Глава 10. Отображение пирамиды идей в документе
Если мы создаем письменный документ и его будут читать без нашего присутствия, нужно сделать так, чтобы основные идеи можно было сразу увидеть и понять, и за первые 30 секунд читающий должен полностью уловить ход наших мыслей (Ситуацию, Главное утверждение и утверждения Главного Уровня) и понять взаимосвязь между вспомогательными группами идей
Для длинных докладов есть несколько способов форматирования текста, которые помогают отобразить соподчиненность идей в пирамиде рассуждений. Самые распространенные из них:
а) иерархия заголовков (автор предпочитает этот)
б) нумерация и подчеркивание главных утверждений
в) индексационная нумерация идей
г) вынесение идей в отдельный блок
д) маркированные списки
(Далее рассмотрим их подробнее)
Если у нас небольшой документ (не более 2-х абзацев на каждое утверждение Главного Уровня), то несложно сделать заметными основные мысли и взаимосвязи между ними (достаточно их подчеркнуть)
Если у нас более 2-х абзацев на каждое утверждение Главного Уровня, то сначала нужно дать заголовки к каждому из утверждений, а далее подробно их описать
Иерархия заголовков
Данный способ заключается в том, чтобы постепенно смещать вспомогательные заголовки и утверждения вправо относительно основных. Таким образом вы отобразите соподчинение идей. Каждому уровню должно соответствовать свое оформление
Можно, конечно, выбрать и другой стиль форматирования, но не нужно забывать о том, чтобы он отображал иерархию идей, и для этого нужно соблюдать определенные правила:
1) Никогда не выделяйте заголовком только одну идею. Заголовки указывают на уровень абстракции, а на отдельном уровне, как известно, не может располагаться только одна идея. У вас не может быть только один тематический раздел, или один подраздел, или единственный нумерованный абзац. Не следует давать блоку тек- ста заголовок только для того, чтобы страница лучше смотрелась. Заголовок сигнализирует о том, что сформулированная в нем идея является лишь частью группы идей, дополняющих друг друга.
2) Оформляйте идеи одной группы одинаково.
Необходимо подчеркивать общность идей одной группы. Например, можно использовать одинаковую грамматическую форму: то есть если заголовок первого пункта начинается с глагола, все остальные названия пунктов тоже должны начинаться с глагола в той же форме
Пример:
Назначить управляющего директора
Для координации основной деятельности
Для принятия конструктивных решений
Определить зоны ответственности
Перегруппировка гостиниц в зависимости от требуемого уровня поддержки со стороны управления
3) Формулируйте заголовки лаконично, передавая лишь основную мысль. Заголовки нужны для того, чтобы напомнить читающему о главной мысли, а не для того, чтобы давать пояснения и доказа- тельства. Поэтому они должны быть как можно более краткими.
4) Рассматривайте заголовки как элементы, не относящиеся к основ- ному тексту.
Заголовки пишутся для зрительного восприятия, а не для того, чтобы размышлять над ними. Читающий быстро пробегает по ним глазами, не уделяя им особого внимания. Поэтому основной текст синтаксически не должен зависеть от формулировки заголовков.
Предложение, следующее сразу после заголовка, должно свидетельствовать о том, что вы перешли к новой теме. Весь документ при этом должен выглядеть как единое целое, даже если из него убрать заголовки (Это правило не относится к пронумерованным абзацам)
Пример неудачного построения первого предложения, где для понимания смысла приходится обращаться к заголовку:
5) Представляйте группу заголовков каждого уровня заранее. В самом начале раздела, подраздела и т.д. следует представить читателю утверждение, которое вы собираетесь доказывать. Иначе он не поймет, что именно вы пытаетесь сказать, поэтому после названия документа ни в коем случае нельзя сразу размещать заголовок следующего уровня. Читающего необходимо ввести в курс дела и рассказать, о чем пойдет речь.
6) Не переусердствуйте.
Это самое главное правило. Заголовки нужны лишь в том случае, если они помогают читающему удержать в голове структуру и основные мысли документа.
Если заголовки сформулированы должным образом, то, собрав их в оглавление, мы получим краткий конспект вашего доклада. Такое оглавление отражает весь наш мыслительный процесс — но лишь в том случае, если заголовки сформулированы правильно.
Наше оглавление будет абсолютно бесполезным, если оно составлено так:
Нет никакой необходимости выделять в отчете разделы под названием «Введение» или «Исходные данные». Во-первых, они отчасти дублируют друг друга, так как оба содержат вводную информацию. Во-вторых, их присутствие в оглавлении абсолютно бесполезно: разве можно представить себе какую-нибудь другую информацию в начале текста? Заголовки должны указывать на отдельные группы идей, а в данном примере идеи описываются на Главном Уровне, который имеет пустой с точки зрения информативности заголовок «Результаты исследования».
!Не забываем, что иногда такое оглавление, как показано выше, имеет место, например, в конспектах где это еще как-то принято
Нумерация и подчеркивание утверждений
Другой распространенный способ отображения иерархии идей — это подчеркивание целых утверждений Главного Уровня. Идеи нижних уровней также могут быть подчеркнуты, но в таком случае они должны быть выделены отступом и оформлены немного иначе.
Но это оформление не очень красивое...
Поэтому можно выделить основные утверждения жирным шрифтом, а вспомогательные на более узких уровнях - подчеркиванием
Правила, которым нужно следовать:
1) Соблюдайте логику модели «вопрос-ответ». На вопросы данного уровня должны давать прямой ответ утверждения, расположенные уровнем ниже. В такой модели неуместны изысканные выражения и пространные комментарии. Это лишь нарушит прозрачность нашей логики. Если требуется представить исходные данные или дать какие-либо пояснения, это следует делать соответственно во вводном или заключительном абзаце каждого раздела.
