Кейс. Аудит нового тендерного отдела торгующей компании.
Не так давно, я провел аудит компании, занимающейся поставками спецтехники (коммерческий и легковой транспорт). Расскажу в деталях, что было, какие вопросы задали (можете использовать), какой план аудита разработал (можете использовать) и сколько это стоило для собственника бизнеса.
Начали с блока вопросов чтобы понять общую картину.
Организационно-административные вопросы:
1. Есть ли утвержденный регламент по подготовке и подаче тендерных заявок?
2. Используются ли чек-листы при проверке заявок перед подачей?
3. Кто отвечает за проверку и контроль качества заявок перед их отправкой?
4. Существует ли должностная инструкция для сотрудников, работающих с тендерами?
5. Ведется ли журнал или реестр поданных тендерных заявок?
6. Существует ли внутренний архив (база знаний) выигранных и проигранных заявок?
7. Назначен ли сотрудник, ответственный за анализ причин отказов и проигрышей?
8. Проводится ли регулярный анализ причин проигрышей тендеров?
9. Как часто проводится внутреннее совещание по вопросам участия в тендерах?
10. Фиксируются ли результаты анализа проигрышей и принимаются ли меры по устранению выявленных недостатков?
Вопросы кадрового обеспечения и компетентности сотрудников:
11. Есть ли у сотрудников, занимающихся подготовкой заявок, профильное образование или специальная подготовка?
12. Когда последний раз сотрудники проходили обучение по работе с госзакупками (44-ФЗ, 223-ФЗ)?
13. Проводится ли регулярное повышение квалификации сотрудников по техническим аспектам деятельности компании?
14. Существуют ли внутренние инструкции или памятки для сотрудников по работе с тендерами?
15. Как оценивается компетентность сотрудников, ответственных за подготовку заявок?
16. Достаточно ли сотрудников в штате, чтобы обеспечить качественную подготовку заявок?
17. Проводится ли оценка уровня нагрузки сотрудников, работающих с тендерами?
Вопросы технической подготовки и проверки заявок:
18. Кто отвечает за техническую экспертизу заявок перед подачей?
19. Проводится ли перекрестная проверка технических частей заявки другими сотрудниками?
20. Используются ли внешние консультанты или эксперты для проверки заявок?
21. Как фиксируются выявленные ошибки в технической части заявок?
22. Существует ли система контроля сроков подготовки и подачи заявок?
23. Как обеспечивается своевременное устранение выявленных ошибок перед отправкой заявки?
Вопросы коммуникации и взаимодействия:
24. Каким образом сотрудники взаимодействуют друг с другом при подготовке заявок (лично, переписка, мессенджеры)?
25. Как фиксируются и сохраняются итоги обсуждений по тендерам?
26. Используется ли специализированное ПО для совместной работы над заявками (AMOCRM, Битрикс24)?
27. Какие каналы коммуникации используются для оперативного решения возникающих проблем в процессе подготовки заявки?
Вопросы мотивации и стимулирования персонала:
28. Существует ли система премирования сотрудников за выигранные тендеры?
29. Есть ли мотивация за качество подготовки документов (отсутствие ошибок)?
30. Как оценивается вклад каждого сотрудника в подготовку выигранного тендера?
Вопросы анализа конкурентов и рынка:
31. Проводится ли регулярный мониторинг конкурентов по результатам участия в тендерах?
32. Анализируются ли причины успеха конкурентов в аналогичных тендерах?
33. Оцениваются ли конкурентные преимущества компании при подаче заявки?
Вопросы планирования и прогнозирования участия в тендерах:
34. Составляется ли план участия компании в тендерах на квартал/год?
35. Проводится ли предварительный анализ целесообразности участия в конкретном тендере (рентабельность, риски)?
36. Оцениваются ли ресурсы компании перед принятием решения об участии в тендере?
37. Проводится ли оценка рисков участия в конкретном тендере?
38. Как фиксируются и учитываются выявленные риски при принятии решения об участии?
Вопросы юридического сопровождения:
39. Проверяются ли заявки на соответствие требованиям законодательства о закупках (44-ФЗ, 223-ФЗ)?
40. Привлекается ли юрист компании к проверке документов заявки перед подачей?
