Глава 2. Составляющие пирамиды
Составляющие, которые должны быть в пирамиде:
- Вертикальная связь между пунктами и подпунктами
(Фрукты - пункт, яблоки - подпункт) - Горизонтальная связь внутри группы подпунктов:
(Яблоки и бананы. Связь у них - они относятся к фруктам) - Вводная часть в повествовательной форме
Вертикальная связь
Вертикальная связь устанавливает диалог в форме вопросов и ответов. Утверждение, которое несет новую информацию, вызывает у читателя вопрос "Почему?" ("Каким образом?", "Для чего вы это говорите?" и пр). Тот кто пишет документ, должен предвидеть этот вопрос и сразу же на него ответить уровнем ниже. В ответе писатель снова говорит о неизвестных фактах, которые вызывают очередные вопросы, и на них тоже нужно ответить. И так до тех пор, пока не останется вопросов.
Не нужно поднимать те вопросы, на которые пока не готов ответить
Сначала говорим что они красивые, обосновываем это тем, что они толстые, далее объясняем почему толстые - значит красивые.
Потом возвращаемся к тому, что они красивые, что они выглядят по-английски и далее обосновываем что значит быть красивым по-английски, как можно быть связанным с землей. Далее возвращаемся к обоснованию того, что значит быть красивым и тд
Горизонтальная связь
- Идеи должны отвечать на вышепоставленный вопрос
- Идеи должны быть логичными (либо в форме индуктивной, либо дедуктивной аргументации)
Метод дедукции - группирует идеи последовательно. Первая идея описывает общую ситуацию, вторая уточняет субъект либо предикат* первой идеи. Третья делает вывод, логически следующий из первых двух.
*Предикат - это то, что говорится о субъекте
-Следовательно, Сократ смертен
Чтобы обобщить идеи, нужно отталкиваться от последней из них. "Так как Сократ - человек, он смертен"
Метод индукции - группирует идеи, которые (1) представлены сами по себе и (2) могут быть объединены одним существительным множественного числа
-- Французские танки стоят у польской границы
-- Немецкие танки стоят у польской границы
-- Русские танки стоят у польской границы.
Чтобы подняться на один уровень абстракции, нужно понять, что является общим во всех трех утверждениях. Выводом может быть: "В Польшу скоро войдут танки"
Вводная часть
Документ интересен в том случае, если в нем есть ответ на интересующий читателя вопрос => вводная часть должна определить этот вопрос.
Рассказ о неких событиях должен быть в форме повествования. Читатель сначала узнает о времени и месте, в котором существует или существовала определенная Ситуация, затем что-то происходит (Развитие Ситуации), что вызывает у читателя Вопрос, на который дается Ответ в документе.
Как это выглядит на примере:
(Как не стоит делать)
--------—-----------------------------------------------------------------
В данной служебной записке собрана информация по следующим вопросам:
1. Состав совета директоров и оптимальное количество его членов.
2. Функции совета директоров и исполнительного комитета, разграничение их обязанностей и взаимодействие.
3. Привлечение внешних членов правления к активному участию в собраниях совета директоров.
4. Принципы выбора членов совета директоров и срок их членства.
5. Разработка мер по совершенствованию работы совета директоров и исполнительного комитета.
Просим ознакомиться с данными вопросами с целью их дальнейшего обсуждения.
Новая организационная структура, принятая в октябре, закрепляет полномочия и обязанности по ведению повседневных дел двух под- разделений непосредственно за менеджерами этих подразделений. Это позволяет совету директоров сосредоточиться исключительно на разработке стратегии и планировании.
Но в связи с тем, что совет директоров долгое время занимался решением текущих проблем компании, в данный момент он не может сразу оставить эти вопросы и заниматься лишь стратегическим планированием. Следовательно, совету директоров предстоит решить, какие необходимо внести изменения, чтобы приступить к исполнению новых обязанностей. На наш взгляд, совету директоров следует:
— передать обязанности по ведению текущих дел исполнительному комитету;
— расширить свой состав;
— разработать нормы и правила внутреннего распорядка работы.
В водной части мы представляем читателю тему, о которой он уже знает. Введение напоминает читателю о вопросе, который он может найти в документе. Здесь излагается Ситуация, в рамках которой происходит определенное Развитие, поднимающее Вопрос, на который и будет дан Ответ в документе. Как только мы дадим ответ (главное утверждение верхнего уровня пирамиды), у читателя возникнет следующий вопрос, и так далее по нисходящей.