2) Как можно четче формулируйте утверждения.
Логика наших рассуждений может быть потеряна, если, чтобы ухватить суть, требуется прочесть более 30 слов. Утверждение должно состоять максимум из 10 слов, и в нем должно быть не более одного субъекта и предиката.
3) Строго ограничивайте свои утверждения структурой дедуктивного или индуктивного доказательства.
Многие просто перечисляют суждения, игнорируя правила индукции и дедукции. Но в дедуктивной цепочке не должно быть более четырех суждений, а в индуктивной — более пяти. Если мы видим, что это правило нарушено, значит, вероятнее всего, мы где-то упустили возможность группировки.
Индексационная нумерация
Во многих компаниях (а особенно в государственных учреждениях) для разбиения текста на части предпочитают использовать цифры, а не заголовки. Иногда нумеруют даже абзацы. Считается, что так можно быстро и четко выделить отдельную тему или рекомендацию
Есть недостаток: в случае внесения каких-либо поправок или дополнений в готовый документ вам придется менять нумерацию всех последующих частей.
Если мы все же считаем, что именно такая нумерация позволяет быстро найти нужную часть документа, то автор советует комбинировать ее с иерархией заголовков. Заголовки ценны тем, что они кратко формулируют суть сгруппированных под ними идей. Они также весьма удобны, когда необходимо быстро освежить в памяти прочитанное.
Вынесение идей в отдельный блок
Иногда документ получается настолько коротким, что нет смысла использовать заголовки или многоступенную индексационную нумерацию. Но так как документ в любом случае состоит из группы идей, они должны быть выделены обязательно. Группы суждений, описывающие или объясняющие общую идею, всегда воспринимаются проще, если они выделены в отдельный блок.
Основное правило, которое следует помнить при использовании данного метода, состоит в том, что формулировки всех идей одного уровня должны иметь одинаковую грамматическую форму
Маркированные списки
Маркированные списки – это один из вариантов предыдущего метода. Обычно в своих отчетах консультанты используют именно его. При этом способе соподчиненность идей выражается благодаря использованию разных видов значков-маркеров с одновременным смещением каждого следующего уровня вправо. Таким образом структурируется весь текст, а не только заголовки.
Не забывайте о связующих звеньях
После того как мы составили вводную часть и приступили к написанию основного текста, необходимо подвести читающего к тому, о чем пойдет речь. Для этого к каждому утверждению Главного Уровня необходимо сформулировать свою небольшую вводную часть. Если документ длинный, то время от времени нужно резюмировать сказанное и сообщать, о чем будет рассказано далее (лучше всего делать это либо в начале, либо в конце каждой группы основных идей). При этом очень важно, чтобы такие переходы были связаны с текстом.
То есть мы должны не просто указать вопросы, которые поднимаются в двух главах. Мы должны связать то, о чем в них говорится, снабдив каждый раздел или подраздел собственным небольшим введением или употребив термины из предыдущей части. Если блок текста слишком велик, то в конце его необходимо подвести итог вышесказанному и лишь затем переходить к следующему разделу.
Введения к разделам
Хороший способ подготовить читающего к каждому из утверждений Главного Уровня — дать в начале каждого раздела предысторию в форме Ситуация — Развитие Ситуации — Вопрос. Это подведет читающего к Ответу, который и сформулирован на Главном Уровне.
В каждом случае мы следовали схеме Ситуация — Развитие Ситуации — Вопрос. В наиболее полном виде эта схема представлена в самом начале документа, в основной же его части она дается в сокращенной форме. Но в любом случае она должна содержать ту информацию, которая уже известна читающему (либо которую он воспримет как достоверную).
Повтор ранее употребленных выражений
Техника повтора ранее употребленных выражений заключается в том, чтобы использовать какое-либо слово, фразу или идею из тех, что были описаны ранее, в качестве вводного предложения к новой части документа (пример можно увидеть чуть пролистав вверх, где говорит о бенчмаркинге, ABM и TQM)
Обобщающие разделы
Иногда главы и разделы получаются очень длинными и запутанны- ми. Поэтому в конце каждой такой главы или раздела необходимо обобщить сказанное и лишь затем переходить дальше
Заключительная часть документа
Если мы следовали правилам пирамиды при составлении вводной и основной части документа, то вряд ли понадобится делать общий вывод. Тем не менее чисто с психологической точки зрения мы чувствуем, что необходимо как-то изящно закончить документ, а не просто записать последнюю идею и остановиться на этом. Так, например, краткие служебные записки всегда заканчиваются фразой: «Если возникнут какие-нибудь вопросы, звоните»
Для читающего самым очевидным знаком окончания документа являются три звездочки по центру страницы. За ними может следовать небольшой абзац, начинающийся словами «В заключение…», который должен напомнить читающему основную мысль документа. Однако этот абзац не должен превратиться в перечисление всего того, что только что было изложено
Пример неудачной формулировки:
Нет однозначного мнения, должен ли в конце документа быть общий вывод. Автору кажется, что цель заключения - не просто показать клиенту необходимость принятия предложенных вами мер, но и побудить его к действию.
Высказывания должны быть сдержанными настолько, насколько этого требуют предмет документа и аудитория. К примеру, президенту авиакомпании вряд ли понравится излишняя эмоциональность в требующем немедленного утверждения документе о принципиально новой системе планирования. Но при рассмотрении менее срочных вопросов, в которых он к тому же достаточно хорошо ориентируется, он спокойнее отнесется к эмоциональным высказываниям.
В целом, если вы желаете сделать заключение, то составьте его в такой форме, чтобы читающий понял, что ваши рекомендации важны не только на данный момент, но и в перспективе.
Пример хорошего заключения:
