В ногу со временем

10 июня - День образования подразделений защиты государственных секретов и документационного обеспечения

О буднях и перспективных планах УЗГСиДО МВД рассказала начальник подразделения полковник милиции Ольга Шаркова

- Ольга Александровна, сотрудники стали праздновать очередной день рождения службы гораздо раньше обычного. С чем связано нововведение?

- До прошлого года история управления официально отсчитывалась от 30 ноября 1920 года. Именно тогда был подписан приказ, благодаря которому в структуре ведомства появился секретариат.

Однако в 2024-м сотрудники провели повторное исследование в Национальном архиве и нашли более ранний документ -
Положение ВЦИК и Совнаркома РСФСР «О рабоче-крестьянской милиции» от 10 июня 1920 года. В одном из параграфов акта обнаружена запись, в соответствии с которой в состав рабоче-крестьянской милиции наряду с младшими и старшими милиционерами, командным составом, следователями и агентами розыска входил канцелярский и технический состав персонала. Кроме того, при изучении данных было установлено: на секретариат возлагались координирующие и аналитические функции, а делопроизводство осуществляли работники канцелярий. В журнале того времени имеется итоговая запись о количестве пронумерованных и прошнурованных листов, заверенная делопроизводителем канцелярии.

В связи с данными историческими фактами глава милицейского ведомства подписал приказ, которым была утверждена новая памятная дата - 10 июня
1920 года. Теперь именно она официально считается днем образования управления и профессиональным праздником всех сотрудников подразделений защиты госсекретов и документационного обеспечения МВД.

Несмотря на частые реорганизации Главмилиции в НКВД, НКГБ, МГБ и МВД БССР, когда ведомства то объединялись, то разделялись, секретариат неизменно оставался в структуре органов правопорядка как самостоятельный отдел или часть других подразделений.

В январе 2001 года на базе секретариата Аппарата Министра было создано управление режимно-секретной деятельности. Оно перешло в прямое подчинение главе МВД, а аналогичные изменения провели во всех региональных структурах милиции. В марте 2013-го УРСД преобразовали в управление по защите государственных секретов, добавив в его структуру отделение технической защиты госсекретов. Позже, в 2018 году, подразделение получило нынешнее название - управление защиты государственных секретов и документационного обеспечения МВД.

Сегодня управление координирует и контролирует работу всех подразделений и организаций системы МВД в трех ключевых сферах законодательства: о государственных секретах, об обращениях граждан и юридических лиц, о делопроизводстве.

- Ведомство перешло на электронный документооборот. Как в условиях цифровизации удается соблюдать баланс между скоростью обработки служебной корреспонденции и обеспечением безопасности государственных секретов?

- За последние десятилетия цифровые технологии совершили колоссальный рывок. Они стали простым и удобным инструментом, фундаментальной основой в нашей работе. Пожалуй, один из важных этапов - повсеместный переход на электронный документооборот. Без него сегодня просто невозможно функционирование всего милицейского ведомства.

Отрадно, что на смену бумажной рутине пришла современная система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело». Не скрою: благодаря ей деятельность управления изменилась в лучшую сторону. Обмен важной информацией стал происходить в разы быстрее как внутри самого ведомства, так и при взаимодействии с коллегами из других государственных структур. Самое главное - автоматизация охватила абсолютно все этапы: регистрацию документов, пересылку, контроль исполнения. Механизм работает четко, по строго выверенным цифровым алгоритмам. А это в свою очередь дает нам гарантию сохранности, целостности и строжайшей конфиденциальности любых данных.

Мощный импульс модернизации дала Директива № 11 Президента
«О совершенствовании функционирования системы органов власти и управления, усилении исполнительской дисциплины». Это своевременный документ, который ставит перед нами четкие задачи. Во исполнение требований управление защиты государственных секретов и документационного обеспечения МВД развернуло масштабную работу. Стремимся максимально использовать потенциал системы «Дело». Причем новые цифровые стандарты внедряются не точечно, а повсеместно: они должны дойти до каждого кабинета.

- Какой главный плюс видите в использовании автоматизированного делопроизводства?

- Их много. Стоит важная задача - свести к минимуму неэффективный оборот бумаг. Разумеется, это не касается документов с грифом секретности - они остаются в бумажном варианте. Их обработка производится локально на специальной технике, а контроль за этим осуществляют специалисты отдела технической защиты госсекретов. Сегодня в ОВД выстроена полноценная, непрерывная цепочка работы исключительно с цифровыми проектами. Создаем, визируем, подписываем, отправляем и храним документы в едином электронном формате.

Экономия временных ресурсов впечатляет! Действия, на которые раньше уходили дни, теперь совершаются за часы, а иногда и в считаные минуты.

Конфиденциальность и защиту, а также придание до-
кументу юридической силы гарантирует электронная цифровая подпись. Благодаря ей пользователи могут быть уверены в том, что данные не были изменены и подделаны в процессе передачи по каналам связи.

- Нововведения требуют профессионального роста специалистов…

- Верно. Образ рядового «регистратора», который механически штампует входящие письма, канул в Лету. Сегодня это высококлассный специалист, который должен безупречно разбираться в тонкостях законодательства, виртуозно владеть IT-технологиями и, что самое важное, уметь глубоко анализировать и структурировать колоссальные потоки информации. Такого сотрудника руководитель по праву считает своей правой рукой и помощником.

Разумеется, к этим людям предъявляются серьезные требования. Помимо профессиональных знаний они обладают редким набором личных качеств: феноменальной концентрацией внимания, умением работать в режиме мультизадачности, стрессо-
устойчивостью. Отрадно, что при всей этой значимой нагрузке они остаются открытыми, доброжелательными, коммуникабельными и готовы всегда прийти на помощь.

- Что пожелаете коллегам в преддверии профессионального праздника?

- Наша служба выполняет важнейшую задачу по оперативности прохождения до-
кументов, их докладу руководству для своевременного принятия соответствующих управленческих решений. Кропотливая ежедневная работа по укреплению режима секретности и четкой организации документационного обеспечения - это прочный фундамент, на котором строится эффективная деятельность всей милицейской системы. Сотрудники - настоящие патриоты, готовые оперативно отвечать на любые вызовы времени. Благодарю личный состав за честный труд, профессионализм и бдительность.

Особые слова признательности - ветеранам. Их преданность долгу и заложенные традиции служат ориентиром для молодых специалистов.

Желаю каждому крепкого здоровья, неиссякаемой энергии, уверенности в завтрашнем дне и успехов в служении стране! Мира, добра и благополучия сотрудникам и их близким!

Беседовала Тамара ГОРЛАЧ, "На страже" Фото Евгении ЯСИНСКОЙ, из архива «НС», интернета