Вопросы учета опыта прошлых тендеров:
41. Используется ли накопленный опыт предыдущих тендеров при подготовке новых заявок?
42. Есть ли типовые шаблоны успешных заявок, которые используются при подготовке новых документов?
Вопросы информационной поддержки процесса участия в тендерах:
43. Используются ли специализированные информационные системы (типа Контур.Закупки, СБИС) для поиска и анализа тендеров?
44. Как обеспечивается своевременное информирование сотрудников о появлении новых интересных закупок?
Вопросы финансовой подготовки заявки:
45. Кто отвечает за расчет ценового предложения для участия в тендере?
46. Проверяется ли расчет цены на предмет ошибок и соответствия рыночным условиям?
Дополнительные вопросы по улучшению процесса работы с тендерами:
47. Каким образом внедряются изменения после выявления ошибок в работе с тендерами?
48. Есть ли практика проведения внутренних тренингов или отправку на обучение специалистов по работе с закупками?
49. Проводится ли регулярный аудит эффективности процесса участия в закупках (например, ежегодно/ежеквартально)?
50. Как фиксируются пожелания и предложения сотрудников по улучшению процесса подготовки тендерных заявок?
Можете использовать данный перечень, представленные вопросы помогут комплексно оценить текущую ситуацию с участием компании в тендерах, выявить слабые места и определить направления для дальнейшего совершенствования данного процесса.
ПЛАН ПРОВЕДЕНИЯ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА ТЕНДЕРНОГО ОТДЕЛА
• Оценка эффективности процесса подготовки и участия в тендерах.
• Выявление существующих рисков и слабых мест в работе отдела.
• Проверка соблюдения законодательства (44-ФЗ, 223-ФЗ), внутренних регламентов и инструкций компании.
• Оценка достаточности кадровых ресурсов и уровня компетентности сотрудников.
• Формулирование рекомендаций по улучшению работы тендерного отдела.
1.2 Область проведения аудита:
• Организационно-административные процессы
• Кадровое обеспечение и компетенции сотрудников
• Процесс подготовки и подачи тендерных заявок
• Юридическое сопровождение процесса участия в закупках
• Анализ рынка, конкурентов и ценообразования
• Управление рисками при участии в тендерах
• Информационная поддержка процесса участия в закупках
• Финансовые расчеты и ценообразование в рамках тендерной деятельности
• Система мотивации сотрудников тендерного отдела
• Проверяемый период (текущий или предыдущий год).
2. Проверка организационно-административных процессов
2.1 Наличие утвержденного регламента по участию компании в тендерах.
2.2 Проверка наличия должностных инструкций сотрудников тендерного отдела.
2.3 Проверка наличия чек-листов для контроля качества заявок перед подачей.
2.4 Оценка эффективности документооборота (журналы регистрации заявок, архивы документов по выигранным/проигранным тендерам).
2.5 Проверка наличия отчетности по итогам участия в тендерах (анализ причин отказов, проигрышей, успешных практик).
3. Проверка кадрового обеспечения и компетенций сотрудников
3.1 Оценка квалификации сотрудников тендерного отдела: наличие профильного образования, сертификатов, курсов по госзакупкам (44-ФЗ, 223-ФЗ).
3.2 Проверка регулярности повышения квалификации сотрудников отдела (обучения, семинары, вебинары).
3.3 Оценка достаточности количества сотрудников для эффективного выполнения задач по подготовке заявок и участию в тендерах.
3.4 Анализ уровня нагрузки сотрудников и распределения обязанностей внутри отдела.
4. Проверка процесса подготовки и подачи заявок на участие в тендерах
4.1 Анализ порядка принятия решений об участии в конкретном тендере (оценка целесообразности участия).
4.2 Проверка соблюдения сроков подготовки заявок и наличия системы контроля сроков подачи документации.
4.3 Проверка качества технической части заявок (технические характеристики автомобилей, коммерческой техники, соответствие требованиям заказчика).
4.4 Проверка наличия перекрестной проверки заявок другими сотрудниками или привлеченными экспертами перед подачей.
4.5 Оценка системы фиксации выявленных ошибок и их устранения перед отправкой заявки.
5. Юридическое сопровождение процесса участия в закупках
5.1 Проверка участия юриста компании в подготовке и проверке заявок на соответствие законодательству РФ (44-ФЗ, 223-ФЗ).
