Вопросы по договорам | Оформление в системе

Создание Договора: NDA, на консультационные услуги, ДС и проч.

1.1     ВВЕДЕНИЕ

Разделы: Документы, Продажи, Контрагенты и Контакты

Участники: РП, Координаторы, ДД и ГД

Преамбула:

Задачи по подготовке (созданию) договоров на консультационные услуги будут приходить в системе процессно из связанной Продажи. Задача может выглядеть следующим образом:

ВАЖНО: на что в Задаче по договору обратить внимание:

1.     на сроки, которые указаны автором задачи

2.     на продажу – в ней указаны основные сведения для заполнения карточки договора.

Базовые действия для создания договора:

1.     Идем в раздел Документы, выбираем нужный тип документа для создания (зависит от департамента, создающего договор пользователя)

2.     Открывается новая карточка договора, автоматически присваивается Номер согласно новой утвержденной в компании нумерации

a.     форма: Сквозная нумерация в рамках департамента*/Код департамента**/Последние две цифры текущего года

*Порядковый номер в рамках департамента ответственного подразумевает, что система при заполнении поля найдет документ с самым большим номером от этого департамента и добавляет единицу

b.     пример: 121/01/19

3.     Поля «Тип», «Ответственный» и «Дата» присваиваются автоматически (дату можно поменять в последствии на нужную)

4.     Поля самой карточки различны в зависимости от того, какой тип документа вы выбрали

Дальнейшие действия по работе с договором:

1.     Первое, что нужно сделать в обоих типах документов – это связать с Продажей новый Договор (той продажей, которая была указана при постановке задачи).

2.     Смотрим, какие поля заполнились в карточке Договора при связи с продажей

3.     Часто бывает, что заказчиком по договору является не клиент, указанный в продаже, а, например, его дочерняя организация или аффилированная компания. Если это так, то контрагента в договоре можно поменять, выбрав/добавив другого контрагента.

4.     Верхний остров карточки (без названия) у всех документов одинаковый, заполняем данные, которые пойдут в шапку договора и раздел договора с реквизитами, если карточка контрагента заполнена, то сделать это очень легко, выбрав нужные значения из соответствующих справочников.

a.     Если чего-то не хватает (нельзя выбрать), значит, данные не заполнены в карточке Контрагента или Контакта (см. инструкцию Контакты и Контрагенты), их нужно предварительно добавить в Систему. Попасть в карточку Контрагента или Контакта можно из карточки договора, затем Сохранить, Закрыть и вернуться в договор (! ВАЖНО! не забываем сохранять всё, что внесли, то есть физически почаще нажимать на кнопку «Сохранить»).

1.2     Договор на консультационные услуги

Договор на консультационные услуги имеет возможность включать в себя несколько услуг, в том числе разных департаментов. Схема оплаты услуг в данном случае может быть также разной по каждой из услуг, а также результат оказания услуг (отчеты, файлы, записки, модели) тоже могут быть различными в каждой конкретной услуге в рамках одного договора.

Вводные данные

1.   Так же, как и в случае с Договором на оценку, при его создании в первую очередь необходимо связать с Продажей (смотрим Задачу, там указано), чтобы заполнилась автоматически часть полей. Далее заполняем реквизиты и подписантов в договоре, их необходимо выбрать из справочников.

2.   Далее переходим к группе полей Коммерческие условия:

Напоминаем: Сумма с учетом НДС должна заполниться автоматически из Продажи, если этого не произошло по какой-то причине, мы заходим в Продажу и смотрим Сумму продажи, она равна сумме по договору.

3.   Далее указываем стандартные условия (НДС - 20% внутри, Вариант оплаты – 5 дней со счета и Условия начала оказания услуг – аванс + инфа), если нужно на этом этапе уточняем у РП или ДД по условиям.

Одна услуга по Договору

Рассмотрим для начала вариант, где услуга по договору одна, т.е. галочку «Несколько услуг» не ставим.

1.     Переходим к следующему блоку «Договор на консультационные услуги», который влияет на включение определенных пунктов и приложений в будущий договор, рассмотрим, что это за конструкция и как меняет печатную форму:

·           Наличие командировок:

2.2. Стоимость услуг не включает в себя расходы Исполнителя, связанные с осуществлением выезда/ов сотрудников Исполнителя для проведения осмотра (если осмотр предусмотрен техническим заданием заказчика). Указанные расходы могут включать в себя авиа- и железнодорожные билеты плюс НДС, командировочные расходы из расчета 700 (Семьсот) рублей 00 копеек плюс НДС, в сутки на одного сотрудника Исполнителя, проживание в гостиницах плюс НДС. Указанные расходы подлежат возмещению Исполнителю на основании документов (чеки, счета и прочие документы, подтверждающие осуществление расходов и их размер), представленных Исполнителем, в срок, установленный для окончательных расчетов по настоящему Договору. НДС начисляется в соответствии с требованиями Налогового кодекса Российской Федерации по действующим ставкам.

