Удаленное исполнение контрактов
Одним из главных страхов многих начинающих участников Госзаказа, является удаленное исполнение.
То есть многие боятся, что придется ехать за сотни или даже тысячи километров и решать какие-то вопросы с заказчиками.
Поэтому в этой статье мы хотим рассказать вам, как в 2024 году можно исполнять контракты, не выходя из дома, и решать все вопросы с помощью телефона и компьютера. А именно, организовывать работу с курьерами и логистическими компаниями, а также контролировать процессы и управление доставкой.
Если глобально посмотреть на исполнение контрактов, то можно сказать, что в 2024 году этот процесс стал сильно проще и дешевле
Потому что огромное количество курьеров логистических компаний и частных извозчиков могут доставить ваш товар откуда угодно и куда угодно. А с появлением электронного документооборота подписать любые документы стало задачей пяти минут.
Поэтому тем, кто сейчас начинает свой путь в госзаказе, будет сильно проще.
Но, безусловно, это только для тех, кто понимает, как делать правильно, потому что допустить ошибку можно на всех этапах логистики, и результат будет крайне плачевным.
Для того, чтобы успешно исполнить контракт, вам нужно доставить необходимый для заказчика товар в необходимые сроки. В контракте всегда прописываются сроки, и на них вы и ориентируетесь. А для того, чтобы просчитать стоимость доставки, вам всегда нужно знать два параметра: это вес груза и габариты груза (ширина, длина, глубина, высота, объем).
Информацию по весу и габаритам вы всегда можете получить у продавца. Если продавец сам не знает эту информацию, ее всегда можно посмотреть в паспорте товара.
По самой доставке всегда есть два варианта: либо у вашего продавца есть своя услуга по доставке товара, и вас устраивает его цена. Тогда вы с ним договариваетесь о сроках доставки и оплачиваете товар, в стоимость которого входит доставка.
Но бывает так, что у вашего продавца нет доставки или вас не устраивает его цена. Тогда, получив информацию о весе и габаритах, вы обращаетесь в любые организации, занимающиеся перевозками. Чтобы получить расчёт, вы называете им "Точку А", где находится товар, "Точку Б", куда его надо отвезти, вес и габариты, и просите озвучить вам стоимость.
Для наших учеников есть специальные условия в некоторых логистических компаниях, которые позволяют экономить на доставке. Это важно, поскольку для новичка ни один тендер может не показаться интересным именно из-за самостоятельного не верного просчета логистики.
Если мы говорим о поставке товаров, то закрывающими документами являются счет и УПД (универсальный передаточный акт). Эти документы можно сформировать прямо в банке клиента, где у вас открыт расчетный счет. Вы их печатаете в двух экземплярах, подписываете и ставите печати.
На данный момент у нас есть два способа отправки документов. Первый - это отправка оригиналов курьером. Второй - это ЭДО (электронный документооборот). Начну с второго способа. В данный момент все заказчики и все площадки постепенно переходят на ЭДО. То есть через 1-2 года будет только ЭДО. Однако пока еще не все заказчики и площадки работают с электронными документами. Многие заказчики просят прислать им оригиналы документов на бумаге по почте. Как правило, все это прописано в контракте. Как вы будете обмениваться документами с заказчиком, если указано использование ЭДО? Вы сканируете подписанные документы, заходите на площадку в вашем контакте/оферте и загружаете их туда. Подписываете их с помощью электронной подписи и отправляете заказчику.
Если ваш заказчик просит вас отправить оригиналы на бумаге или в контракте нет упоминания о ЭДО, то вы нанимаете курьера и отправляете документы заказчику. Вы можете отправить их вместе с товаром или до доставки товара заказчику. То есть желательно, чтобы документы были отправлены до того, как товар достигнет заказчика.
Здесь важно понимать, что неправильно сделанные документы приводят к неполучению денег. То есть если накосячить в заполнении документов, вы не получите деньги.
3. Курьеры и логистические компании.
В данный момент на рынке огромное количество курьеров и логистических компаний. При этом есть еще и сервисы типа Авито, где всегда можно заказать эту услугу. При выборе партнера по доставке чего-либо не всегда нужно ориентироваться только на цену. Иногда сроки важнее цены, иногда отзывы и история компании важнее цены, иногда отношения в долгосрочной перспективе важнее цены в момент, иногда сервис и удобство важнее цены. Каждый выбирает сам для себя, исходя из своих личных запросов.
Единственное, что важно для всех, – это проверка контрагента. Не забывайте всегда проверять опыт, отзывы, репутацию и количество судов компании, чтобы понимать, что вас не обманут.
Очень часто новички попадают в неприятные ситуации, не зная, как правильно проверять тех, кто будет доставлять вам товар или документы. Поэтому это крайне важный навык.
При удаленном исполнении контракта очень важно понимать, что товар, который вы отправляете заказчику, должен соответствовать на 100%. Это означает, что вы должны быть уверены на 100%, что заказчик получает именно тот товар, который он хочет. Чтобы ожидания и реальность заказчика совпадали, всегда можно уточнить эти ожидания.
А еще всегда можно отправить заказчику фото или видео о товаре перед его отправкой или отправить один пробный экземпляр перед поставкой партии. Либо отправьте документы на товар, паспорт или сертификат соответствия. Также следите за тем, чтобы все документы на товар, закрывающие документы, приезжали к заказчику либо вместе с товаром, либо раньше товара. Потому что без документов заказчик не сможет принимать ваш товар, и вы будете ждать, пока приедут документы.
Также есть еще один нюанс: когда ваш товар доставляет какая-то транспортная компания, у них всегда есть свои заказные документы. В этих документах вы являетесь собственником груза, а грузополучатель - заказчик. Так вот, когда товар привозят курьером или экспедитором, обязательно должен дать заказчику расписаться в получении товара. Это делается для того, чтобы в случае каких-то проблем в суде или ФАСе вы могли доказать факт доставки товара в конкретную дату.
Несмотря на то, что я неоднократно подчеркиваю важность отправки товара, который полностью соответствует, к нам часто обращаются новички, которые решают начать самостоятельно и даже выиграли контракт. Но при поставке начались проблемы, заказчик не принимает товар, расторгает контракт и выставляет штраф.
Важно держать руку на пульсе на всех этапах исполнения контракта. То есть, вы всегда уведомляете и предупреждаете заказчика о дате прихода к нему товара. Оформляете пропуск на заход или заезд курьера на территорию заранее. Согласовываете, когда заказчик может или готов принять товар, и только после этого отправляете его. Вы всегда должны быть в курсе, на каком этапе сейчас у вас доставка, где она едет, когда приедет и т.д. и т.п.
В заключение, хотелось бы сказать, что удаленное исполнение контракта по Госзаказу это совсем не сложно, но требует эффективной организации работы и управления логистикой. Правильная организация работы с курьерами и логистическими компаниями, отправка закрывающих документов, контроль процессов и правильный подход к доставке товаров помогут обеспечить успешное исполнение контракта и удовлетворить ожидания государственного заказчика. Ошибки в организации и контроле исполнения контракта очень часто могут привести не только к потере денег, но и к попаданию в реестр недобросовестных поставщиков, поэтому очень важно на всех этапах не допускать ошибок.