Гугл календарь. Как работать?

Планирование помогает:

  • доводить начатое до конца
  • действовать без ожидания вдохновения и мотиваций
  • всегда знать, что делать дальше без раскачки и обдумываний
  • быть в нужном месте в нужное время
  •  завершать дела в срок

Уже 3 года я веду свой гугл календарь. Я не люблю вести дела в блокноте, потому что не всегда есть возможность записать. Ну и носиться с такой книжкой не хочеться. В заметках тоже вести не совсем удобно, ведь нет напоминаний и того функционала.

Гугл календарь идеально работает в двух сценариях:

1.    Планирование своего рабочего дня.

2.    Управление командой.

В планировании важно регулярно выделять время на это. Поэтому для начала выработайте привычку каждое утро или вечер открывать свой календарь. Планируйте следующий день, вносите коррективы, что-то отменяйте, что-то добавляйте. Выделяйте на это до 30 минут.

Один день с моего календаря

Стратегическое планирование недели

Этот шаг рекомендую делать 1 раз в неделю, по воскресеньям.

Вначале ответьте на три вопроса:

1. Какой результат я хочу в конце следующей недели?

Формулируйте четкие, измеримые цели, определив, что вы хотите сделать.

2. Что для этого нужно сделать?

Спланируйте. Разбейте на мелкие шаги и пункты все то, что нужно сделать. Сформулируйте дедлайны, установите сроки. Учитывайте, что сложную умственную работу лучше запланировать на тихое время, когда можно отключить телефон, мессенджеры и когда вас не будут тревожить.

3. Когда это нужно сделать?

Внесите в календарь время, когда вы будете выполнять задачи.

Принципы ведения дел в гугл календаре:

1. Сразу все планы вносите в календарь. Освободите мозг от текучки. До начала планирования выпишите всю свою текучку и рутину отдельными списками.

Текучка – это все мелкие задачи, которые текут потоком, и их невозможно обойти. Оплата счетов, ответы на письма, бронирование помещений… У каждого своя текучка.

Ошибка – держать это все в голове и думать: «Я и так это делаю, чего мне это записывать». Без контроля текучка растягивается на весь день, сжирая фокус и эффективность.

2. Делайте всё, что поставили в календарь. Ведь потом так сложно догнать график, начнутся задержки, сгорят дедлайны. Планируя день, всегда оставляйте свободными 2 часа для всех неожиданностей и форс-мажоров.

Ключевая особенность календаря от блокнота или простого to-do листа в том, что на любую задачу можно сразу закладывать время. Провести консультацию - хорошо, на это уйдет 1 час. Подготовить пост - нужно забронировать себе 2 часа.

Благодаря этому я быстро понимаю, что день не резиновый и не пытаюсь планировать на день все сразу. Физически не влезет.

Фактически календарь для своего тайм-менеджмента я использую как планировщик времени, задач и напоминаний. Там я бронирую время на встречи, обед, оплати и шопинг.

Гугл календари начинает быть действительно полезными, если вы управляете с их помощью другими людьми.

Подключив всю команду, члени видят загрузку своих колег, кто над каким проектом работает. Это позволяет проще контролировать процесс.

Всё работает просто. Весь коллектив обменивается своими календарями. Сделать это легко, достаточно разрешить доступ в свой календарь по ссылке либо разрешить доступ в календарь по email.

После этого шага вы получаете возможность не только видеть планирование и загрузку других специалистов, но и планировать время за них.

Работа системы предполагает:

  • Невозможность постановки задачи на уже занятое время.
  • Постановку задачи с подробным описанием и/или ссылкой на задачу в системе управления проектами.
  • Необходимость договариваться между постановщиками о переносе задач.
  • Долгосрочное планирование задач менеджером проекта (создание повторяющихся задач, бронирование времени дизайнера за 1-2 недели до срока выполнения).
  • Создание «свободных окон» специалистами для приема срочных задач, а не планирование времени с 10 до 19 без перерывов.
  • Каждый адекватно планируют своё и чужое время и работает по графику.
  • Все встречи и статусы планируются и бронируются только в календаре.
  • Любое незанятое время в календаре считается свободным по умолчанию.

Такая система должна снижать переработки, ведь у тебя есть чёткое разделение на рабочее и нерабочее время.

Как видите, плюсов в гугл календаре очень много. Думайте про личную эффективность уже сейчас, подключайте свою команду и контролируйте время и жизнь.