5.2 Анализ наличия типовых форм договоров и контрактов, используемых при участии в закупках.
6. Анализ рынка, конкурентов и ценообразования
6.1 Проверка наличия регулярного мониторинга рынка закупок автомобилей и коммерческой техники, анализа цен конкурентов и рыночных условий.
6.2 Оценка конкурентных преимуществ компании на рынке тендерных закупок автомобилей и коммерческой техники (наличие дилерских соглашений, эксклюзивных условий поставки от производителей, гарантийные условия).
7. Управление рисками при участии в тендерах
7.1 Проверка наличия системы оценки рисков участия в конкретных закупках (финансовые риски, риски поставки, юридические риски).
7.2 Анализ учета выявленных рисков при принятии решений об участии в конкретных тендерах.
8. Информационная поддержка процесса участия в закупках
8.1 Проверка использования специализированных информационных систем для поиска и анализа тендеров (Контур.Закупки, СБИС, Тендерплан).
8.2 Оценка своевременности информирования сотрудников о новых объявленных закупках.
9. Финансовая подготовка заявок и ценообразование
9.1 Анализ процесса формирования ценового предложения для участия в тендере (калькуляция себестоимости, маржинальность сделки).
9.2 Проверка наличия системы контроля правильности расчетов цены заявки на предмет ошибок и соответствия рыночным условиям.
10. Система мотивации сотрудников тендерного отдела
10.1 Анализ существующей системы премирования сотрудников за выигранные тендеры и успешные результаты работы отдела.
10.2 Проверка наличия мотивации за качественную подготовку документов (отсутствие ошибок, своевременность подачи).
11. Анализ опыта прошлых периодов участия в тендерах
11.1 Проверка использования накопленного опыта предыдущих выигранных/проигранных тендеров при подготовке новых заявок (наличие базы знаний, типовых шаблонов документации).
12. Коммуникация внутри компании при подготовке к тендерам
12.1 Анализ эффективности коммуникаций между сотрудниками отдела продаж, техническими специалистами, юристами и финансовыми службами при подготовке заявок.
12.2 Оценка используемых каналов коммуникации (CRM-системы, мессенджеры, электронная почта) и их результативности.
13.1 Общий анализ полученных данных: выявление сильных сторон и слабых мест работы тендерного отдела.
13.2 Формирование перечня выявленных несоответствий требованиям законодательства или внутренним регламентам.
13.3 Разработка рекомендаций по устранению выявленных недостатков.
13.4 Предложения по совершенствованию процессов подготовки и участия компании в закупках автомобилей и коммерческой техники.
13.5 Подготовка отчета по результатам аудита с указанием ответственных лиц и сроков реализации рекомендаций.
Можете использовать данный план, он позволит комплексно оценить деятельность тендерного подразделения компании, выявить существующие проблемы и определить пути их решения для повышения эффективности работы компании на рынке государственных и коммерческих закупок легковой и коммерческой техники.
Получив ответы на все выше вопрос и пройдясь по плану, я выделил несколько основных причин, которые могут приводить к частым проигрышам тендеров и техническим ошибкам при подготовке заявок:
1. Отсутствие регламентов и инструкций по работе с тендерами.
2. Отсутствие контроля качества подготовки заявок (техническая экспертиза проводится самими сотрудниками, без дополнительного контроля).
3. Недостаточный анализ причин отказов и проигрышей.
4. Недостаток системного обучения сотрудников.
5. Недостаточно эффективная коммуникация (переписка не всегда позволяет оперативно выявлять ошибки и своевременно их исправлять).
6. Периодическая перегруженность сотрудников, приводящая к снижению качества работы.
Были даны рекомендации по улучшению ситуации:
1. Разработка регламента и чек-листов:
• Создайте четкий регламент по подготовке, проверке и подаче тендерных заявок.
• Внедрите чек-листы для проверки технической части заявок перед подачей.
2. Внедрение системы контроля качества:
• Назначение ответственного сотрудника, который будет проверять заявки на соответствие техническим требованиям перед отправкой.
• Если нет возможности выделить отдельного сотрудника, введите практику перекрестной проверки (один сотрудник проверяет заявку другого).
