24/7: четыре истории горожан о тайм-менеджменте
Все, везде и сразу: как планировать рабочие будни и не забивать на отдых?
Гугл-календари, таблицы, заметки на бумаге — у каждого свои привычки и лайфхаки. Мы спросили у четырех активных горожан о том, как выглядят их будни. А еще узнали, как они планируют свою работу и личную жизнь. Вышло познавательно и воодушевляюще.
Советуем тебе запланировать чтение этой статьи в своем гугл-календаре.
Леша Яценко, арт-директор и совладелец бара «Ставников»
Я стандартно просыпаюсь в 10:00 утра: не слишком рано, если сравнивать с коллегами из индустрии и бизнесменами. В первый час после пробуждения разбираю сообщения и решаю оперативные вопросы. И только потом начинается более-менее обычный день: я завтракаю (когда у всех уже обед), привожу себя в порядок и еду в «Ставников» около 12:00. В среднем я работаю по семь часов в день, но четких ограничений нет: могу задержаться в баре и до ночи.
По характеру моя работа прерывистая и точечная. Я работаю за компьютером и параллельно отрываюсь на текущие задачи в заведении, например, поставки и отработки новых позиций; провожу встречи по мероприятиям, стараюсь делать это с понедельника по среду. Плюс общаюсь с руководящим персоналом: мы часто придумываем новые правила по улучшению работы и пространства, все время находимся в режиме непрерывного действия.
У меня плотный график, но в нем часто возникают слоты, в которые я могу отвлечься на личную жизнь: сходить в спортзал, покататься на велосипеде и прочее.
Я стараюсь планировать все заранее. Например, мероприятия в баре всегда прописаны минимум на месяц вперед. Это эффективно, потому что не приходится дергаться от недели к неделе с артистами, событиями и задачами. В начале месяца уже расписаны даты, афиши, музыканты, промоутеры. Все сотрудники спокойны и уверены, есть четкий контент-план. Хотя, конечно, иногда бывают форс-мажоры, которые невозможно контролировать: мойщица не вышла на смену, промоутер заболел, музыкант отменил дату. Тогда оперативно придумывается что-то новое. Главное — никогда не волноваться и не нервничать. От непредвиденных ситуаций никуда не деться, но когда есть четкий план, появляется уверенность в том, что ты делаешь. Это помогает не выбиваться и держать себя и дела в порядке.
Мой совет — планировать важные дела минимум на две недели вперед и сохранять все в заметках. Часто мы надеемся на свою память и доверяем ей очень многое, но я так не делаю: всегда все записываю.
Всю информацию о штатных мероприятиях держу в одной большой заметке. Там расписано все по неделям от лайнапа и оборудования до стоимости билетов. Кроме того, я веду календари с задачами, прежде всего рабочими. Есть отдельный, арт-директорский: там все об ивентах и продвижении. А есть отдельный для задач бара: в нем — расписание собраний для персонала, все распределено по дням. Например, по понедельникам нужно мыть подоконники и лицевую часть барной стойки, поливать растения. И такие маленькие задачи стоят на каждый день. Так нам удается держать заведение в чистоте и не забывать ничего.
Мне важно видеть стабильность в своей работе. Сейчас моя трудовая жизнь превратилась в постоянный цикл, из которого я стараюсь не выключаться, чтобы держать марку.
Кира Птаха, визажист
Мое расписание собирается по системе «камней в банке». Сначала я ставлю в график события, важные лично для меня (отпуск, дни рождения друзей, свадьбы, походы к зубному, тренировки). И только после открываю рабочую запись.
У меня очень плотный график, который на 80% состоит из рабочих задач и на 20% из личных дел. Обычно записи начинаются с 9:30, а заканчиваются не позже 22:00 (исключения — летний сезон или декабрь).
Среди моих клиентов есть те, кто записываются заранее: они включены в мой график наравне с личными планами. Есть клиенты, которые записываются день в день, чаще всего это простые услуги по типу «оформление бровей», «укладка», «макияж на вечеринку». Под такие спонтанные записи я всегда оставляю один-два часа в графике. На протяжении дня я все время нахожусь на связи с клиентами, консультирую по образам и отвечаю на организационные вопросы.
