Как выйти из операционки и масштабировать бизнес за 5 шагов

Вы узнаете :

1. 5 инструментов, которые помогут создать управляемую систему в бизнесе и вырасти в доходе х2 за 3 месяца;
2. КАК РАБОТАТЬ ВСЕГО 5 часов в день;
3. Как за счет оптимизации бизнес-процессов сократить расходы на 20% и увеличить прибыль в 2 раза.

Меня зовут Зарима Мустафина — бизнес-консультант, автор метода построения системы управления для кратного роста бизнеса и дохода.

Я много лет работаю с предпринимателями и собрала свой опыт выхода из операционной рутины в 5 конкретных шагов.

1 шаг.  Поставить цель

Я не теоретик и не буду объяснять, зачем нужно ставить цель. Я думаю, что вы и сами это прекрасно понимаете.

Я 100% практик и поэтому лучше поделюсь примером из своего опыта.

Первым шагом нашей совместной работы мы провели сессию стратегического планирования, где установили цель — увеличить прибыль на 20% и освободить 30% времени за 3 месяца и сделали пошаговый план, за счет чего мы можем это сделать.

За счет инструмента целеполагания и декомпозиции мы смогли сфокусироваться на конкретных шагах:

• Внедрили бюджета доходов и расходов.

РЕЗУЛЬТАТ: в первый же месяц увеличили прибыль на 10% за счет того, что сделали нормирование расходов (канцтовары, хозрасходы, расходники и прочие расходы) и подняли цены на сервисные услуги; за год в этой компании мы увеличили прибыль в 2 раза.

• Разработали систему отчетности и внедрили ежедневные планерки, еженедельные и ежемесячные совещания.

РЕЗУЛЬТАТ: в первый месяц внедрения эффекта не было, на 3-й месяц - 30% свободного времени и удобные ежедневные отчеты по основным показателям бизнеса в динамике.

Итак, без четкой цели нельзя выйти из операционной рутины!

Не обязательно работать самому, нужно создать условия при которых команда это будет делать за вас! А для этого нужно создать необходимые условия.

2 шаг. Разработать организационную структуру компании

Вы наверное удивитесь, а может и нет 🙂 В моей практике часто бывает так, что в компании нет оргструктуры.

Приведу пример из практики:

Точка А:

Компания с численностью 250 чел. занимается оптовыми продажам. В компании есть основные функции: закупки товара, приемка и распределение по заказам, упаковка и отгрузка, логистика, а оргструктуры нет, все подчиняются собственнику, что-то вроде «семейного бизнеса».

Боль владельца компании:

Я работаю по 16 часов и не ничего не успеваю, сотрудники задачи не выполняют, постоянно перекладывают друг на друга ответственность, хаос и бардак 🙂

Что мы сделали:

• разбили компанию на функции;
• на каждую функцию назначили руководителя;
• прописали полномочия руководителей;
• определили конечный продукт каждого подразделения (ЦКП).

Точка Б:

Вновь назначенные руководители начали решать вопросы в рамках своих полномочий, у собственника бизнеса освободилось 2 часа в день .

Пример организационной структуры в Битрикс24:

Если у вас есть оргструктура, давайте прямо сейчас проверим, рабочая она или требует доработки.

Предлагаю пройти простой тест, ответьте на 5 вопросов:

1. Задачи, которые вы ставите не выполняются, постоянно приходится контролировать и напоминать?
   Ответ: Да / Нет
2. Сваливают ли сотрудники ответственность за невыполнение своих задач на коллег?
   Ответ: Да / Нет
3. Сотрудники ходят к вам, перепрыгивая через голову своих руководителей?
   Ответ: Да / Нет
4. Задачи решаются долго?
   Ответ: Да / Нет
5. Планы не выполняются (план продаж, план по валовой прибыли, план производства)?
   Ответ: Да, постоянно / Чаще всего нет

Итак, у вас есть четкая цель и понимание, с кем вы будете ее достигать. Чтобы этот путь был эффективным, нужно оцифровать бизнес-процессы.

3 шаг. Определить ключевые показатели эффективности (KPI)

Не буду писать о теории, сразу перейду к практическому применению этого инструмента и к результатам:

Точка А:

• Численность 250 чел.;
• Оптовая компания по продаже скоропорта: срезанные цветы;
• У сотрудников нет KPI, есть только оклады и % с продаж у менеджеров отдела продаж.

Боль владельца компании:

• Когда сотрудников было не так много — справлялся, все сам лично контролировал, за год выросли в 2 раза и потерял контроль. Никто ни за что не отвечает, только друг на друга ответственность перекладывают;
• Процент списания доходит до 10% от себестоимости проданного товара, хотя у конкурентов — 5%, из-за этого в компании убытки.

Решение:

• Утвердили KPI для всех подразделений, которые участвуют в цепочке движения товара: Закупки — Склад — Продажи
• Установили норматив по списанию: в первые 2 месяца — 8%, в третий — 6%.

Пример мотивации сотрудников склада:

Точка Б:

На третий месяц % списания снизили до 5%, это 4 млн. рублей в месяц, теперь компания в прибыли!!!

