Полное руководство по Google Docs

Плюсы и минусы Google Docs

Сравнивать будем с главным конкурентом – MS Word.

Преимущества:

Сервис бесплатный. Конечно, Word можно «спиратить» – и он тоже станет бесплатным. Но вот в коммерческих организациях этим заниматься нельзя.
Могут наказать.
Все хранится в облаке. Если компьютер сломался или привис – информация останется целой.
Простой обмен файлами. Отправили ссылку – человек получил документ. Это экономит кучу времени вам, вашим коллегам и клиентам.
Инструменты для коллективной работы. Над одним файлом может работать несколько человек одновременно.
Удобная история изменений. Удалили что-то важное, а потом написали еще 2 страницы текста? Нажимать Ctrl+Z 1000 раз вам не потребуется.
Голосовой ввод. Устали глаза? Хочется поработать, лежа на диване? Просто надиктуйте текст роботу. Он довольно хорошо понимает русскую речь.
Кроссплатформенность. Google Docs работает на любом устройстве с любой операционной системой.

Недостатки:

Работает медленнее. Особенно с объемными текстами при низкой скорости интернета. Там где Word «летает», Google Docs может начать спотыкаться.
Зависит от аккаунта. Все документы хранятся на облаке, которое привязано к вашей учетной записи. Лишитесь доступа – лишитесь всего.
Зависит от разработчика. Если завтра Google закроется – что будет с вашей работой? Проблема решается путем создания бекапов в docx-формате.
Зависит от интернета. Без доступа к сети вы не сможете ничего открыть. За исключением файлов, которые хранятся в кеше.

Сервис очень хорош. Многие из тех, кто его пробовал, поначалу плевались, а потом внезапно удаляли Word.

Начало работы в Google Docs

Для начала вам нужен аккаунт Gmail. Если еще не зарегистрировались – сделайте это. Сразу после регистрации вы сможете пользоваться сервисом. Для этого перейдите по ссылке.

Вы попадете в главное меню. Здесь находится список последних документов, с которыми вы работали, и кнопка «Создать». Нажмите на нее.

Нажмите на красную кнопку

После этого вы попадете на страницу, которая очень напоминает MS Word, и сможете работать с текстом.

Интерфейс напоминает MS Word

Другой способ начать работу – через Google Диск. Он создается автоматически, как только регистрируетесь в Gmail. Вызовите контекстное меню (ПКМ) и создайте документ. Вас сразу же перенесет на рабочую страницу.

Создание файла через Google Диск

Если вы уже создавали какие-то файлы – просто откройте их, чтобы продолжить работу.

Чтобы вернуться в главное меню, щелкните по логотипу Google Docs в верхнем левом углу.

Возврат в главное меню

Как открыть docx-файл

В Google Docs можно работать с документами, созданными в Word (нужно установить плагин «Редактирование файлов Office»). Для этого зайдите в меню «Файл» и нажмите «Открыть».

Нажмите «Открыть»

Выберите пункт «Загрузка» и укажите путь к документу на вашем компьютере.

Загружаем документ

С docx сервис работает не очень хорошо, поэтому рекомендуется сразу же преобразовать файл. Откройте «Файл» и выберите «Сохранить в формате Google Документов».

Внимание! Если в тексте много графики и диаграмм, форматирование текста после преобразования может «поплыть».

Как сохранить документ в Google Docs

Как только вы создаете документ – он автоматически сохраняется на Google Диске. Чтобы переименовать файл – кликните по названию в левом верхнем углу и отредактируйте его.

Переименовываем файл

Вам вообще не нужно заботится о сохранении. Забудьте про Ctrl+S. Вы вводите символ – сервис сохраняет изменения. Если компьютер выключится в процессе работы – вы не потеряете ни единого слова.

По умолчанию все документы сохраняются в корневой каталог Диска. Вы можете поместить его в любое другое место. Для этого нажмите по значку «Упорядочить», «Переместить объект». Создавайте папки и размещайте в них свои проекты.

Папки в Google Docs

Вы также можете перемещать объекты в самом Google Диске. Просто перетягивайте их в нужные папки, как будто работаете с Проводником Windows.

Работа с Google Docs напоминает работу с Проводником Windows

Если вам нужно сохранить файл не в облаке, а на компьютере – просто скачайте его. Откройте меню «Файл», «Скачать как» и выберите нужный формат.

