Как руководителю организовать удаленную работу

Организация работы команды на дому - это задача, которую сейчас решает каждый руководитель. Давайте рассмотрим детальнее, из каких элементов состоит этот процесс.

Первый компонент эффективной удаленной команды - это вы сами: как вы себя ощущаете в новой реальности, как справляетесь со стрессом, как управляете внутренними страхами, которые возникают при текущей мировой неопределенности и как организовано ваше рабочее пространство дома.

Первое - определите свои часы работы и договоритесь с домашними о том, в какие часы вас нельзя беспокоить. Согласитесь с тем, что вам невозможно будет непрерывно работать с 9 до 18 (как это было до периода самоизоляции) и вам придется отвлекаться на домашние дела. Поставьте себе более широкие временные рамки (например, с 9 до 21), но определите время, когда вы точно не будете отвечать на рабочие сообщения. Отдых - такая же важная составляющая эффективной работы, как и сам рабочий процесс.

Второе - подумайте о том, какую часть домашней жизни вам комфортно будет показать своим коллегам и подчиненным, потому что работа из дома неминуемо будет показывать какие-то части вашей жизни, которые до этого были неизвестны. Не показывать домашнюю жизнь, наверное, будет очень сложно, потому что это будет создавать дополнительное внутреннее напряжение, но подумать заранее про новые рамки, в которых вам будет комфортно - это можно сделать заранее. Например, можно заранее продумать, что в рабочих встречах вы будете выходить только с определенного домашнего ракурса и ваши подчиненные не будут видеть всю вашу квартиру.

Третье - организуйте свое рабочее расписание сбалансировано. Пусть рабочие оналйн-встречи сменяются временем, когда вы можете спокойно самостоятельно поработать над какими-то задачами или временем, которое вы будете тратить на физические упражнения. Сон, физическая активность и сбалансированное питание - компоненты нашего хорошего настроения, а, значит, и продуктивности.

Второй компонент эффективной удаленной команды - это перестройка принципа работы с задачами. Важно понять, что продолжить делать проекты в том же темпе/формате, что и до дистанционной работы команды - идея утопическая, потому что процессы точно будут работать по-другому. Здесь можно продолжать делать так, как вы делали до этого, справляясь ситуационно с возникающими сложностями, а можно просто установить новые временные правила, которые снизят градус стресса и позволят настроить процесс, учитывая новые реалии.

В любом учебнике по менеджменту есть рекомендация ставить цели по SMART (цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой, значимой и ограниченной во времени). Предлагаем вам попробовать ставит цели более гибко, используя опцию “коридора целей”, когда вы определяете минимальную и желаемую планку необходимого результата (ежемесячный отчет должен быть подготовлен к 18:00 среды желательно, но не позднее 9:00 пятницы) или приоритизировать цели подразделения, которые в большей степени соотносятся с целями/миссией компании, чем с выполнением плановых показателей. В текущий период намного важнее сохранить работоспособную мотивированную команду, чем выполнить план, составленный в 2019 году, на 100%.

Если вы никогда не пробовали в своей работе принципы гибкого планирования при работе над задачами (Scrum, Flow, Agile, Kanban) - сейчас самое время. Погрузиться в одну из методологий можно с помощью коротких обучающих роликов на YouTube, чтении книг и конспектов от множества пользователей данных систем.

Организуйте новое рабочее пространство для команды при удаленной работе: пересылать множество файлов по электронной почте неэффективно. Для общего пространства можно использовать общие документы в таких сервисах как Google, Trello, Dropbox или с помощью внутреннего портала в вашей компании. При организации таких пространств обязательно нужно обсудить со службой безопасности вопрос сохранения и защиты конфиденциальной информации.

Третий компонент эффективной удаленной команды - это ваша работа со своими подчиненными. Оказавшись в новых реалиях, кто-то с трудом будет выполнять задачи, потому что для него трудна работа с компьютером и характер его работы сильно изменился, а кто-то будет эмоционально подавлен и ему будет сложно самостоятельно себя настраивать на продуктивную работу. При работе удаленно количество вашего времени на индивидуальные и групповые встречи будет больше, чем при работе в офисе.

Для сохранения позитивного настроя в команде определите 30-ти минутные встречи, на которых не будет какой-то повестки, которые будут созданы для того, чтобы поделиться своими эмоциями и нормализовать свой внутренний настрой.

Запланируйте регулярные индивидуальные разговоры с каждым членом вашей команды, чтобы понимать, что с ним происходит на его рабочем месте, с какими трудностями он сталкивается, какие условия/обстоятельства влияют или могут повлиять на выполнения им работы.

Также можно объединять ранее не работавших вместе людей во временные проектные пары-тройки для работы над какой-то задачей: таким образом в вашей команде будут образовываться новые связи, и сотрудники будут получать поддержку через новые взаимодействия.

И последнее - не переставайте пробовать и подбирать инструменты для организации эффективной работы вашей удаленной команды. Если что-то не работает, разберитесь в причинах и не бойтесь что-то настроить по-своему. Каждая команда уникальна и поэтому даже классные инструменты могут вам не подойти. Но если вы построите эффективный процесс вместе, то после снятия мер самоизоляции вы и ваша команда станут только сильнее, потому что у всех будет опыт, на который можно будет опереться в будущих сложных проектах.

Полезные приложения/сервисы:
Где проводить встречи: Skype, Handouts, Google Meet, Zoom, Messangers
Где отслеживать выполнение задач: Trello, Google drive (Google Docs and Google Spreadsheets), DropBox, Todoist
Как отследить время, которое вы потратили на задачу: Time Doctor, RescueTime, Timely, Yaware Time Tracke

Полезные книги:
Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса. - Девид Аллан
Миф о многозадачности. - Дэйв Креншоу
Эссенциализм. Путь к простоте - Грег МакКеоун
Гибкое сознание - Кэрол Дуэк
Deadline. Роман об управлении проектами - Том ДеМарко
Цель. Процесс непрерывного совершенствования - Элияху Голдратт