🎯 Кейс War Point: как AI-бот помог сети VR-парков обрабатывать до 10 000 запросов без расширения отдела продаж.

7 локаций виртуальной реальности в Москве теряли клиентов из-за медленных ответов и перегруженных менеджеров. Внедрили AI-продавца в мессенджеры: теперь ответ за 30 секунд вместо 2 часов, конверсия в заявки выросла на 25-35%, администраторы освободились от рутины. Каждый лид стоит внимания -и теперь ни один не теряется.

📊 Портрет клиента

War Point - быстрорастущая сеть парков виртуальной реальности с семью уникальными локациями в Москве:

м. Автозаводская (ТРЦ "Ривьера")
м. Братиславская или м. Марьино (ТРК "MARI")
м. Савёловская (БЦ "Станколит")
м. Пряжская (ТРЦ "Columbus")
м. Давыдково (ТРЦ "Kvartal West")
м. ЦСКА (ТРЦ "Авиапарк")

🔴 Критические проблемы ДО внедрения

1. Медленная скорость ответа клиентам

"Они бывают просто долго отвечают. Допустим, когда идет заказ еды, это выходной день... может в течение двух часов ответить, может в течение трех часов ответить" - из брифа с клиентом

Результаты тайного покупателя показали:

Покупатель №1:

Первый ответ спустя 23 минуты
Список вопросов в одном сообщении (когнитивный перегруз)
Сухой, шаблонный ответ без эмпатии
Не предложил выбор формата общения, сразу перевод на звонок

Покупатель №2:

Задержка ответа около 1 часа

Покупатель №3:

Быстрый ответ, квалификация по бюджету
Много вопросов в одном сообщении
Перевод сразу на звонок без уточнения предпочтений клиента
"Завалил" материалами, клиенту нужно разбираться самому
Нет попытки закрытия на следующий шаг
Не отработано возражение "я подумаю"
Спустя 24 часа не догоняли сообщениями

Последствия:
Клиенты уходили к конкурентам, пока ждали ответа. В сегменте развлечений решение принимается быстро - если не ответили за 10-15 минут, родители уже выбрали другую площадку.

2. Проблема с переводом клиентов на звонки

"Люди не хотят общаться по телефону, общаясь в чате в этом. То есть они уже как-то не хотят. И получается мы теряем вот эти лиды" - маркетолог компании

Ситуация:
Современные клиенты (особенно миллениалы и поколение Z) предпочитают текстовое общение. Но менеджеры War Point пытались сразу перевести диалог в звонок, чтобы быстрее закрыть сделку. Это вызывало сопротивление и отказы.

3. Масштабирование лидогенерации упирается в потолок

"У нас уже проблема в том, что мы просто не можем масштабировать, что он [Директ] уже не может столько денег съесть, сколько у нас есть" - представитель компании

Проблема:
Бюджет на маркетинг есть, но Яндекс.Директ уже не масштабируется. Другие каналы (агрегаторы, посевы в Telegram) работают, но без сквозной аналитики - непонятно, что именно приносит результат.

При этом конверсия в сделку упала с 60% до 37% из-за человеческого фактора: менеджеры не успевали обрабатывать поток обращений качественно.

4. Отсутствие дожима и реактивации клиентов

После первого обращения клиента, если он "завис" на этапе раздумий, система не возвращала его автоматически. Менеджеры забывали или не успевали делать дожимные касания.

Результат:
Потенциальные клиенты, которые были "горячими" вчера, становились "холодными" сегодня и выбирали конкурентов.

5. Сложность продуктовой матрицы

7 локаций × уникальные тарифы × разные форматы игр × дополнительные услуги = огромная база знаний, которую менеджер должен держать в голове.

Последствия:

Ошибки в консультировании клиентов
Путаница в тарифах и условиях
Снижение качества обслуживания в пиковые часы

🚀 Решение: AI-продавец в мессенджерах

War Point обратились в NeuroSync для создания комплексной системы автоматизации обработки обращений через искусственный интеллект.