• Организуйте регулярный разбор причин отказов и проигрышей тендеров (например, раз в месяц). Фиксируйте результаты анализа, чтобы избежать повторения ошибок.
• Создайте простую форму или таблицу для фиксации типовых ошибок и проблемных зон.
• Введите регулярные короткие совещания (например, ежедневные утренние планерки или еженедельные встречи) для обсуждения текущих заявок, возникающих вопросов и проблем.
• Используйте инструменты постановки задач и контроля сроков (например, Битрикс24, AMOCRM, или аналогичные системы), чтобы оперативно выявлять проблемы и своевременно их устранять.
5. Системное обучение сотрудников:
• Организуйте периодическое обучение сотрудников: вебинары, семинары, курсы (скидка 10% по промокоду "Якушин") по участию в тендерах, законодательству о госзакупках (44-ФЗ, 223-ФЗ), а также по техническим аспектам вашей отрасли.
• Создайте внутреннюю базу знаний с примерами успешных заявок и типовыми ошибками.
6. Управление загрузкой сотрудников:
• Планируйте нагрузку равномернее, избегая пиковых перегрузок персонала.
• При периодической перегрузке рассмотрите возможность привлечения новых сотрудников или перераспределения задач между сотрудниками.
7. Мотивация и стимулирование:
• Продолжайте использовать бонусную систему за выигранные тендеры, но дополните ее мотивацией за качество подготовки документов (например, премии за отсутствие технических ошибок в заявках).
А теперь самое интересное 💵💵💵 Расчет трудозатрат на проведение внутреннего аудита тендерного отдела (на основании вышеизложенного плана):
Этапы аудита и примерная продолжительность:
• Изучение внутренних регламентов, должностных инструкций, нормативной базы компании — 2 часа
• Подготовка чек-листов, анкет и форм для проведения аудита — 2 часа
Итого по этапу: 4 часа
2. Проверка организационно-административных процессов:
• Анализ регламентов, должностных инструкций, системы документооборота — 2 часа
Итого по этапу: 2 часа
3. Проверка кадрового обеспечения и компетенций сотрудников:
• Оценка квалификации сотрудников, проверка сертификатов, дипломов, проведение интервью с сотрудниками — 2 часа (по часу на 1 сотрудника)
Итого по этапу: 2 часа
4. Проверка процесса подготовки и подачи заявок на участие в тендерах:
• Выборочная проверка документов по ранее поданным заявкам по 223 ФЗ (10 заявок × 30 минут на заявку) — 5 часов
Итого по этапу: 5 часов
5. Юридическое сопровождение процесса участия в закупках:
• Проверка юридических документов, типовых форм договоров, консультация с юристом компании — 3 часа
Итого по этапу: 3 часа
6. Анализ рынка, конкурентов и ценообразования:
• Проверка наличия мониторинга рынка и анализа конкурентов, оценка конкурентных преимуществ — 3 часа
Итого по этапу: 3 часа
7. Управление рисками при участии в тендерах:
• Оценка системы управления рисками, создание документов по оценке рисков — 3 часа
Итого по этапу: 3 часа
8. Информационная поддержка процесса участия в закупках:
• Проверка используемых информационных систем и ресурсов — 1 час
Итого по этапу: 1 час
9. Финансовая подготовка заявок и ценообразование:
• Проверка финансовых расчетов и калькуляций (выборочно – 10 заявок × 30 минут на заявку) — 5 часов
Итого по этапу: 5 часов
10. Система мотивации сотрудников тендерного отдела:
• Анализ системы мотивации сотрудников, проверка документов, интервью с сотрудниками и руководством — 2 часа
Итого по этапу: 2 часа
11. Анализ опыта прошлых периодов участия в тендерах:
• Оценка использования базы знаний и шаблонов документов — 2 часа
Итого по этапу: 2 часа
12. Коммуникация внутри компании при подготовке к тендерам:
• Оценка эффективности коммуникаций между отделами (интервью, анализ переписки) — 3 часа
Итого по этапу: 3 часа
• Формирование итогового отчета с рекомендациями и презентация результатов руководству компании — 5 часов
Итого по этапу: 5 часов
Подготовительный этап: 4 ч
Организационно-административные процессы: 2 ч
Кадровое обеспечение и компетенции: 2 ч
