Инструкция для личного помощника.
И так, начнём с самого главного, кто такой личный помощник и чем он занимается.
Личный помощник- это доверенное лицо. Человек который умеет организовать и провести переговорный процесс дистанционно. Предан интересам дела и своему руководителю. Доброжелателен, тактичен. Быстро соображает и умеет оперативно и самостоятельно принимать правильные решения. Продукт должности - выполненная задача, поставленная руководителем.
Что предстоит делать:
-Поиск информации по запросам
-Заполнение таблицы в программе Trello(входящие задачи, в работе, выполненные, отмененные)
-Поиск наиболее выгодных цен и коммерческих предложений
-Поиск исполнителей при необходимости(сантехник для дома ,автосервис, рабочие, фотограф),(Поиск на Авито, НН, Профи Ру, Яндекс услуги , Юду)
Суть работы: снять с руководителя рутинные и бытовые вопросы.
Успешные кейсы
Начну от простого к сложному, ну или к оперативному.
Первая задача была разместить объявление на Авито
Мне были предоставлены фото,и ссылка этого объявления на Циан
Первые мои действия:
-Обрезала лишние рамки у фото. Подготовила фото к объявлению.
-Начала регистрацию на Авито.
-Указала номер телефона, который был указан в объявлении Циан.
-Позвонила на указанный номер для получения пароля для входа.
Мой диалог начинался так "Здравствуйте. Меня зовут Нина, я личный помощник Евгения Назарова. По его поручению я публикую объявление на авито.В котором указан ваш номер телефона..."Из разговора узнала что Юрий Николаевич абонент данного номера, отец Евгения
-После успешной загрузки объявления, я выждала 30 минут пока проходила модерация. А после ,заметила что мы заблокированы за несоответствие фото.
Вторые мои действия:
-Я начала искать в социальных сетях объявления с арендой койки места. Моя задача была найти фотографии схожие с нашим дизайном, размещения окна и т д
-Нашла фотографии в Инстаграме. Сделала скрины и обрезала лишние рамки.
-Повторно их загрузила на авито
Причём на последней фотографии пол был темнее чем наш. Через программу PicsArt -кисти-палитра-прозрачность. Я высветлила пол.
Итог: мы успешно прошли модерацию. Объявление опубликовано. Ну а самое главное задача выполнена.
Третий шаг: ссылка на объявление отправлена Евгению. Готова принимать следующие задачи.
Задача №2
Найти фотографа- срочно. Который сделает фотосессию для авто Порш Каен. Который в дальнейшем будет выставлен в аренду. Машина стоит возле дома родителей в Сколково.
Первые действия:
-Внесла задачи в программу Trello
-Нашла фотографа на площадке Яндекс услуги
-Проверила отзывы
-Созвонилась и проконсультировалась. Выводы были такие: на фоне дома не очень эстетичные фотографии получаться. Узнала о свободных датах и площадках. А так же сколько по времени займет фотосессия и сумма. и запросила портфолио авто работ.
-Созвонилась с Павлом(брат Евгения).Уточнила ближайшую площадку для фотосессии. Уточнила, сможет ли он загнать авто на автомойку, и привезти на фотосессию, либо обратится к отцу Ю.Н
-После утвердительного ответа. Я созвонилась с фотографом и назначила встречу. Обменяла Павла и Андрея(фотографа) контактами.
-Написала Евгению о том что встреча назначена. Сумма фотосессии 3.500р,время работы 1.5 часа, фото в этот же день, обработанные и исходники.( Сумма была переведена мне)
-За день до фотосессии напомнила Павлу и фотографу о встрече. В виде смс оповещения
-После фотосессии мне прислали ссылки на материал. которые я сохранила в гугл диск. Оплатила услуги фотографа. Сделала скрин чека.
-Задача выполнена. Ссылка на фотографии и скрин чека, отправлено Евгению.
Задача №3
Через несколько дней мне приходит фото авто. С задачей, найти пару фар на каен. Так как их сняли ночью. Найти установщика фар. и гравировщика.