Скачиваем файл в удобном формате

Работа с текстом в Google Docs

Здесь можно делать практически все то же, что в MS Word. Интерфейс очень похож. Вряд ли он вызовет у вас проблемы.

Панель инструментов

Здесь находится большинство инструментов, нужных для работы с текстом.

Панель инструментов Google Docs

Печать. тут все понятно. Отправляет документ на печать.

Отменить-Повторить. Отменяет последнее действие или совершает его еще раз.

Копировать форматирование. Выделите текст и нажмите на эту кнопку, чтобы сохранить параметры форматирования (шрифт, цвет, размер, выравнивание). Теперь выделите другой текст, чтобы применить параметры к нему.

Масштаб. Приближает и отдаляет текст, не изменяя размер его шрифта.

Стили. Шаблоны, между которыми можно быстро переключаться. Удобно для создания заголовков и форматирования скопированного из внешних источников текста.

Заголовки в Google Docs

Шрифт и размер. По умолчанию шрифтов немного, но есть возможность подключать новые.

Эффекты и цвет. Жирный, курсив, подчеркивание. Здесь же выбирается цвет текста и фона (как бы выделение маркером).

Оформление текста в Google Docs

Вставить ссылку. Создает гиперссылки в документе.

Комментарий. Добавляет заметки и напоминания на полях. Очень удобно, чтобы ничего не забыть.

Выравнивание. Текст можно «прижать» к левому или правому краю листа, разместить по центру или сделать все строчки одинаковыми по ширине.

Выравнивание текста в Google Docs

Межстрочный интервал. Задает расстояние между строчками текста.

Списки. Создает нумерованные и маркированные списки.

Отступ. Расстояние от края листа до текста.

Очистить форматирование. Удаляет все эффекты с текста.

Способы ввода. Вызывает различные экранные клавиатуры.

Экранная клавиатура в Google Docs

Если на экране не хватает места для всех инструментов – часть из них прячется в папке «Дополнительно».

Работа с изображениями

Вы можете вставлять в текст изображения, если они нужны. Просто скопируйте картинку в документ или «перетащите» ее с сайта.

Пример вставленной картинки

Другой способ – инструмент «Изображение» в меню «Вставка».

Вставка изображения через меню

Здесь вы можете сделать снимок с веб-камеры, указать ссылку на картинку, загрузить файл с компьютера или даже использовать поиск Google.

Окно вставки изображения

После этого вы можете задать ее размеры, повернуть и настроить обтекание текстом. Изображение можно копировать, переставлять, сделать гиперссылкой, выравнивать по нужному краю листа или по центру.

Форматирования изображения

В контекстном меню есть раздел «Настройки изображения». Здесь можно изменить прозрачность, яркость, контрастность и поменять цветопередачу.

Настройки цветокоррекции

В Google Docs можно обрезать картинки, убирая ненужные части. В контекстном меню выберите пункт «Обрезать изображение» и с помощью рамок укажите область, которую нужно оставить.

Обрезаем изображение

Двойной щелчок по картинке тоже вызывает рамку для обрезки.

Работа со списками

Списки создаются с помощью кнопок «Маркированный список» и «Нумерованный список» на панели инструментов. Вы можете переключаться между ними в любой момент. Так что не бойтесь выбрать что-то не то.

Списки в Google Docs

Новый пункт списка создается с помощью клавиши Enter. Если нужно написать что-то с новой строки, не создавая новый пункт, используйте Ctrl+Enter.

Стрелочки возле кнопок позволяют выбрать шаблон. Он влияет только на внешний вид маркеров (арабские или римские цифры, точки или галочки и т.д.).

Шаблоны списков

Уже созданные маркеры можно менять, если выделить их а затем кликнуть правой кнопкой мыши. Вы можете назначить уникальный маркер для каждого пункта в списке.

Уникальный маркер для каждого пункта

В нумерованном списке вы можете сбросить счетчик на любом пункте и начать нумерацию заново. Это делается через контекстное меню.

Начинаем новую нумерацию

Чтобы создать многоуровневый список, используйте кнопки «Уменьшить отступ» и «Увеличить отступ». Просто выделите нужные пункты и сдвигайте их влево-вправо.

