Запрос документов на подпись
Всем день добрый!
Ввиду необходимости удаленной работы еще в течение некоторого кол-ва времени, а соответственно и необходимости ведения отчетной документации, далее с настоящего момента будет введена следующая система подписания документов зарегистрированными электронными (факсимильными, с печатями) подписями:
Хранение документов
Все документы, требующие подписания, будут находиться в следующей директории:
Z:\СТРОИТЕЛЬНЫЙ КОНСАЛТИНГ\2020\Quarantine_Карантин
Далее будет идти классификация на:
Реестр подписания документов
Реестр подписания документов находится в основной папке:
Z:\СТРОИТЕЛЬНЫЙ КОНСАЛТИНГ\2020\Quarantine_Карантин\Подписи & Оригиналы документов_календарь.xlsx
Поля, заполняемые для запро
са исполнителями и РП, выделены желтым ниже.
Дата -- формирования запроса;
Описание -- какой именно документ запрашивается на подпись;
РП/Ответств. -- фамилия исполнителя;
Оригинал документа -- статус "Нужен" ставится только если после окончания карантина этот документ потребуется физически для повторной отправки клиенту, например, договоры, дс, и т.д.;
Детали -- ссылка на расположение исходной папки с запрашиваемым документам.
Можете пользоваться этим реестром для уточнения статуса своего запроса по выставленным на подписание документам.
По структуре организации процесса
По структуре организации процесса подписания факсимильными печатями для исполнителей и РП:
1. Вы копируете документы в эту директорию:
Z:\СТРОИТЕЛЬНЫЙ КОНСАЛТИНГ\2020\Quarantine_Карантин\REQUEST На Подпись
2. Создаете внутри подпапку формата: «Фамилия_Контрагент/Предмет», переносите в нее файлы, необходимые для подписания.
3. Копируете получившийся путь.
4. Заходите в файл реестра подписания документов:
Z:\СТРОИТЕЛЬНЫЙ КОНСАЛТИНГ\2020\Quarantine_Карантин\Подписи & Оригиналы документов_календарь.xlsx
5. Вносите свои данные по документам в отмеченные столбцы:
Проверяете необходимость наличия оригинала документов, указываете исходную папку где лежат документы — скопированную вами ссылку.
А что если срочно?
При срочной необходимости и/или предполагаемой детализации обоснования запрашиваемого документа — пишете письмо ✉ Координатору с указанием обоснования и/или требуемых сроков подготовки документа по договоренности с контрагентом, и подписанта (Жданову М./Алексеева В.) в копию.
Результат
По готовности документации вам от координатора приходит письмо/уведомление с указанием конечной папки готовых документов.