Подготовка и подача заявок: 5 ч
Юридическое сопровождение: 3 ч
Анализ рынка и конкурентов: 3 ч
Управление рисками: 3 ч
Информационная поддержка: 1 ч
Финансовая подготовка заявок: 5 ч
Система мотивации сотрудников: 2 ч
Анализ опыта прошлых периодов: 2 ч
Коммуникация внутри компании: 3 ч
Подведение итогов аудита и отчетность: 5 ч
ИТОГО ОБЩИЕ ТРУДОЗАТРАТЫ:
4 + 2 + 2 + 5 + 3 + 3 + 3 + 1 + 5 + 1 + 2 + 3 + 5 = 41 час
Стоимость одного часа работы аудита = 5000 рублей/час
Количество часов на аудит = 41 час
ИТОГО СТОИМОСТЬ АУДИТА = 41 × 5000 = 205 000 рублей
Таким образом, аудит тендерного отдела занял ориентировочно 41 час и его стоимость составила 205 000 рублей. (именно в данном случае)
Спустя 2 месяца....(из отзыва собственника бизнеса и тендерных спецов)
Положительное влияние аудита на работу тендерного отдела:
1. Улучшение организационно-административных процессов:
• Оптимизирован документооборот и регламентированы процедуры подготовки тендерной документации, что позволило сократить сроки подготовки заявок на 20-25%.
• Повышена прозрачность и контролируемость рабочих процессов, что снизило количество ошибок и повысило качество подаваемых заявок.
2. Повышение квалификации сотрудников:
• Благодаря рекомендациям по обучению и развитию персонала была повышена компетентность сотрудников, что привело к увеличению количества выигранных тендеров на 15-20%.
• Улучшилась мотивация сотрудников за счет внедрения эффективной системы KPI и бонусирования.
3. Повышение качества подготовки тендерных заявок:
• Внедрение новых стандартов подготовки документов позволило снизить количество отклоненных заявок на 30%.
• Повысилась точность финансовых расчетов, что позволило увеличить рентабельность выигранных контрактов в среднем на 10-12%.
4. Эффективное управление рисками:
• Снижены риски участия в тендерах благодаря внедрению системы предварительного анализа рисков и оценки рентабельности проектов.
• Минимизированы финансовые и репутационные потери, связанные с участием в невыгодных или рискованных тендерах.
5. Улучшение межотдельного взаимодействия и коммуникаций:
• Установлены четкие каналы коммуникаций между тендерным отделом и другими подразделениями (финансовым, юридическим, производственным), что ускорило согласование документов и повысило оперативность принятия решений.
Польза для собственника бизнеса:
• В результате повышения эффективности работы тендерного отдела и увеличения доли выигранных тендеров объем заключенных контрактов вырос на 15-20%, что обеспечило увеличение выручки компании.
2. Повышение прибыльности бизнеса:
• За счет оптимизации затрат, снижения количества ошибок и повышения рентабельности выигранных контрактов чистая прибыль компании увеличилась на 5-6% от изначальной прибыли.
3. Снижение рисков ведения бизнеса:
• Благодаря внедрению системного подхода к управлению рисками компания избежала участия в невыгодных проектах, что предотвратило потенциальные убытки.
4. Рост конкурентоспособности компании:
• Улучшение качества заявок и повышение профессионализма сотрудников позволили компании укрепить свои позиции на рынке и расширить клиентскую базу.
5. Повышение прозрачности и контролируемости бизнеса:
• Собственник получил четкое понимание текущей ситуации в тендерном направлении, что помогло принять взвешенные управленческие решения и стратегически планировать дальнейшее развитие компании.
Итоговый экономический эффект:
При первоначальных затратах на проведение аудита в размере 205 000 рублей, компания получила значительный экономический эффект в виде дополнительной прибыли, снижения издержек и минимизации рисков. По итогам 2-х месяцев суммарный положительный эффект от внедренных рекомендаций оценивается в размере не менее 3-4 млн рублей выросшей прибыли.
P.S. Заявки на аудит пока не принимаю😀. Выборочно беру в работу компании исключительно из своей ниши "Коммунальная, дорожная спецтехника". И вообще это пока хобби, основная работа - это поставка техники госзаказчикам)