Создание многоуровневого списка

Работа с таблицами

В меню есть вкладка «Таблица». Откройте ее и выберите пункт «Вставить таблицу». На появившейся сетке задайте количество столбцов и строк (максимум 20х20).

Создаем таблицу

Теперь вы можете заполнять ячейки текстом и изображениями. Если нужно создать еще строку или столбец, кликните ПКМ по таблице и в контекстном меню выберите «Вставить».

Добавляем строки и столбцы

Вы можете создать новую строку выше или ниже выбранной ячейки. А новый столбец – правее или левее текущего. Если вызывать контекстное меню неудобно – откройте вкладку «Таблица» в меню. В ней доступны те же действия.

Аналогичным образом удаляются ненужные элементы.

Удаляем строки и столбцы

Вы можете объединять несколько ячеек в одну. Для этого выделите их, вызовите контекстное меню в нажмите «Объединить ячейки». Отменяется действие тоже через меню.

Объединяем ячейки

Чтобы изменить размеры строки или столбца – наведите курсор на линию и перетащите ее в нужную строну.

Если вы щелкните по ячейке – на панели инструментов появятся новые кнопки. С их помощью можно стилизовать таблицу, сделать ее более наглядной.

Форматируем таблицу

Цвет фона – закрашивает выбранные ячейки;

Цвет границ – задает цвет линий вокруг выбранных ячеек.

Ширина границ – меняет толщину (жирность) линий. Если выбрать 0 пт – границы вокруг ячеек будут невидимы.

Стиль – меняет вид границ (прямая, пунктир, точки).

Отформатированная таблица

Если выделить одну или несколько ячеек – в правом верхнем углу появится значок-стрелка. Он вызывает меню, в котором можно выделить определенные линии, а не все подряд.

Выделяем определенные линии

Через контекстное меню можно вызвать свойства таблицы.

Заходим в свойства таблицы

Здесь задается выравнивание, отступы, размеры ячеек и параметры линий-границ.

Окно свойств таблицы

Если выделить всю таблицу и нажать Del – вы удалите только содержимое ячеек. Избавиться от самой таблицы можно командой «Удалить таблицу» в контекстном меню.

Удаляем таблицу

Работа с диаграммами

Вы можете создавать в документе графики и диаграммы с помощью инструмента «Диаграмма», который находится во вкладке «Вставка».

Нажмите на кнопку открыть в таблицах

На выбор дается 4 вида:

Линейчатая;
Столбчатая;
Круговая;
График.

Google Docs не умеет работать с диаграммами. Поэтому вместе с графиком создается отдельный файл – Google Таблица. Именно в ней вы будете указывать параметры. Выделите созданный объект и нажмите «Открыть в Таблицах» в верхнем правом углу.

Выделите созданный объект и нажмите «Открыть в Таблицах» в верхнем правом углу

В самой таблице вы можете изменить названия строк и столбцов, добавить новые параметры и изменить значения существующих. Просто кликайте по ячейке в таблице и пишите туда нужные данные.

Заполняем необходимые данные

Внешний вид диаграммы изменяется через контекстное меню.

Изменяем внешний вид диаграммы

Область диаграммы. Здесь задаем шрифт текста, цвет заливки и прозрачность.

Название. Редактируем название, которое написано над графиком.

Легенда. Внешний вид и расположение легенды.

Изменяем внешний вид легенды

Ось. Названия и подписи осей, изменения размера области, на которой нарисован график.

Серии. Внешний вид самих графиков, диаграмм и рядов данных.

Изменяем внешний вид самих графиков, диаграмм и рядов данных

Изменить диаграмму. Меняет стиль – вместо линейной можно сделать круговую, например.

Расширенные настройки. Еще больше параметров для изменения внешнего вида диаграммы.

Окно расширенных настроек

Когда закончите настраивать диаграмму в Таблицах, возвращайтесь в Google Docs и нажмите кнопку «Обновить», которая появится на графике.

Нажмите кнопку Обновить

Если нажмете кнопку «Удалить из таблицы» – диаграмма потеряет связь с данными и превратится в обычный рисунок.

Превращаем таблицу в обычный рисунок

Гораздо проще сначала создать диаграмму в Google Таблицах, а потом импортировать ее в документ. Для этого откройте раздел «Вставка», «Диаграмма» и нажмите «Из таблиц». Выберите таблицу и созданную в ней диаграмму, чтобы вставить ее в текст.