Что было внедрено:

1. AI-бот с функциями продавца-консультанта

Возможности:

Автоматическая обработка входящих запросов 24/7 во всех каналах (Instagram, Telegram, WhatsApp, ВКонтакте, сайт)
Квалификация лидов и отсеивание нецелевых обращений
Сбор данных о потребностях клиентов (количество игроков, возраст, бюджет, предпочтения)
Ответы на типовые вопросы на основе базы знаний по всем 7 локациям
Закрытие клиентов на контрольно-эмоциональный вызов (КЭВ) — перевод в звонок только после квалификации
Дожимные рассылки для "пропавших" клиентов
Интеграция с Битрикс24 для синхронизации данных

2. Многоступенчатая логика диалога

Бот был настроен на работу по этапам:

Шаг 1: Приветствие и квалификация
"Добрый день! 😊 Подскажите, вы работаете в Москве?"
→ Определение, какой парк территориально удобнее

Шаг 2: Уточнение потребности
"Какой формат игры вам больше подходит? 🎮"
→ VR-арена, VR-комната, день рождения, корпоратив

Шаг 3: Квалификация по бюджету и количеству участников
"Сколько будет игроков и какой возраст у самого младшего участника?"

Шаг 4: Подбор локации и программы
Бот представляет конкретное предложение, исходя из:

Количества игроков
Возраста
Бюджета
Географии

Пример:

Шаг 5: Отработка возражений
"У нас возражения такие: 'О, дорого!' ... бывает там, ой, девочка там не любит стрелялки"
→ Бот предлагает альтернативные игры, скидки, акции

Шаг 6: Закрытие на следующий шаг
"Если вы подскажете, какой парк вам удобнее, я смогу рассказать подробнее о его особенностях! 😊 Какой из парков вас интересует?"

Так как сеть имеет семь салонов в разных локациях, и они отличаются по наличию и формату услуг, оборудованию и ценам, бот помогает соорентировать пользователей не только территориально, но и по конкретным требованиям пользователя.

3. Дожимные рассылки

Когда клиент "зависает" по разным причинам и не отвечает сразу, бот подключает дожимные рассылки, например, через 24 часа и через 48 часов после первого касания. Чтобы напомнить о себе, вернуть интерес к компании, предложить что-то новое.

⏱️ Через 24 часа: напоминание + выгода ("Кстати, у нас сейчас действует скидка 50% на VR-арену в будние дни!")

⏱️ Через 48 часов: повторное касание с альтернативным предложением

Этапы внедрения:

На старте мы провели анализ текущих бизнес-процессов, изучили, как работает отдел продаж и разобрали сценарии общения с клиентами. Собрали всю информацию о продукте и структурировали базу знаний по всем семи локациям сети.

Настроили бота под специфику бизнеса, чтобы он общался на языке заказчика и его клиентов. Задали роли, инструкции поведения и технологию общения. Предусмотрели разные сценарии диалогов - для родителей, корпоративных клиентов, компаний друзей.

После первичного тестирования в ограниченной группе, мы проанализировали результаты и внесли правки, затем запустили бота на реальный трафик.

В первый месяц активно собирали обратную связь от клиентов и менеджеров, выявляли зоны роста и регулярно дообучали модель на новых данных.

✅ Результаты внедрения

1. Скорость обработки запросов

Благодаря увеличению скорости обработки запросов, клиент теперь получает сообщение в течении 30 секунд и в любое время суток.

Вот один из примеров общения бота с клиентом, в котором бот проводит качественную квалификацию - узнает количество игроков, возраст и локацию. Отвечает быстро и без задержек.

2. Конверсия в заявки

Благодаря мгновенным ответам бота, правильным вопросам и персонализорованным предложениям - увеличивается конверсия в заявки на услугу на 25-35%.

3. Качество обслуживания

Бот работает по стандартам, которые были заложены:

1 вопрос = 1 сообщение (никакого когнитивного перегруза)
Дружелюбный тон с эмодзи и эмпатией
Уточнение предпочтений клиента перед переводом в звонок
Отработка возражений "дорого", "я подумаю"
Закрытие на следующий шаг

В результате:
Клиенты получают сервис уровня премиум-консультанта - причём круглосуточно.