Я стараюсь планировать задачи на месяц вперед, но всегда оставляю место для спонтанности. Стихийно могу внести в свой календарь пятничные вечеринки, если в субботу утром у меня нет записей.
Берегу свое ментальное здоровье и ценю хороший отдых. Именно по этой причине я отказалась от ночных съемок. Для того, чтобы держать себя в порядке, мне важно находиться в одиночестве без отвлекающих факторов. Поэтому с 23:00 до 9:00 всегда активирую режим «не беспокоить» на телефоне.
В свободное время я создаю контент для подружек и в свои социальные сети — это приносит мне удовольствие.
Лиза Журавлева, food marketing & PR, блогер
Мой обычный день начинается так: я просыпаюсь и бужу дочь, собираю ее в сад, затем доезжаю до места работы. Оно может быть разным — от кофейни до офиса, иногда работаю из дома. В течение дня могу перемещаться по городу в зависимости от дел и встреч. Но больше люблю сесть в одном месте и работать без передвижений: это помогает сконцентрироваться. К сожалению, маркетинг редко такое позволяет.
Стандартно я работаю по будням с 9:00 до 17:00, вечером заканчиваю пораньше, чтобы пойти за дочерью в детский сад. Не люблю работать в субботу и воскресенье, поэтому организовываю будни так, чтобы не отвлекаться, все успеть и спокойно отключать голову в выходные.
Мои дни редко похожи друг на друга. Иногда дедлайны горят и приходится усиливаться, иногда могу позволить себе спокойно провести день без умственной нагрузки. Но я не могу спонтанно пойти на маникюр или уехать в пятницу в другой город погулять — морально не готова быть не на связи. Для этого есть вечера и полноценные выходные.
Я люблю графики и планы, поэтому радостно расписываю задачи в заметках телефона и заполняю календарь — там пишу как личные, так и рабочие пункты. Если задача зафиксирована письменно, то шансы ее выполнения у меня — 99%. В этом секрет насыщенной и приятной жизни: творческий беспорядок вносит только бардак в мою рутину, а планирование позволяет успевать выполнять желанное.
Я использую календарь в телефоне, обожаю таск-менеджеры и часто пишу рукой в блокноте. Для личной жизни использую чек-листы, чтобы не забывать делать классные вещи помимо дивана и ванны.
Раньше я планировала примерно на год, теперь не смотрю дальше месяца. Но мне приятно знать, чем я занята в выходные, когда иду на ужин с подругами, а когда должна сдать большой рабочий проект. Фраза «посмотрим» выводит меня из себя, но такова реальность — учусь с ней дружить.
Мой главный лайфхак — расписывать задачи на маленькие шаги и ставить реалистичные дедлайны. Это две основы продуктивности. Плюс я не откладываю короткие задачи, делаю их сразу. Зачем писать письмо подрядчику завтра, если это можно сделать за десять секунд прямо сейчас? А следующий день лучше оставить для чего-то сложносоставного.
Саша Парус, блогер и владелец фотостудии «Svet»
Я несколько лет занимаюсь развитием своей фотостудии и веду блог. Но сейчас моя главная работа — быть мамой. У меня две девочки, одной — шесть лет, а другой — шесть месяцев.
Мой график довольно напряженный: жизнь и работу в разы сложнее организовывать с младенцем на руках. Поэтому я беру в помощь ситтера несколько раз в неделю, когда мне нужно снимать интеграции или заниматься студией.
Планирование дается мне крайне сложно, я творческий человек и люблю делать все по вдохновению. Но стараюсь записывать основные задачи, чтобы не потеряться между работой, съемками и малышкой. Мы с мужем ведем общий гугл-календарь, это помогает нам понимать наши графики и планировать работу няни.
Кроме того, ведение календаря помогает давать друг другу свободное время. Например, мне важно ходить в зал три раза в неделю, чтобы разгрузить голову — все это учитывается в нашем графике.
В выходные я всегда даю себе отдохнуть, качественно провести время с семьей и по возможности не ставлю рабочие дела. Именно хороший отдых помогает мне держать себя в тонусе.