Выберите необходимую таблицу

Работа с рисунками

Рисунки – инструмент, которым можно создавать наглядные схемы, майнд-карты, добавлять надписи и стрелки к изображениям. Это небольшой графический редактор внутри Google Docs.

Чтобы создать новый объект, откройте закладку «Вставка» и выберите пункт «Рисунок».

Выберите пункт «Рисунок»

В открывшемся окне можно рисовать фигуры, писать текст и добавлять изображения.

Окно создания рисунка

Выбрать. Позволяет выделить объекты, чтобы их перемещать, редактировать и удалять.

Линия. Рисует прямые и кривые линии, стрелки и разделители.

Инструмент создания линий

Если выделить уже нарисованную линию, можно изменить ее толщину, цвет, стиль (сплошная, пунктир), добавить метки на концах (например, стрелки).

Созданные линии можно редактировать

Фигура. Рисует геометрические фигуры, стрелки, выноски и математические символы.

Внутри большинства фигур автоматически создается текстовое поле, в котором можно что-нибудь написать.

Внутри большинства фигур автоматически создается текстовое поле

Текстовое поле. Создает область, в которой можно писать текст. Параметры текста задаются во вкладке «Дополнительно».

Текстовое поле

Изображение. Загружает в редактор картинку. Можно использовать изображения на компьютере, на Google Диске, сделать снимок с веб-камеры, указать URL или воспользоваться поиском.

Действия. Вкладка с полезными инструментами: группировка, выравнивание, поворот, сохранение.

Вкладка Действия

Здесь же есть инструмент Word Art, который создает текст с заливкой и контурами.

Кстати, в Google Docs установлен шрифт Impact. Знаете, что это значит? Правильно, здесь можно создавать мемы в пару кликов. Загрузили картинку, добавили Word Art текст, сохранили. Очень удобно.

Добавляем текст к изображению

Если вы хотите сохранить рисунок на локальном диске, откройте «Действия», нажмите «Скачать как» и выберите нужный формат.

Сохраняем изображение

Если рисунок нужен в самом документе, кликните по кнопке «Сохранить и закрыть» в правом верхнем углу.

Сохраняем рисунок в документе

Чтобы отредактировать уже созданный рисунок, выделите его и нажмите «Изменить».

Редактируем рисунок

Работа с формулами

Нет, это не те формулы, которые сами все считают. Это просто база символов, которые используют при написании математических формул.

Откройте раздел «Вставка» и выберите пункт «Формула».

Вставляем формулу

Нажмите «Новая формула», чтобы начать писать.

Нажмите кнопку «Новая формула»

Выберите нужный символ – и он появится в тексте.

Вставляем специальные символы

Некоторые символы просто вставляются в текст, в другие (например, квадратный корень или предел) нужно что-то вписывать. Ничего сложного.

В создании формул нет ничего сложного

Настройка стилей в Google Документах

У вас есть какие-то предпочтения к оформлению документов? Например, размер обычного текста 14 пт, шрифт Times New Roman. Заголовки – 18 пт, жирные.

Вы можете сохранить эти настройки, чтобы Google Docs применял их по умолчанию ко всем новым документам. Для этого выберите нужный стиль (например, заголовок) на панели инструментов и напишите что-нибудь.

Выбираем нужный стиль

Выделите текст и задайте нужные параметры. Укажите шрифт, размер, цвет, задайте междустрочный интервал, добавьте эффекты.

Задаем новые параметры

Не снимая выделение с текста, откройте список стилей и наведите курсор на выбранный стиль. Появится стрелка, открывающая дополнительное меню. Нажмите «Обновить в соответствии с выделенным фрагментом».

Изменяем стиль

Теперь все заголовки в документе будут создаваться с указанными параметрами.

Если вы хотите, чтобы правило распространялось и на другие файлы – откройте список стилей. Выберите раздел «Настройки» и нажмите «Сохранить как стили по умолчанию».

Сохраняем как стили по умолчанию

Когда вы создадите новый документ – в нем уже будут доступны настроенные вами стили.

История изменений в Google Docs

Представьте ситуацию. Вы написали текст, затем удалили его часть. Потом написали еще немного и вдруг решили, что удаленные предложения вам все же нужны. Расстроились и пытаетесь вспомнить, что же там было? Зря.

Откройте меню «Файл» и нажмите «Просмотреть историю изменений».

