Запись звонка.
Меня зовут Люба, я отвечаю за ивенты. У нас возник вопрос: как эффективно и быстро работать с договорами? Мы делаем это впервые и учимся в реальном времени. Цель встречи – обсудить и зафиксировать моменты, чтобы потом их придерживаться.
Ранее порядок действий был следующим: юрист Елена согласовывала договор, затем он вносился в реестр договоров и передавался Анастасии. Сейчас процесс изменился, и я хочу понять, как он работает. Пока у нас есть договор, его все равно отдают нашему юристу для корректировки. Затем договор вносится в реестр.
Катя теперь отвечает за договоры. Она забирает договор, полностью заполняет и вводит его в систему. Марина проверяет договор и исправляет бухгалтерские ошибки. Исполнитель получает договор с правками и вносит их. Если есть сложные вопросы, договор возвращается юристу.
Основные ошибки, которые Катя может исправить сама, включают отсутствие почты контрагента. Смысловые ошибки передаются исполнителю, который решает их с подрядчиком. Договор с исправлениями возвращается Кате, которая проверяет их выполнение.
После согласования договора создается заявка на оплату. Катя отправляет заявку в казначейство, которое оплачивает её в порядке приоритета. Если заявка суперприоритетная, её оплачивают вне очереди. В общем чате обсуждаются срочные оплаты.
Люба: Итак, я продолжу с Еленой. Анастасия, а не Катя. Анастасия дает приоритетные заявки. Катя не знает приоритеты, поэтому можем исключить Анастасию, а вы можете говорить Кате, что эта заявка суперприоритетная. Например, если нужно срочно оплатить два миллиона, лучше заранее предупредить, особенно если это зарплатные дни (15-е и 30-е числа). В такие дни на счетах может быть мало денег, поэтому предупреждайте за пять дней.
Мы также создаем платежный календарь. У меня будет около 30-35 договоров на сумму около 22 миллионов. Комментарии, которые вы дадите, видит Катя, а я получу их от нее. Таким образом, Катя отправляет комментарии мне, и мы быстро отрабатываем их.
Нужно добавить больше людей в цепочку работы с договорами. Те, кто готов пройти полиграф, могут быть добавлены. У нас есть несколько подрядчиков, которые отказываются принимать правки со стороны юриста, например, по электрике и клинингу. Эти договоры будут проверены. Если правки критичные, мы принимаем решение, что с ними делать.
Раньше такие договоры просто подписывались без этапа согласования. Сейчас у нас несколько таких договоров на крупные суммы (200 тыс. - 1,5 млн). Мы будем смотреть на эти договоры и решать, что с ними делать в зависимости от критичности правок.
Люба: У нас нет других шансов, нам нужно будет принимать договоры в текущем формате, так как мы не можем поменять этого подрядчика. В таких случаях договоры подписываются юристом, и мы прописываем причину, почему нам пришлось принять договор в этом формате, так как, например, это единственный аккредитованный клиент.
Для следующего сезона нужно подготовиться, чтобы мы могли менять подрядчиков, если это возможно. Например, если кейтеринг скажет, что не примет ни одной правки, мы можем поменять их. Теперь вопрос к Елене. Помните, у нас был вопрос по договору о двадцати процентах. Можно его сейчас задать?
Елена: Да, конечно, у меня есть список вопросов, но начнем с двадцати процентов. Мы обсуждали с юристами в Пулково, что если в результате действий исполнителя на нас наложат штраф, исполнитель обязан этот штраф компенсировать. Вопрос в том, добавляем ли мы какие-то проценты сверху. Например, юристы из синергии упоминали о двух процентах. Контрагенты спрашивают, откуда берутся эти проценты.
Люба: Вы обсуждали конкретный договор или общую ситуацию?
Елена: Мы обсуждали общую ситуацию, которая может возникнуть по любому договору.
Люба: Тогда давайте рассмотрим конкретный договор, например, ситуацию с подрядчиком по аренде бани. Они отказались подписываться под наши пункты.
Елена: Если у подрядчиков счет-договор или договор-оферта, это нормально?
Елена: У меня вопрос по работе с Екатериной Омельченко. Мы вчера обсуждали это, и нам этот вариант не очень подходит. Нам нужно провести всех холтеров.
Люба: Правильно ли я понимаю, что для самозанятых РФ мы отправляем определенную сумму денег? Марина, можно вас на минуту? У нас есть люди, которые помогают на площадке, их около 120 человек. Это крупное мероприятие в технопарке, и нам нужно решить, как платить этим людям, чтобы избежать проблем. Например, мы думали о том, чтобы все они были самозанятыми и через портал перевести им деньги, но это может быть дорого.