Побочный эффект от внедрения KPI:

• Руководители начали ДУМАТЬ и ВЗАИМОДЕЙСТВОВАТЬ между собой, у них появилась общая цель!
• У владельца бизнеса освободилось 2 часа в день, он начал проект открытия филиала за пределами РФ

4 шаг. Разработать регламенты и инструкции

Сценарий 1:

Сотрудники «косячат», вы постоянно «тушите пожары» и это занимает у вас львиную долю рабочего времени. Если вас нет на работе, телефон ваш разрывается, даже в отпуске.

Вы думаете, что проблема в людях, увольняете и нанимаете новых, но ситуация не меняется. Вы вкладываете  деньги и время на подбор и ввод в должность, а они уходят. Время потеряно и его никогда не вернуть.

Сценарий 2:

Вы спокойно проводите  встречи с партнерами, уезжаете в отпуск и уверены, что без вас все работает.

Каждый сотрудник знает:

• За что он отвечает;
• Какие у него есть полномочия;
• Какие решения он может принимать самостоятельно;
• К кому обратиться, если у него возникли вопросы.
  

Какой сценарий вам больше откликается?

5 шаг. Настроить контроль

Два реальных сценария рабочих будней предпринимателя:

Сценарий 1 — это точка А

Утро начинается с обзвона ключевых сотрудников, с каждым 30- 40 минут времени чтобы узнать обстановку, какие вчера были результаты, выслушать проблемы. Поговорил с 3-4 сотрудниками, полдня прошло, удовлетворенности и эффективности — 0.

Сценарий 2 - это точка Б

Утром в 9-00 приходит сообщение в чате с отчетом по основным показателям компании, в динамике в сравнении с прошлыми периодами. В 9-30 в кабинете уже ждет команда, которая собралась на утреннюю оперативку. За 30 мин. обсудили вопросы, которые возникли за день, записали задачи на текущий день, зарядились энергией и разошлись по рабочим местам.

Чтобы сценарий 2 стал реальностью мы внедрили несколько “ритуалов” контроля:

• Определили контрольные точки: объем продаж, количество заключенных сделок, объем валовой прибыли, чистая прибыль и т.д. (зависит от вида деятельности);
• Настроили формы отчетов и наладили канал передачи отчетов;
• Установили регулярные ежедневные оперативные совещания - летучки,
  в одно и тоже время;
• Установили регулярное ежемесячное подведение итогов работы компании.

Для этого вам нужно:

1. Поставить цель.
2. Создать организационную структуру.
3. Определить ключевые показатели эффективности (KPI).
4. Разработать регламенты и инструкции
5. Настроить контроль

Я давно работаю с предпринимателями, и вижу, что самостоятельно они двигаются медленно и совершают ошибки, которые дорого обходятся бизнесу.

Я предлагаю вам сэкономить время и деньги!

Сейчас у вас есть возможность получить доступ к моему опыту и знаниям.

КАК НАСЧЕТ ТОГО, ЧТОБЫ СОЗВОНИТЬСЯ НА 40 МИНУТ
И СОСТАВИТЬ ИНДИВИДУАЛЬНУЮ ДОРОЖНУЮ КАРТУ
«КАК ВЫЙТИ ИЗ ОПЕРАЦИОННОЙ РУТИНЫ В ВАШЕМ БИЗНЕСЕ»?

Я приглашаю вас на бесплатный стратегический разбор, на котором мы подберем конкретные инструменты для систематизации бизнеса и увеличения прибыли персонально под ваш бизнес и вы поймете:

1.   Проведу аудит вашей ситуации.

2.   Отвечу на все ваши вопросы.

3.   Помогу составить персональный план, работая по которому вы сможете

достичь своей цели.

Заполните форму здесь

Важно! Заполните анкету на разбор максимально честно и подробно.

Что будет после заполнения анкеты?

Если я увижу, что смогу вам помочь, то с вами свяжется мой бизнес-ассистент и предложит удобное время для созвона.

Буду ли я продавать?

Я проведу аудит вашего проекта. Если я пойму, что мой продукт вам подходит, то я сделаю вам выгодное предложение.

Почему стоит прийти на разбор?

- Я расскажу какие инструменты лучше внедрять в вашем бизнесе и на что не нужно тратить время;

- Вы сэкономите недели или даже месяцы на пути к своему результату;

- Вы получите мой многолетний опыт (не совершите моих ошибок);

- У вас появятся идеи для роста доходов компании.

Зачем это мне?

- Так я продаю свои услуги предпринимателям, которые уже понимают, что им нужен консультант;

- Так я провожу исследования своей аудитории, нахожу темы для контента и продуктов;

- Так я завожу знакомства с интересными людьми, формирую свое интересное окружение из людей, у которых есть амбиции.

Стратегический разбор ни к чему не обязывает.

Ни вас, ни меня. Мы созвонимся. Я задам вам свои вопросы, вы зададите свои. И если мы вместе поймем, что нам по пути, то я сделаю вам предложение по сотрудничеству. Оно будет выгодно и мне и вам. Если нет - просто познакомимся, обменяется опытом.

Чтобы попасть на стратегический разбор, заполните, пожалуйста, предварительную анкету.

Иду на разбор

До встречи! Рада знакомству!

С уважением, Зарима Мустафина.