4 неочевидных факапа в бизнес-процессах, которые тормозят работу и рост компании
Эта статья не просто набрана словами из интернета - это моя живая практика работы с организациями, как специалиста по тендерам. Компании обращаются ко мне с задачей - увеличить оборот компании, за счет “дружбы” с государством и больших заказов оттуда. Но есть ряд причин, которые не дают мне выполнять свою работу четко и просто “тормозят” рост и развитие предприятия.
Если вы владелец бизнеса и неважно работаете вы сейчас с государственными заказами или нет - прочтите ее до конца, возможно в ней вы найдете ответы на вопросы “Почему прибыль не растет”, “Почему не получается масштабироватья” и много других.
1. Внешний порядок — не всегда внутренний порядок
В своей практике часто сталкиваюсь с тем, что зачастую у моих клиентов (фирм) работа, на первый взгляд, выглядит организовано: задачи распределены, процессы прописаны, сотрудники знают свои роли и обязанности. Но, как показывает практика, за этим внешним порядком может скрываться хаос.
Например, сотрудники могут следовать установленным процедурам, но из-за отсутствия четкой координации между отделами, недоразумений или неэффективных коммуникаций, получается “глухой телефон”, когда задачи перекидываются с отдела на отдел, из раза в раз мы ходим по одному и тому же кругу и на выходе получается совсем не тот результат, который ожидался.
То есть приходится здесь запросить один документ, в этом отделе, у этого специалиста. В другом отделе другой документ, в отделе логистики узнать про сроки поставки (если речь о товаре). А гос.заказчики не прощают беспорядок в документации, плюс когда мы говорим про тендеры - огромное влияние имеют еще и сроки подачи всех документов. В итоге вместо своевременной заявки и вычитки документов, приходиться заниматься координацией работы целой компании. И это не задача тендерного специалиста.
Чтобы предотвратить такие ситуации, важно не только формализовать процессы, но и постоянно анализировать их эффективность, вовремя устранять слабые звенья и поддерживать гибкость для быстрого реагирования на изменения. Тогда все начинает работать как один слаженный механизм.
2. Придет кто-то лучше и все исправит
Очень часто в организациях пытаются изменить персонал или процессы, считая, что «пришел новый человек, все наладит». На самом деле, переход на нового сотрудника или руководителя — это всегда процесс притирки, и он может занять время.
Важно понимать, что для эффективной работы не всегда нужен кто-то «лучший», а скорее тот, кто лучше адаптируется к текущим условиям и понимает, как наладить взаимодействие с командой.
Ну и не стоит забывать, что в текущих реалиях найти по-настоящему включенного, ответственного человека, который еще и в вашей сфере разбирается и умеет быстро вникать в задачи - это большая удача. Иногда, чтобы найти лучших, уходят годы и большое количество бюджета на “пробы и ошибки”.
Гораздо эффективнее, вместо того чтобы ждать «волшебного специалиста», вложиться в обучение и развитие текущей команды, предоставить возможность для роста и адаптации на рабочем месте. Подумать о том, как создать такие условия работы, при которых люди сами будут гореть своим делом и приносить хорошие плоды своих трудов.
З. А что делать то надо?
Бизнес-процессы могут ”застопориться” из-за слабой или неэффективной коммуникации внутри компании. Когда сотрудники не знают, что от них требуется или когда не хватает прозрачности в процессах, они начинают действовать по принципу ”как получится”. И это “как получится” чаще всего не отвечает внутренним “запросам” компании и руководителя. То есть человек попросту может не понимать что от него хотят, в каком виде, в какие сроки, с каким результатом.
Получается, что он словно “слепой котенок” ходит по комнате и пытается угадать, как его работа должна быть выполнена. Думаю, вы и сами понимаете, что в таких реалиях требовать что-то после, как минимум не справделиво.
Разработка четких каналов коммуникации, регулярные собрания для обсуждения промежуточных результатов, использование инструментов для отслеживания задач и отчетности — это все помогает повысить степень вовлеченности и понимания среди сотрудников.
4. Нам надо позавчера
Компании часто грешат тем, что нет четкого представление о том сколько занимает времени и ресурсов тот или иной бизнес-процесс, какие трудозатраты и реальные возможности роста есть.
Например, вы ставите для отдела продаж задачу “Прирост на 30% оборота за месяц” , хотя у полгода вообще не было новых клиентов. Как в таком случае себя будут чувствовать специалисты? Подавлено и тревожно. А когда тревожно специалистам, они начинают суетится и делать работу некорректно, например “Продать любой ценой”, при этом теряется лояльность ваших клиентов, страдает репутация компании.
Необходимо быть реалистичными в планировании и учитывать ресурсы, которые есть в распоряжении.
Когда вы четко понимаете все этапы работы, оцениваете все риски, осознаете, что могут возникнуть проблемы и в каких местах - вы просто будете ставить перед командой реалистичные цели и задачи. А сотрудники понимая это будут предпринимать не “хаотичные” действия лишь бы закрыть план, а будут работать спокойно, четко и последовательно.
Подведем итог
Если вы хотите увеличить прибыль своей компании, хотите роста и масштаба следите, чтобы за внешним успехом вашей компании, стояли твердые, понятные и устойчивые бизнес процессы. И когда вы видите, что что-то не работает - меняйте. Но для этого важно анализировать и вовремя реагировать на все “затыки”.
А если вы готовы к гос.заказам или хотите попробовать принять участие в тендерах - пишите мне в личные сообщения телеграмм NinaMoiseenko и мы составим четкий план по выходу вашей компании на тендеры.