Просматриваем историю изменений

В правом нижнем углу есть кнопка «Более подробно». Нажмите на нее.

Нажмите на кнопку Более подробно

Откроется огромная история версий документа. Вы можете выбрать любой этап и посмотреть, чем он отличается от текущего текста. Отсюда можно скопировать удаленные фрагменты или просто откатиться к нужной версии.

Можно восстановить любую версию

Это одна из лучших функций Google Документов!

Полезные сервисы в Google Документах

Есть 4 полезных сервиса, которые могут облегчить вашу работу в Google Docs. Они запускаются во вкладке «Инструменты» в меню.

Вкладка инструментов

Статистика

Очень полезный инструмент для копирайтеров. Показывает краткую сводку данных о тексте: сколько написано страниц, слов, символов.

Статистика в Google Docs

Вызывается с помощью кнопки «Статистика» во вкладке «Инструменты» или сочетанием клавиш Ctrl+Shift+C.

Проверка правописания

Мало чем отличается от той, которая есть в MS Word. Вы запускаете проверку, система показывает все слова, которых нет в словаре, и предлагает варианты исправления.

Замена в Google Docs

Поначалу словарный запас Google маловат. Например, слово «копирайтер» сервис считает ошибкой. Но если вы будете усердно добавлять новые слова в пользовательский словарь – через пару месяцев инструмент станет архиполезен. Написали текст, запустили проверку – нашли кучу опечаток.

Автозамена

Открывается кнопкой «Настройки...» во вкладке «Инструменты». Позволяет настроить замену одних символов и слов на другие.

Пример прост. На клавиатуре нет тире. Дефис есть, подчеркивание есть, а тире нет. Конечно, можно его ставить через Alt+0150. Но это не очень удобно. Проще задать комбинацию символов (например 2 дефиса), которая будет автоматически заменяться на нужное тире.

Настройки автозамены

Работать с инструментом просто. В левое поле пишете исходные символы, в правое – конечные.

Здесь же можно разрешить или запретить заменять прямые кавычки парными. Привычных для России «елочек» Google почему-то не знает. Но эта беда решается банальной автозаменой: “ и ” меняется на « и » соответственно.

Заменяем кавычки

Голосовой ввод

Сказочно удобный инструмент. Позволяет наконец-то дать глазам отдохнуть. Конечно, большие тексты с кучей сложных слов вы не надиктуете. Но что-то простенькое – легко.

Робот хорошо распознает русскую речь и понимает команды «запятая», «точка», «новая строка», «абзац», «восклицательный знак», «вопросительный знак».

Запускается кнопкой «Голосовой ввод» в разделе «Инструменты» или комбинацией Ctrl+Shift+S.

Запускаем голосовой ввод

Когда значок с микрофоном красный – идет запись. Чтобы поставить на паузу – просто кликните по нему.

Включение и выключение голосового ввода

Для английского языка в 2016 году появилась поддержка команд для редактирования текста (выбрать, копировать, вставить, удалить, создать заголовок и т.д.). Когда ждать русскоязычную локализацию – неизвестно.

Номер страницы, колонтитулы, сноски, оглавление

Эти вещи вряд ли пригодятся копирайтерам, но будут очень полезны при работе с рефератами, дипломами, технической документацией и книгами (почему бы и не написать книгу в Google Docs?).

Все функции доступны во вкладке «Вставка» в меню

Номер страницы. Google дает 4 варианта на выбор:

Внизу;
Вверху;
Внизу, без первой страницы;
Вверху, без первой страницы.

По умолчанию номер находится в правом углу колонтитула, но вы можете переместить его куда угодно.

Номер страницы можно перенести куда угодно

Сноска. Выделите слово и в разделе «Вставка» выберите пункт «Сноска» (либо нажмите Ctrl+Shift+F). В предложенном месте внизу страницы напишите комментарий.

Сноска в Google Docs

Чтобы убрать сноску, нужно удалять ее номер, а не поле внизу страницы.

Колонтитул. Добавляет область (сверху или снизу), общую для всех страниц документа. Здесь можно указать информацию об авторе, самом документе, разместить ссылку и т.д. Сюда же помещается номер страницы, если вы его создали.

Редактируем колонтинул

Оглавление. Создает список всех заголовков в тексте. Каждый из них – гиперссылка, которая переносит читателя в нужное место.