Марина: Если мы используем ИП, нам нужно придумать очень большую услугу. Мы рассматриваем вариант, когда кто-то из близких нам людей будет работать через ИП, но это обычные люди, студенты, которые работают каждый год. Нужно создать систему, где один передает другому, но не все согласятся. По статистике, 50% готовы открыть ИП, но 30% не готовы. Можно сделать так, чтобы деньги получали меньшее количество людей, например, один самозанятый получает деньги за десятерых.
Люба: Нужно подумать над этим и отталкиваться от обратной связи, чтобы наладить процесс.
Марина: В реестре у нас уже внесено два договора, и мы оплатили по ним два счета. Будете ли вы их пересматривать, потому что они заключались и подписывались ранее?
Елена: Я перепроверять их не буду, посмотрю, чтобы все было корректно и на нужную дату. Технические моменты должны быть в порядке.
Люба: План следующий: ряд договоров уже проверен, и я их загружу, ожидая от вас обратной связи. Также мы столкнулись с подрядчиками, которые не выставляют счет, и нам приходится создавать свои договоры.
Елена: Да, понятно. Мы будем проверять, чтобы договоры были корректными и подписанными вовремя.
Люба: Что касается типичных услуг, можно взять шаблон договора у наших юристов и добавить задания. Если мы будем работать через самозанятых, они выдают чек, и этот чек становится договором. Например, для тех, кто помогает на площадке (перемещение предметов, оформление стендов), можно предусмотреть фотосъемку, если требуется.
Марина: Да, можно описать конкретную услугу на три дня мероприятия. Договор с самозанятым РФ включает отчет, который самозанятый предоставляет. Это упрощает процесс. Нам нужно разработать единый типовой договор и корректировать акты по оказанию услуг. Если сервис подстроит шаблоны, то после оплаты формируется акт. Я дам формулировку для услуг в договорах.
Люба: Хорошо, мы отправим реестр самозанятых и перечень услуг. Шаблонизировать договоры поможет упростить процесс, так как часто приходится заменять сотрудников.
Марина: По остальным самозанятым вопросов нет?
Люба: Да, мы в процессе изменений. Проверка на технические ошибки и соответствие налоговому законодательству проводится.
(Далее, подключившись к разговору)
Коллега: Из документов, присланных вами, проводится проверка на технические ошибки и соответствие налоговому законодательству, верно?
Люба: В договорах, которые мы заключаем или подписываем, есть замечания технического характера, а не налогового. Некоторые правки не могут быть внесены. Вопрос: как поступать с этими моментами? Например, есть договор с экспонентами. В разделе 1 указаны даты оказания услуг, а в приложении расписаны конкретные сроки для каждой услуги. Нам пришло замечание, что нужно указать конкретную дату. Я не согласна, так как это может привести к штрафам за просрочку.
Марина: В первом разделе договора прописан срок проведения мероприятия, а не срок оказания услуг. Услуги могут предоставляться до и после мероприятия. Например, договор может быть заключен 10 января, а мероприятие проходит в июне. Услуги оказываются до окончания срока, указанного в первом разделе. Важно не усложнять работу и принимать замечания Марины, чтобы быстрее заменить договор.
Люба: По поводу ссылок на тарифы в договоре. Я считаю, что их не стоит добавлять, так как тарифы могут меняться, и нам придется перезаключать дополнительные соглашения. Елена, я понимаю, что вы не предлагаете расписывать тарифы в договоре.
Елена: Да, первый раз, когда я прочитала этот договор, я имела в виду...
Люба: В договорах указано, что предоставляем билеты согласно тарифам. Было бы полезно добавить, что расписание и тарифы можно посмотреть на сайте, без необходимости детально расписывать каждый тариф. Это упростит понимание для всех сторон.
Марина: Хорошо, можем добавить эту информацию на сайт. По поводу аренды и ответственности за имущество, предлагаю добавить строчку о том, что арендатор несет ответственность за вред, нанесенный имуществу, в размере его стоимости на дату подписания акта. Это сделает условия более понятными.
Люба: Да, это разумно. Еще вопрос по НДС. Если в договоре указано, что НДС включен, но не указан процент, это может быть критично. Контрагенты могут применять разные ставки, 10% или 20%, в зависимости от их льгот.
Марина: Они указали формулировку "в соответствии с действующими ставками". Это оферта, и мы можем либо принять, либо не принять её. Если указано, что НДС включен, но не указан процент, можно оставить так, как есть.
Люба: Понятно. Еще вопрос по договорам, в которые невозможно вносить правки, например, с крупными организациями, как Яндекс. Как поступать в таких случаях?
Елена: В таких случаях правки невозможны. Мы принимаем договоры такими, какие они есть, особенно с крупными организациями, и проводим их на их условиях.
Марина: Да, мы не будем спорить с крупными площадками. Если это договоры с небольшими компаниями, то мы можем обсуждать правки.
