Цифровые технологии добрались и до ТК РФ: все, что нужно знать об электронных трудовых книжках
Начало 2020 года ознаменовалось большими обновлениями трудового законодательства — с 1 января в России вводят трудовые книжки в электронном формате. Нововведение призвано обеспечить удобство кадрового учета у работодателя, а сотрудникам предоставить круглосуточный доступ к записям о своей трудовой деятельности.
Что представляет собой ЭТК?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — данные о трудовой деятельности работника, которые существуют только в цифровом формате и не предполагают наличие материального носителя.
1. Информация будет обрабатываться и фиксироваться ПФР.
2. Передавать данные в ПФР обязан работодатель.
3. Доступ к ЭТК можно будет получить через Госуслуги или электронные сервисы ПФР (через личный кабинет гражданина). Также будет возможность получить выписку из ЭТК на бумажном носителе, обратившись в пенсионный фонд, к работодателю или в МФЦ.
В ЭТК будет содержаться следующая информация:
· дата начала трудовых отношений/расторжения трудового соглашения/перевода;
· основание приема на работу/расторжения договора/перевода (документ, его дата и номер);
· причины расторжения трудовых отношений.
Важно!
ЭТК будут вестись только с 2020 года. Сведения о трудовой деятельности до этого времени остаются в бумажных трудовых книжках, поэтому их необходимо сохранять.
Переход на ЭТК
Что нужно знать сотрудникам?
Для сотрудников переход на ЭТК осуществляется добровольно. Это означает, что они могут перейти на систему ЭТК, а могут продолжать пользоваться и вести бумажные трудовые книжки.
1. Человек должен подать заявление работодателю до 31.12.2020 и указать, в каком формате должна вестись его книжка.
2. Если выбор пал на ЭТК, то бумажную передают работнику на руки. Она сохраняет свою силу и является подтверждением трудового стажа до 2020 года.
3. Если выбрана бумажная книжка, то работодатель будет вести и ЭТК, и бумажную.
4. Если в установленный срок сотрудник не определился с выбором и не подал заявление, то работодатель также обязан вести и бумажную трудовую книжку, и ЭТК.
Есть только одно исключение из правил, изложенных выше. Людям, которые в 2021 году устраиваются на работу первый раз, по умолчанию начинают вести ЭТК без права параллельного ведения книжки в бумажном виде.
Что нужно знать работодателям?
С введением ЭТК у работодателей появляется много дополнительных обязанностей по формированию данных и предоставлению их в ПФР. А где обязанности, там и ответственность. Рассказываем подробнее…
Обязанности
1. До 31.10.20 уведомить сотрудников в письменной форме о необходимости написать заявление о выборе системы учета их трудовой деятельности: бумажная книжка или ЭТК.
2. Передавать всю информацию о работнике в ПФР по форме СЗВ-ТД для внесения данных в ЭТК. Данные об увольнении или принятии сотрудника на работу передаются в течение 1 рабочего дня. Остальные данные — не позже 15 числа месяца, который следует за отчетным.
3. Внести изменения (принять) в локальные акты и коллективный трудовой договор.
4. Обеспечить техническую возможность для передачи данных в ПФР.
5. Передавать сведения из ЭТК сотруднику по его заявлению в течение 3 рабочих дней.
Внимание!
Уже сейчас Роструд требует уведомлять ПФР обо всех изменениях в трудовых отношениях с работниками. Хорошо, что это касается только данных, датирующихся не ранее 2020 года.
Ответственность
Невыполнение обязанностей, связанных с введением ЭТК, работодателем может повлечь неприятные последствия в виде штрафа в размере:
· 5 000 руб. — для ИП и физлиц;
Повторное пренебрежение обязанностью вести ЭТК увеличит штраф до 20 000 и 70 000 рублей для физлиц/ИП и юрлиц соответственно.
Совет
Если не хотите нарваться на штраф, то посылайте все сведения сразу же. Наняли нового сотрудника в четверг — отправьте данные в пятницу. Уволили работника в пятницу — займитесь отправлением данных в ПФР первым делом в понедельник.
Преимущества ЭТК
1. Удобство доступа к данным о деятельности в сфере труда в любое время, в любом месте.
2. Оперативный доступ к данным.
3. Дополнительные возможности, связанные с ведением ЭТК ПФР:
· трудоустройство в дистанционном порядке;
· использование данных из ЭТК для получения госуслуг.
4. Предупреждение утери и порчи трудовой книжки, которым подвержен бумажный вариант.
5. Снижение ошибок (опечаток, помарок и правок) при внесении данных в трудовую книжку.
6. Уменьшение издержек работодателя, связанных с приобретением, ведением и хранением трудовых книжек в бумажном виде.
Недостатки ЭТК
1. Бумажная трудовая книжка по-прежнему остается нужна, и ее либо придется хранить работнику, либо работодателю заполнять две книжки параллельно.
2. Риск утечки персональных данных сотрудника. От киберпреступности никто не застрахован. А вот насколько хороша система безопасности серверов ПФР — вопрос.
3. Можно потерять все сведения о трудовой деятельности работника из-за сбоя системы.
4. Законодательство еще достаточно «сырое». Не утверждено даже формы ЭТК. Пока что все пользуются упомянутой формой СЗВ-ТД.