·           Факт привлечения третьих лиц:

5.2.1. В случае возникновения необходимости, привлекать к оказанию услуг по своему выбору, за свой счет и под свою ответственность третьих лиц (консультантов, экспертов или иных специалистов), оставаясь ответственным за оказание услуг по Договору.

·           Осмотр:

5.2.2. В случае возникновения необходимости запрашивать у Заказчика дополнительные документы и информацию, анализ которых может повлиять на результат оказания услуг. В этом случае срок оказания услуг переносится на соответствующее количество дней предоставления дополнительных документов. А также при необходимости получать доступ к Объектам (как это понятие определено в Спецификации).

и другие пункты, связанные с осмотром объектов.

·           Прикреплять техническое задание и запрос информации:

10.6. Стороны утверждают Приложения к Договору, которые являются его неотъемлемой частью:

Приложение №1. – Спецификация к договору на оказание консультационных услуг;

Приложение №2. – Перечень документов и информации, необходимых для оказания консультационных услуг;

Приложение №3. – Техническое задание на оказание консультационных услуг

ВАЖНО: это влияет на конструкцию самого договора – добавляет шапки Приложения №2 и Приложения №3 в шаблон с реквизитами договора.

Далее уже останется вставить согласованные формы ТЗ и Запроса в соответствующие Приложения. Процесс: их отдельными файлами WORD формируют РП, согласовывают с Клиентом, направляют Координатору – то есть предполагаем сохранение текущего процесса.

ВАЖНО №2 На текущий момент сформирован набор стандартных форм Запросов и Технических заданий под разные типы консультационных услуг. К ним будет указан путь и лучше изначально пользоваться этими шаблонами. Если они будут далее утверждены, как база в 80% случаем, их тоже сможем зашить в шаблон в Систему.

·           Группа полей «Спецификация» (= Приложение №1 в Договоре на КУ)

Как видим, если продажа была заполнена, то некоторые поля из нее будут перенесены в договор, при необходимости их можно скорректировать. Можно использовать как поля с Датами для указания периода анализа, так и текстовое поле Дата (период) анализа, если нужно указать, например, «2-3 квартал 2019 года». Далее указываем цель оказания услуг и переходим к детали «Предмет договора и порядок сдачи»

·       «Предмет договора и порядок сдачи» (=Приложение №1 в Договоре на КУ)

В этой детали необходимо указать, что, в каком формате и количестве экземпляров мы будем передавать заказчику по договору. Например, мы планируем подготовить Финансовую модель в формате xls, для этого нажимаем «+» в детали и заполняем в каком формате готовится документ до согласования (Формат документа) и что сдается в итоге – Количество экземпляров и Формат итогового документа.

Сама деталь имеет следующее представление, и может включать в себя несколько строк (столько, сколько должно быть сдано документов по договору):

Несколько услуг по Договору

Рассмотрим также вариант, когда Договор на консультационные услуги включает в себя несколько услуг, в том числе, разных департаментов. Шапка договора заполняется так же, как и в предыдущем варианте, начнем сразу с коммерческих условий.

Предположим, что в Продаже, которую мы использовали за основу в предыдущий раз, была еще связанная задача, общая сумма продажи остается прежней, но услуги и стоимость по ним, соответственно, разбивается. Для этого необходимо прописать условия оплаты для каждой из услуг:

·           В КУ ставим галочку «Несколько услуг, видим, как скрываются некоторые поля, их нужно будет заполнить ниже в детали Услуги.

·           Плюсиком добавляем услугу в деталь, указываем условия для этой конкретной услуги: аванс, срок оказания услуги, сумму с учетом налога и без, вариант оплаты. Нажимаем «Сохранить»

·           Добавляем еще одну услугу в договор «+», заполним

·           Итак, услуги теперь две, и, соответственно, предмет договора и порядок сдачи услуг должен расшириться, т.к. по каждой из услуг будет свой результат (документ, файл, записка и пр.). Добавляем в деталь Вариант отчетного документа, выбираем формат документа (для согласования в электронном виде) и формат итогового документа (например, печатный формат, 2 экземпляра).

·           Далее можем выводить договор на печать (выгружать) из системы.

Выведение на Печать Договора в Word

Чтобы сформировать печатную форму договора, необходимо нажать кнопку «Печать» в верхнем правом углу карточки и выбрать вариант для печати договора без факсимиле «Договор на оказание консультационных услуг»:

ВАЖНО: при выгрузке все равно нужно проверять и корректировать по необходимости печатную форму договора.

Смотрим, как поменялся скорректированный договор в печатном виде, вносим необходимые корректировки.