4. Снижение нагрузки на администраторов

Менеджеры освободились от рутинных вопросов и теперь работают только с квалифицированными лидами, которых бот довёл до готовности к звонку или визиту. Как только бот получил номер телефона клиента - срабатывает триггер для менеджера отдела продаж. Ему приходит сообщение с саммари клиента и он может сразу начать общение и запись клиента.

Время на обработку одного клиента сократилось на 40%, так как вся информация уже собрана ботом и передана в Битрикс24.

5. Дожим и реактивация

Дожимные рассылки вернули в воронку ~15-20% клиентов, которые ранее бы были потеряны.

Пример реального диалога:

Клиент: "Я подумаю"
Бот (через 24 часа): "Привет! 😊 Напоминаю, что на следующей неделе у нас действует скидка 50% на VR-арену. Успей забронировать время! Подскажи, какой день тебе удобен?"

6. Масштабируемость

Теперь War Point может увеличивать маркетинговый бюджет и запускать новые каналы без страха, что менеджеры не справятся с потоком.

Бот обработает всё сам, а менеджеры только закрывают сделки.

7. Экономический эффект

ROI внедрения бота:

Альтернатива:
Нанять 2-3 дополнительных менеджера для обработки растущего потока = минимум 150,000–200,000 руб/месяц (зарплата + налоги + обучение).

Экономия: ~100,000–150,000 руб/месяц

При этом бот работает 24/7, не болеет, не уходит в отпуск и не выгорает эмоционально.

💡 Ключевые инсайты

Что сработало:

1️⃣ Глубокая квалификация на входе
Бот не просто отвечает на вопросы, а активно квалифицирует клиента, чтобы передать менеджеру только готовых к покупке людей.

2️⃣ Индивидуализация под каждую локацию
База знаний включает специфику всех 7 парков - бот не путает тарифы и не предлагает то, чего нет в конкретной точке.

3️⃣ Дружелюбный тон вместо "корпоративного робота"
Использование эмодзи, эмпатии, открытых вопросов создаёт ощущение живого общения.

4️⃣ Дожим = возврат 15-20% потерянных лидов
Автоматизированные напоминания с добавленной ценностью (акции, скидки) реактивируют "холодных" клиентов.

5️⃣ Интеграция с Битрикс24
Вся информация о клиенте попадает в CRM автоматически - менеджеру не нужно вручную заполнять карточки.

Что важно учитывать при внедрении AI-ботов в развлекательный бизнес:

🔹 Сезонность: В несезон бот держит базовый уровень обработки, в сезон - справляется с пиковыми нагрузками без потери качества.

🔹 Эмоциональная составляющая: Развлечения - это эмоции. Бот должен создавать ощущение праздника и уникального опыта, а не сухо излагать факты.

🔹 Быстрые решения: Родители выбирают площадку для ребёнка быстро. Если бот не ответил за 5-10 минут - клиент ушёл.

🔹 Гибкость: Акции, скидки, новые услуги - база знаний бота должна обновляться оперативно.

🎯 Выводы

War Point удалось решить критическую проблему масштабирования продаж без пропорционального роста затрат на персонал.

До внедрения:
Менеджеры тонули в рутине, клиенты ждали ответов часами, конверсия падала, потенциал Яндекс.Директа был исчерпан.

После внедрения:
Бот обрабатывает до 10,000 запросов в месяц, отвечает за 30 секунд, квалифицирует лиды, закрывает на звонок, дожимает "холодных" клиентов. Конверсия в заявки выросла на 25-35%, менеджеры освободились для сложных сделок.

Главный вывод проекта:
AI-бот - это умный фильтр и помощник, который берёт на себя рутину и передаёт менеджеру только готовых к покупке клиентов, освобождая время менеджеров, повышая сервис и увеличивая конверсию.

Результат:
War Point теперь может масштабировать маркетинговые бюджеты, запускать новые каналы и открывать новые локации, не боясь, что клиентский сервис не справится.

📞 Хотите такой же результат?

NeuroSync специализируется на создании AI-ассистентов для бизнеса: от простых чат-ботов до комплексных систем автоматизации продаж.

Контакты:

💬 Telegram: https://t.me/neurobusiness2
📞 Телефон: +7 914 420 5033
🌐 Сайт: https://neurosync.pro