Создаем интерактивное оглавление

Как подключить новые шрифты в Google Docs

По неведомым причинам Google не разрешает подключать новые шрифты русскоязычным пользователям. Откройте список шрифтов. Там где у всех людей находится кнопка «Добавить», у нас ничего нет.

Набор шрифтов сильно ограничен

Но это не страшно – ограничение легко обойти. В меню «Файл» откройте вкладку «Язык» и выберите English. Не бойтесь, язык интерфейса не поменяется.

На язык интерфейса это не повлияет

Теперь снова откройте список шрифтов – их станет больше раз в 5. И нужная кнопка «Другие шрифты» тоже появится. Нажмите на нее.

Появилась новая кнопка

Отметьте нужные шрифты и нажмите «Ок», чтобы добавить их в ваш список.

Отмечаем нужные шрифты

Внимание! Работать будут только те шрифты, что установлены в вашей операционной системе.

Если вы захотите использовать проверку правописания – не забудьте переключить язык документа обратно на русский. Шрифты из списка пропадут, но в тексте останутся. Вы сможете ставить курсор в конец предложения и продолжать писать тем же шрифтом.

Настройки доступа в Google Документах

Небольшой пример, знакомый многим копирайтерам. Вы написали текст, отправили его клиенту. Он почитал и захотел что-то поменять. Набросал в конце документа список правок – выслал вам обратно. Вы переделали – и несчастный файл полетел через почту или Skype в третий раз. А ведь таких «перебрасываний» может быть не 2-3, а десятки. Это же жуть, как неудобно!

Собственно, именно в этом заключается главная фишка Google Docs. Каждый ваш документ – это как бы отдельная страничка на сайте. Вам достаточно просто 1 раз отправить ссылку – и человек в любой момент сможет зайти и посмотреть, как продвигаются дела, написать комментарии или принять участие в работе.

При этом вы можете работать над файлом одновременно. Вы даже будете видеть, что делает коллега прямо сейчас.

Не беспокойтесь насчет конфиденциальности. Без вашего разрешения никто не сможет найти ваш документ и прочитать его. Вы сами настраиваете уровни доступа для каждого человека. По умолчанию документ виден и доступен только создателю.

Доступ по ссылке

Самый простой способ показать кому-то свой Google документ – отправить ему ссылку. Для этого кликните по кнопке «Настройки доступа» в правом верхнем углу экрана.

Заходим в настройки доступа

Нажмите «Включить доступ со ссылке».

Включаем доступ по ссылке

Теперь вы можете выбрать один из 4 уровней доступа для пользователей, которые перешли по ссылке:

Выключено. Документ недоступен для всех.
Просматривать. Пользователи смогут читать документ и копировать его содержимое.
Комментировать. Пользователи могут написать комментарии на полях или посоветовать правки. Но менять что-то в самом документе не смогут.
Редактировать. Каждый перешедший по ссылке может делать с документом что угодно. Будьте поосторожнее с этим.

Будьте поосторожнее с настройками совместного доступа

Теперь вы сможете скопировать ссылку и отправить ее кому угодно или разместить на сайте. Люди могут передавать эту ссылку по цепочке – она от этого силу не теряет. Фактически, вы выкладываете документ в свободный доступ. Даже не имея аккаунта Gmail, люди смогут работать с вашим файлом.

Удалить документ можете только вы. Даже если недоброжелатель сотрет все содержимое – вы всегда можете восстановить текст через историю изменений.

Доступ определенным пользователям

Если вы хотите, чтобы вашу работу мог увидеть не кто попало, а только определенные люди – выдайте им личный доступ.

Вы можете отправить приглашение пользователям по почте и предоставить им один из 3 уровней доступа. Инвайтинг работает только с людьми, у которых есть учетная запись Gmail.

Иначе говоря, вы можете дать индивидуальный доступ только тому человеку, у которого есть почтовый ящик в зоне @gmail.com.

Нажмите на кнопку «Настройки доступа» справа вверху. Введите email-адреса или имена (если они есть в вашей адресной книге) и выберите, какие права хотите предоставить этим людям.

Предоставляем доступ через email

Необязательно давать всем одинаковые права. Кто-то сможет редактировать, кто-то комментировать, кто-то – только смотреть.