Люба: Есть еще какой-нибудь кейс, не связанный с Яндексом? Мы можем размещать рекламу на других площадках.
Елена: Хотела бы прокомментировать договор, который я читала перед нашей встречей. Последние изменения в договоре были в 2022 году. Они оказывают рекламные услуги, но ничего не сказано про маркировку и НДС. Согласовываем?
Марина: Вопрос касательно договоров, заключенных до нашего взаимодействия с бухгалтерией. Можно ли учесть все замечания на будущее, чтобы не задерживать текущие договоры?
Елена: Если договор фактически подписан, сообщите мне об этом, чтобы я могла учесть технические аспекты и риски. Пример: аренда принтера, договор подписан давно. Дополнительное соглашение делаем и согласовываем, но перепроверять старые договоры не буду.
Екатерина: Договор был подписан в 2022 году, действует до конца 2023 года с автоматическим продлением.
Марина: Да, все верно, договор имеет юридическую силу.
Люба: Вопрос по самозанятым сотрудникам. Что делать с выплатами зарплат? Мы не можем перевести их на трудовые договора из-за бонусных частей. Нужно обсудить это позже.
Елена: Да, обсудим это позже. Вопросы на этом закончены?
Настя: Да, у меня больше нет вопросов.
Люба: Отлично, тогда все обсудили. Спасибо всем за участие.
Елена: Было замечание, что нельзя прописывать информационно-консультационные услуги. Мы продаем инфопродукт, и не можем написать образовательные услуги, так как у нас нет лицензии. Консультационные услуги тоже не можем написать. Почему?
Люба: Для доходных договоров можно оставить информационно-консультационные услуги в виде участия в конференции. За это не притянут нас, но контрагент не сможет взять расходы в налоговый учет.
Елена: На будущее, если что, предоставляйте отчеты с конкретикой, что именно делали. Это обеспечит экономическую обоснованность. Система налогообложения "доход-расход" имеет перечень расходов, которые можно учитывать.
Люба: А если у контрагента НДС, а у нас нет?
Елена: Если зачет, то не имеет значения. По оплате - претензий не будет. Мы можем взять всю сумму по счету в расходы.
Люба: Я правильно поняла, что для бартерных договоров на услуги и товар, если нет опций на маркировку, например, застройка, нужно ли выставлять договор бартерной и трафик?
Елена: Если услуги рекламные и оказываемые в прошлом году, а получаем их сейчас, нужно ли это указывать в договоре?
Люба: Да, теперь все делаем через договор. Бартерные договоры должны быть заключены максимально четко.
Елена: Если услуги оказываются бесплатно за опцию, давайте рассматривать кейсы. Например, рассылка по базе данных - это прямая выгода, риски минимальны. В таких случаях индивидуально обсуждаем и заключаем договоры. Для налоговой важна стоимость, которая должна быть максимально приближена к реальной.
Люба: Если в бартерных договорах указаны суммы, например, услуги на тысячу рублей, это нормально для налоговой?
Елена: Стоимость должна быть максимально приближена к рыночной стоимости. Контрагенты могут настаивать на отсутствии сумм, но это недопустимо. Налоги должны быть уплачены с реальных сумм.
Люба: Понятно. Спасибо всем за обсуждение и ответы на вопросы.
Люба: В случае, если проверят наши договоры и обнаружат, что мы должны были оказать услугу на миллион, а указали только десять тысяч, на оставшиеся девятьсот девяносто тысяч могут пересчитать налоги. Это недополученная выгода налоговой, и нам нужно избегать таких ситуаций.
Елена: Если контрагент отказывается заключать договор, это проблема. Мы не готовы к реальной сумме, значит, не готовы заключать договор.
Люба: Давайте рассмотрим кейсы и придумаем, что делать в таких ситуациях. Мы не хотим создавать зависимость перед налоговой, но постараемся найти схему, которая устроит всех.
Елена: Технически, направляйте конкретные задачи, договоры на регулярные встречи. Если не найдем решение, приходите ко мне, и будем решать вместе.
Люба: Понятно. Мы планировали час на обсуждение. Спасибо всем большое. Мне кажется, у нас стало больше понимания и прозрачности. Я начну этот процесс, сумма большая — двадцать миллионов. Нужно дробить и согласовывать со всеми, когда будем оплачивать.
Елена: Да, делите на равные доли, условно по понедельникам. Например, заявки уже оплатили на три миллиона. Технопарк — наш главный контрагент. У нас будет встреча по поводу самозанятых и расчетов.
Люба: Эта встреча нужна нам отдельно, не на всех. Я попрошу, чтобы это передали. Вопрос по самостоятельным расчетам тоже нужно обсудить.
Елена: Да, согласна. Обсудим детали на следующей встрече. Спасибо всем за участие.