Плакать хочется от таких фото. Но держим себя в руках. Первым делом выполняем задачу, а потом эмоции в подушку 🤦♀️🤣
Действия:
-Нашла фары на Авито, Не с первого раза. Так как ,то условия не подходят, то срок.
-Договорилась об установке
-Созвонилась с Юрием Николаевичем, он перенаправил меня к Павлу.С Павлом договорилась, и передала координаты установщика.
-Узнала, что при смене фар на некоторых моделях Порше может загораться ошибка (чек) на панели .
-Решила действовать по факту ошибки. Перед этим позвонила в автосервисы для уточнения цены, и исправности работы. Но проинформировала Юрия Николаевича, о таких допускаемых проблемах.
-После установки фар, ошибки не появилось
-Гравировка сделана
-Задача выполнена. Trello заполнено. Отчёт Евгению в смс.
Задача №4
Мы имеем 5 апартаментов в бывшем пансионате "Родник" г.Красногорск. Мне присылают видео, как соседи с верху затапливают один из наших апартаментов.
Суть задачи: Созвониться с администратором, чтоб перекрыть воду. Созвониться с Управляющей Компании(УК) Ольгой или Светланой для разъяснения ситуации. Созвониться с владельцем апартаментов для возмещения ущерба.
Действия:
-Созвонилась с администратором, для того чтобы он перекрыл воду. Объяснила какой апартамент затапливают(314). Вода перекрыта. Нас затапливает 413
-Созвонилась с Управляющей компании Светланой. Мне предоставили номер владельца 413 апартаментов. И было сказано, что за ущерб отвечает собственник который вас заливает.
-Созвонилась с собственником 413 апартаментов, и услышала то ,что трубы прогнившие, и отвечает за это УК(Управляющая Компанией)
-Каждый тянет одеяло на себя. А вопрос о возмещении ущерба не решается.
-Комендантом составлен акт об ущербе. Фото имеется.
-Решено заняться поискам эксперта, который проведет досудебную независимую экспертизу.
-Эксперт найден и назначен. Но нашла не так быстро, как хотелось. Экспертов много, отзывы хорошие. Но как только забиваешь компанию в поисковик, видишь обратные отзывы. Обращайте на это внимание! Не всё так хорошо как пишут.
-Экспертиза проведена, акт с печатью.
-Договор(который был выслан мне на почту) и оплата эксперта произведена. Ожидаем готовую экспертизу 28числа. Её передадут Павлу
Задача №5
В собственности в Сколково (Московская область) имеется дом. Арендатором дома является Марина.
С утра на WhatApp мне пришло сообщение от Марины. Проблема была такова: сломаны два сливных бочка в унитазе, и капает с потолка.
Действия:
-Я перезвонила и уточнила детали о поломке сливных бочков( что именно не работает?как не работает? когда нажимаешь или всегда?).Что находится над потолком( крыша или помещение)? Над потолком выяснилось что находится душ.
-Созвонилась с сантехником ,зовут Евгений. Он обслуживает дом в Сколково.
-Дополнительные материалы отправлены сантехнику.
-Сантехник пришел, проблемы устранил, оплачен
-Задача выполнена.
-Всё по стандартной схеме оповещения о готовности. И запись в Trello
Задача№6
Пришло сообщение от Виталия. Он арендовал авто (Порш Каен ) до марта месяца
Действия:
-Позвонить в автосервис где делали ремонт 2 недели назад. Сообщить о неисправности. И договориться о встрече.
-Созвониться с Виталием , передать координаты встречи. Попросила чтоб держал в курсе выполняемых работ.
-Работа выполнена. Но обнаружены ещё неполадки. Договорились о ремонте с 26 по 28 декабря
-Держу задачу на контроле с Виталием.
-Основная задача выполнена. Евгений оповещён . Продолжаю заниматься дополнительными задачами.
Невыполненный кейс
Возвращаемся к 5 апартаментам в Красногорске. Там где нас затопили.
