Глава 4. Написание введения

Для хорошего написания введения есть свои секреты:

• Повествовательная форма
• Пишем о том, что читатель уже знает
• Начинаем так, чтобы у читатель возник вопрос: "И что?", "Почему вы мне это рассказываете?"
• Кратком знакомим с идеями, которые будем раскрывать в документе
• Избегаем простого перечисления фактов. Не нужно:

В данной служебной записке описывается разработанная проектной группой программа о способах увеличения прибыли компании. Данный документ состоит из шести разделов: — Исходные данные — Принципы программы — Задачи проекта — Структура программы — Ожидаемые результаты — Факторы успеха

Однако объем введения все же зависит от требований самого читателя (Если это какой-то привереда, то ему стоит писать чуть больше).

Вопросы, на которые ориентируемся при написании Введения:

1) Что необходимо сообщить, чтобы он понял нашу основную мысль?

2) Что необходимо сообщить, чтобы он захотел прочесть документ полностью?

Структуры введения:

Обычная: Ситуация - Развитие Ситуации - Решение

Прямая: Решение - Ситуация - Развитие Ситуации

Вопросительная: Развитие ситуации - Ситуация - Решение

Агрессивная: Вопрос - Ситуация - Развитие Ситуации

Пример структуры Введения:

"Методы управления 90-х"

Ситуация = Предполагается, что использование метода Х приводит к результату Y.

Развитие Ситуации = Многие используют метод Х, но не могут добиться такого же результата Y, как лидеры рынка

Вопрос = Как лидерам рынка удается достичь результата Y?

Ответ = Они используют А + В + Х. (Но как они помогают достичь результата Y?).

Так мы получаем утверждения Главного Уровня:

• Компании-лидеры используют бенчмаркинг для оценки своей эффективности и производительности;
• применяют АВМ для оценки реального уровня затрат по каждому виду производимых товаров и (или) предоставляемых услуг;
• используют TQM в тех процессах, которые способны предоставить компании новые возможности.

Покажу на примере 3-го утверждения:

С = TQM* был самым популярным методом управления в 80-х. Он использовался для снижения затрат, а также улучшения качества товаров и услуг с целью повышения их конкурентоспособности и прибыльности.
РС = Большинство компаний использует сегодня некоторые формы TQM, однако не всегда добивается желаемого результата. А лидерам рынка удается каким-то образом удерживать свою долю и высокие уровни прибыли.
В = Как? Что лидеры рынка делают лучше, чем остальные компании?

Общее понятие, которые объединяет эти утверждения - "меры" или "методы управления" К каждому из этих утверждений можно задать вопрос: "Как это работает?". Это мы и должны пояснять далее.

Но перед этим нужно озаглавить каждое утверждение

Как делать нельзя:

Бенчмаркинг - заголовок
Лидеры рынка используют бенчмаркинг для оценки своей эффективности и производительности. Для этого они:
- измеряют эффективность ключевых процессов;
- сравнивают свои показатели с показателями конкурентов;
- определяют основные причины расхождений

Нужно дать заголовок, который отражает суть утверждения.

Как делать надо:

Оценка эффективности при помощи бенчмаркинга - заголовок Ситуация = Представьте, что при помощи TQM вам необходимо сократить время на обработку кредитной заявки с двух дней до двух часов.
Развитие Ситуации = Можно ли предположить, что этого сокращения будет достаточно для повышения конкурентоспособности?
Вопрос = Будет ли этого достаточно?
Ответ = Вы сможете это узнать, сравнив ваш показатель с показателем конкурентов.

Отличие вводной части всего документа от вводной части утверждений:

Во вводной части документа мы лишь напоминаем о предмете, о том, что читатель уже знает

В первом утверждении Главного Уровня мы говорим какое отношение имеет данный предмет к общему утверждению, а в остальных утверждениях (то есть не Главного Уровня), показываем, как каждый следующий предмет связан с предыдущим