Чтобы изменить полномочия пользователей, нужно зайти в расширенные настройки. Снова откройте «Настройки доступа» и нажмите «Расширенные» в правом нижнем углу.

Заходим в расширенные настройки доступа

Здесь находится список всех, у кого есть доступ. Вы можете удалить ненужных людей, изменить полномочия существующих участников или добавить новых.

Редактируем список тех, у кого есть доступ

Общий доступ

Если вы хотите, чтобы о документе узнал весь мир, вы можете его опубликовать. Он будет индексироваться поисковыми системами и отображаться в выдаче. Его можно даже встроить на сайт.

Это делается через расширенные настройки доступа. Откройте их и нажмите «Изменить» в графе «Уровни доступа».

Изменяем уровни доступа

Выберите пункт «Включить для всех в Интернете».

Включаем доступ для всех

Другой способ – через меню. Откройте вкладку «Файл» и нажмите «Опубликовать в Интернете».

Другой способ предоставить доступ

Выберите, что вы хотите сделать (получить ссылку или встроить документ на сайт) и нажмите «Опубликовать».

Выбираем нужный вариант

Доступ к папке с файлами

Если вам нужно настроить доступ для группы файлов, а не для одного документа, лучше (быстрее) делать это через Google Диск. Вам нужно собрать все файлы в папку, а затем настроить доступ для нее.

Выделите папку, вызовите контекстное меню и выберите пункт «Совместный доступ».

Предоставляем общий доступ к папке

Все остальное делается аналогично: вы можете разослать приглашения по почте или открыть доступ по ссылке. Уровней доступа здесь всего 2: просмотр и редактирование. Редакторы смогут удалять файлы, поэтому будьте осторожны.

Совместная работа над документом

После того, как вы раздали доступы нужным пользователям, они могут приступать к работе. Те, кому разрешено только смотреть, ничего сделать не смогут. Те, к��му разрешено редактировать – вольны делать что угодно.

Но самая любопытная часть – это комментирование. Комментаторы не могут править текст самостоятельно, но могут давать советы.

Вы (и другие пользователи) можете писать заметки на полях. Для этого выделите фрагмент текста, вызовите контекстное меню и нажмите «Оставить комментарий». Или просто щелкните по значку, который появляется справа, как только вы что-то выделяете.

Оставляем комментарий

Здесь можно написать свое замечание по поводу фрагмента текста или добавить напоминание. Например, добавить заголовок. Или переписать некрасивое предложение.

Так выглядит комментарий

Оставляйте небольшие напоминания, когда работаете самостоятельно – это очень удобно.

Чтобы убрать комментарий – щелкните по кнопке «Вопрос решен». Заметка отправится в архив. Если нужно удалить комментарий бесследно, нажмите на кнопку в виде трех точек и выберите пункт «Удалить».

Удаляем комментарий

Чтобы посмотреть архив, кликните по кнопке «Комментарии» в правом верхнем углу.

Архив комментариев

Посоветовать правки

Очень интересная функция. Позволяет дописывать текст и удалять существующие фрагменты. При этом действие происходит не сразу, а с разрешения владельца.

Чтобы перейти в режим правок, раскройте список под кнопкой «Настройки доступа» и выберите пункт «Советовать».

Переходим в режим правок

Теперь вы будете не редактировать текст, а советовать правки. Коллегам, или самому себе, если работаете самостоятельно. Пользователи с уровнем доступа «Комментирование» всегда находятся в этом режиме.

Советы по правкам

На полях будут появляться комментарии с предложением одобрить или забраковать правки. Если дадите добро – изменения сразу вступят в силу.

Кому будет полезна эта функция? Редакторам и корректорам, в первую очередь. Клиентам копирайтеров, которые могут написать, что им в тексте не нравится, не уродуя сам текст.

Закладки

Закладка — это ссылка на определенное место в документе. С закладками не надо объяснять коллеге: «посмотри здесь на 12-ой странице раздел с инструкциями, я там кое-что изменил». Вместо этого сразу кидаете ссылку на нужное место.

Чтобы поставить закладку, выделите нужный фрагмент и нажмите «Вставка» → «Закладка».

Ставим закладку

Слева перед строкой появится голубой флажок. Нажмите на него, а затем — на пункт «Ссылка». Теперь можно скопировать ссылку из адресной строки и отправить человеку, которому хотите показать документ. Он кликнет по ней и попадет куда надо.

