Умение организовывать процесс - критически важный навык для человека, руководителя, лидера

Сегодня поговорим про базовый, критический навык которым должен обладать любой человек, будь-то руководитель, лидер, собственник компании

Часто в проектах или компаниях, в которые я включаюсь на те или иные задачи вижу следующую картину - все завязывается на человеке

Что это значит? Руководитель работает по 12-16 часов в сутки, и большую часть времени он тратит на корректировки, правки от сотрудников. Казалось бы - сотрудник дурак, не умеет нормально делать, однако давайте рассмотрим ситуацию более детально

• Во первых, дурак в этом случае руководитель, ведь он взял на работу такого сотрудника (Рыба всегда гниет с головы)
• Во вторых, если сотрудник хороший специалист, то вероятнее всего дело в постановке задачи, регламентах и процессах, которых как правило не существует либо они некорректны

Сейчас я не буду останавливаться детально на правильности постановки задачи, а это очень важный момент. Здесь хочу обратить внимание на момент сдачи задачи с точки зрения бизнес-процесса

Однако при постановке задачи важно:

1. Чтобы задача была поставлена подробно и по SMART (тут также зависит от типа управления)
2. Чтобы сотруднику было понятно для чего делается это задача, что с ней будет, в каком месте будет применен результат его работы
3. Чтобы сотрудник понимал, что делать и кому обращаться в случае сложностей (здесь очень важный момент, что в случае возникновения сложностей, сотрудник должен приходить уже с решением и лишь для согласования с руководителем или его корректировкой. Не должно быть фразы - я не знаю)
4. Перед отправлением спросить у сотрудника - как он понял задачу (Бывает, что сотрудник говорит что понял, а когда мы задаем этот вопрос, оказывается что он вообще все не так понял. И на этом этапе мы уже экономим много времени)
5. И конечно не забываем про контрольные точки, спринты, итерации. Чтобы была возможность вовремя скорректировать

Важно чтобы сотрудник проверял выполненную задачу перед сдачей руководителю, для этого создается регламент / чек-лист проверки задачи перед сдачей. Для каждого отдела, для каждого должности / направления создается свой такой документ

Например возьмем WEB дизайнера, задача которого сделать лендинг - это дизайн макета, верстку на Tilda, адаптив под необходимые экраны

У дизайнера для выполнения задачи должны быть несколько документов

1. Чек-лист / регламент с описанием правил, форматов, TOV проекта - где должны быть описаны: какие изображения, шрифты, кнопки и тд. могут использоваться, а какие нет.
   
   Что обязательно должно быть, а что не обязательно. Этот документ позволит дизайнеру который только к вам пришел или который уже давно работает выполнять задачу строго в формате вашего проекта, не мудрить и использовать только то, что должно быть
2. Чек-лист с описанием пунктов для самопроверки перед сдачей задачи руководителю. Нередко в процессе работы у человека замыливается  взгляд и кажется что все ок, но как правило это не так.
   
   Указываем в документе, что после выполнения работы отдыхаем 15-30 минут, и далее по чек-листу проходим каждый пункт и проверяем корректность выполнения задачи, что все блоки расположены так как нужно, что адаптив работает корректно на экранах, что страница не перегружена и открывается быстро с разных устройств, что выполнен правильно UX дизайн и тд.
3. Также важен документ с описанием мотивации сотрудника, в котором указано, что в случае если задача сдается с ошибкой, которая указана в чек-листе, в регламенте - это 1 балл в сторону критического инцидента, три балла = крит. инцидент и к сотруднику накладываются санкции в виде невыполнения части КПИ

Тоесть обратите внимание, сделав один раз такие документы, руководитель освобождает себе кучу времени, его сотрудники становятся дисциплинированными, понимают свою ответственность и в результате команда работает как часы

Задача руководителя здесь - это не вносить правки, хотя и без них никуда. Основная задача руководителя - это каждый день думать над тем, что нужно сделать, чтобы его отдел работал эффективней, чтобы производил больше результата на одну единицу времени. Это ключевое

А если у вас с процессами хаос, то компания расти не сможет, вы будете масштабировать хаос, выгорать, стрессовать

Мы рассмотрели небольшой кусочек того, как руководителю сделать работу команды более эффективной, однако есть еще множество инструментов которые нужно внедрять, если вы хотите масштабироваться - мотивация, корпоративная культура, качество, цели, методики, дашборды, бизнес-процессы, регламенты, мейндмапы, дорожные карты, таблицы, отчеты и тд.

Начав с меньшего сейчас, вы поймете, как это, когда все работает само - как механизм часов и уже не сможете работать иначе

И главное, как сказал один умный человек: Счастье - это результат хорошо организованной жизни

Больше про систематизацию бизнеса и управление читайте в моем телеграм канале - Перейти