Ранее до затопа, я уже оплачивала коммунальные услуги по реквизитам сверху
Но возник вопрос о сумме обслуживания помещения площадью 17 м2.
Я созвонилась с Ольгой УК. Попросила прислать отчёт , в котором детально нужно расписать суммы. Из которых получается такая большая сумма за м2 .
Мне ответили положительно. И я выдохнула, задача ведь решена.
Через два дня Евгений сообщил, что никакого письма на почту не приходило. Я вновь созвонилась с Ольгой. Мне было сказано что, в договоре всё прописано, и если они пришлют то, тоже самое.
На следующий день от знакомой я узнаю как называется такой отчет. Но когда позвонила Ольге, она в грубой форме ответила что у нее выходной.
В будний день было отправлено повторное смс с просьбой о детализации счёта. Только теперь я поставила временные рамки до четверга 24.12. Итог: результата ноль.
Пока пишу инструкцию, понимаю что можно позвонить и Светлане , второй УК.
Моя ошибка в том, что я изначально не донесла до Ольги, какого вида отчёт мне нужен.
Мои планы: заполучить детализацию счёта, даже если она не нужна. Дело принципа.
Ведь в Trello зависла нерешенная задача. А это очень режет глаз, когда в день ты решаешь несколько задач. А отчёт висит 2 недели.
Как решаю задачи которые я не умею решать или не знаю как?
Легко!
- Читаю задачу, вдох-выдох и погнали.
- Уточняю детали
- Думаю у кого я могу проконсультироваться из знакомых, чтоб при поиске исполнителя я четко смогла огласить задачи, и в ответ не получить лапшу на уши.
- Звоню и представляюсь либо как заказчик, либо как личный помощник, либо как личный помощник владельца, либо как доверенное лицо.
- Ищу дополнительную информацию в поисковиках.
- Отслеживаю исполнителей по отзывам в поисковиках
- Записываю каждый номер. Чтоб иметь команду быстрого реагирования.
- При урегулировании конфликтов выслушиваю две стороны, делаю объективные выводы. Опираясь на трезвый разум и законодательство РФ
- Откидываю панику
- Читаю и учусь
- Всегда могу обратится за помощью к Евгению.
Будущее зависит от того, что вы делаете сегодня. Уверенность в себе- это основа всех крупных успехов и достижений.
Телефонная книга
- Евгений - +7916-781-52-22
- Юрий Николаевич(папа Евгения)- +7926-234-14-50
- Павел(брат Евгения)- +7926-523-17-07/+7905-779-69-33
- Елена(мама Евгения)- +7926-516-30-98
- Марина(арендует дом в Сколково)- +7960-100-38-88
- Андрей(фотограф авто)- +7926-579-00-90
- Лилия(риэлтор 5 апартаментов) +7965-129-26-19
- Светлана( УК 5 апартаментов) +7985-099-43-54
- Ольга( УК 5 апартаментов) +7977-814-52-97
- Алексей(администратор ресепшн 5 апа) +7915-327-96-47
- Марина Викторовна(которая затопила) +7926-729-71-96
- Максим(независимый эксперт) +7905-525-63-96
- Али(рабочий в 5 апар-строитель) +7962-954-44-29
- Штутгард Гараж( автосервис в Сколково)- https://yandex.ru/maps/org/1150996755
- Виталий (арендует авто порш) +7909-992-32-22
- Петр(обслуживание котла и фильтров в Сколково) +7903-723-61-11/ +7985-427-17-73
- Антон(сосед Ск. арендует 1/4 пользует частично водой) +7926-120-61-99
- Алексей(сосед по дому Ск) +7926789-57-95
- Шукрулло(рабочий в Ск,следит за участком) +7962-900-41-17
- Евгений(сантехник в Ск,постоянный) +7926-042-75-69
- Дмитрий (Сервис Турбин GTurbo порш) +7925-274-24-04
- Юрий(автосервис Gturbo) +7915-378-48-93