Теперь ссылка ведет точно на отмеченное место в документе

Интеграция с Google Keep

Google Keep — это сервис для заметок. Там можно оставлять напоминания по работе, хранить картинки или ссылки на важные статьи. Все эти заметки доступны при работе в Google Docs.

Чтобы открыть панель Google Keep, нажмите «Инструменты» → «Блокнот Keep».

Теперь заметки будут перед глазами в правой части экрана

Каждую заметку можно вставить в основной текст. Для этого перетащите ее мышкой в нужное место или нажмите «Добавить в документ».

В пару кликов добавляем в статью картинки и текст

А можно сделать наоборот: создать заметку для Keep из документа. Выделите нужный фрагмент в документе, нажмите правую кнопку мыши и выберите «Сохранить в блокнот Keep».

Создаем новую заметку из Docs

Это полезно, если надо сохранить для себя иллюстрации или ключевые моменты статьи.

Веб-буфер обмена

У Google Docs есть безразмерный буфер обмена. Туда можно сохранять разные отрывки из документов, а потом вставлять эти отрывки в любые другие документы.

Выделите нужный фрагмент, нажмите «Правка» → «Веб-буфер обмена» → «Копировать выбранные данные в веб-буфер обмена».

Добавляем фрагмент в буфер обмена

Чтобы вставить скопированный фрагмент в текст, выберите его в том же выпадающем меню.

Выбираем нужную копию

Копировать в веб-буфер можно текст, таблицы, картинки, видео. Буфер работает в Google Docs на всех устройствах — можно загрузить в него картинку на компьютере, а потом вставить ее в документ со смартфона.

Плагины для Google Документов

Плагины делают жизнь проще. Они добавляют новые функции и меняют интерфейс. Обязательных и незаменимых дополнений нет, но есть довольно полезные.

Плагины можно поделить на 2 категории: для браузера и для самого сервиса. Первые устанавливаются через Интернет-магазин Google.

Плагины для Google Docs в интернет-магазине

Рекомендуется сразу установить 3 полезных расширения для браузера.

Google Docs offline – позволяет работать с сервисом даже без подключения к интернету. Все данные сохраняются на компьютере, а при входе в сеть сразу отправляются в облако.

Конечно, вы не сможете работать с документами, которые сохранены на Google Диске, но отсутствуют в локальном кеше. Зато создать новый – легко.

Редактирование файлов Office – учит сервис работать с файлами, созданными в MS Word.

Google Docs to WordPress – экспортирует документ в WordPress.

Чтобы установить плагин для Google Docs, откройте вкладку «Дополнения» и нажмите «Установить».

Устанавливаем плагины

Найдите в списке нужное и щелкните по нему, чтобы подключить. Оно привяжется в вашему аккаунту и будет работать на всех устройствах.

Плагины синхронизируются и работают на всех устройствах

Например, копирайтеры могут установить плагин «Главред». Он подключает известный сервис Максима Ильяхова к Google Документам и позволяет проверять свои работы на месте.

Если вы работаете с сервисом Draw.io – установите из каталога одноименный плагин. Он позволяет вставлять нарисованные диаграммы в документ.

Добавленный плагин появляется во вкладке «Дополнения» в меню. Оттуда его можно запустить и приступить к работе.

Чем Google Docs полезен для интернет-маркетологов

Пожалуй, проще ответить на вопрос, чем Google Docs не сможет быть полезен. В нем можно делать почти все, что и в MS Word. Готовить статьи для блога, писать отчеты, составлять списки дел. Можно создать документ-корзину, в который вы будете скидывать все полезное, что нашли в интернете.

Встроенный графический редактор позволяет быстро клепать картинки с надписями – онлайн редакторы мемов больше не нужны.

При этом вы защищены от типичных проблем в духе: «ой, я забыл сохранить», «завис комп – пропал файл», «умер жесткий диск и все проекты вместе с ним».

Google Docs избавляет вас от необходимости постоянно пересылать коллегам и клиентам кучу файлов. Отправили ссылку или инвайт – и все. Если кому-то непременно нужен docx- или pdf-документ – он сможет его скачать.

К тому же сервис не требует установки. Все, что вам нужно – браузер и интернет. Вы можете открыть свои файлы на любом компьютере, не таская с собой флешку.

Главное – придумайте для Gmail-аккаунта пароль понадежнее.