Ведение кадрового учета - Markus

Ведение кадрового учета — это системный процесс управления жизненным циклом сотрудника: от подбора и оформления до обучения, мотивации, учёта рабочего времени, отпусков, больничных и корректного увольнения. Правильно выстроенное ведение кадрового учета напрямую влияет на законность операций, точность расчётов зарплаты и налогов, снижение рисков штрафов и прозрачность для собственника. Команда Markus оказывает профессиональные бухгалтерские услуги и выстраивает ведение кадрового учета «под ключ». Если вам нужны надёжные бухгалтерские услуги в Ташкенте, мы обеспечим регламенты, автоматизацию и контроль качества.

Что входит в ведение кадрового учета

1. Подбор и приём на работу
• Заявка на подбор, профиль должности, чек-лист собеседований.
• Подготовка оффера, согласование условий труда, сбор персональных данных.
• Оформление приказа о приёме, трудового договора, должностной инструкции.
2. Документооборот сотрудника
• Личные карточки, приказы (приём/перевод/отпуск/поощрение/взыскание/увольнение).
• Графики отпусков, табели учёта рабочего времени, соглашения о мат. ответственности.
• Журналы инструктажей по охране труда и технике безопасности.
3. Учёт рабочего времени и смен
• Тарифы, сменные графики, сверхурочные, командировки, ночные/праздничные.
• Интеграция со СКУД/тайм-трекингом, автоматические табели.
4. Отпуска и больничные
• Планирование и согласование отпусков, переносы, дополнительные отпуска.
• Учёт листков нетрудоспособности, корректные расчёты компенсаций.
5. Кадровые перемещения
• Переводы, совмещения, расширение зоны ответственности, временное замещение.
• Приказы и допсоглашения, обновление окладов и надбавок.
6. Обучение и аттестации
• Планы обучения, журналы, сертификаты, подтверждение квалификации.
• Учёт обязательных инструктажей и стажировок.
7. Охрана труда и комплаенс
• Программы инструктажей, медосмотры (при необходимости), спецоценки.
• Акты расследований несчастных случаев, мероприятия по профилактике.
8. Увольнение и выходные документы
• Основания и сроки, уведомления, закрывающие расчёты, передача дел.
• Архивирование личных дел, защита и хранение данных.

Все эти блоки Markus связывает в единую технологическую систему, где бухгалтерские услуги и ведение кадрового учета работают синхронно.

Как HR-документы связаны с зарплатой и налогами

• Табели → основание для начисления оклада, доплат, сверхурочных.
• Приказы/договоры → база для ставок, надбавок, удержаний.
• Отпуска/больничные → корректные выплаты и страховые начисления.
• Кадровые перемещения → своевременные изменения в зарплатном проекте.

Без дисциплины в ведении кадрового учета даже идеальная зарплатная система даёт ошибки. Поэтому наши бухгалтерские услуги всегда включают проверку HR-данных.

Стандартный цикл «месяц в кадрах»

1. Неделя 1: обновление графиков, приказы по перемещениям, закрытие прошлых командировок.
2. Неделя 2: контроль табелей, фиксация сверхурочных/ночных/праздничных.
3. Неделя 3: согласование отпусков, больничных, корректировок.
4. Неделя 4: финализация табелей, выгрузка в расчёт зарплаты, проверка расхождений.
5. Итог: отчёт собственнику/директору — численность, текучесть, фонд оплаты труда, отклонения.

Такой ритм делает ведение кадрового учета предсказуемым и управляемым.

Ключевые документы и регистры

• Трудовые договоры и допсоглашения.
• Приказы (Т-1 и аналоги): приём/перевод/увольнение/отпуск/командировка.
• Личные карточки, личные дела, согласия на обработку персональных данных.
• Табели учёта рабочего времени, графики отпусков.
• Журналы инструктажей, обучения и аттестаций.
• Акты дисциплинарных взысканий/поощрений (при наличии).
• Архив и номенклатура дел: сроки хранения, доступы, защита.

Мы формируем цифровой архив с быстрым поиском и понятными правами доступа.

Типовые ошибки и их последствия

• Неполные личные дела → риски штрафов и трудовых споров.
• Несвоевременные приказы → некорректные начисления зарплаты и налогов.
• Ошибки в табелях → лишние выплаты или долги сотруднику/налогам.
• Неоформленные переводы и совмещения → претензии инспекций, судебные риски.
• Нарушения при увольнении → восстановление по суду, компенсации.

Методика Markus закрывает эти риски: регламенты, чек-листы, «четыре глаза», автоматизация.

KPI кадрового контура, которые видит собственник

• Своевременность приказов и табелей (SLA).
• Доля расхождений между табелями и расчётом зарплаты.
• Текучесть персонала, причины увольнений, медианный срок найма.
• Прогноз ФОТ и отпускных обязательств на квартал вперёд.
• Готовность к проверкам (процент полноты личных дел и журналов).

Автоматизация и ЭДО в кадрах

• ЭДО: электронные приказы, согласования, журнал операций, цифровые подписи.
• Интеграции: СКУД/тайм-трекинг → табели; кадровая система → зарплатный модуль; связь с CRM/производством.
• Шаблоны документов: оффер, договор, допсоглашение, приказ, график отпусков, акт дисциплинарного взыскания.
• Алерты: испытательные сроки, окончания договоров, плановые медосмотры/обучения, юбилеи отпусков.

Markus внедряет инструменты, по которым бухгалтерские услуги в Ташкенте и ведение кадрового учета работают без сбоев.

Как Markus запускает ведение кадрового учета: пошагово

1. Диагностика
   Экспресс-аудит кадровых документов, табелей, графиков отпусков, архива, интеграций и прав доступа.
2. План внедрения
   Регламенты и роли, календарь HR-событий, шаблоны документов, матрица ответственности.
3. Онбординг
   Настройка ЭДО/ЭЦП, интеграции с СКУД и зарплатой, перенос/восстановление личных дел, обучение ответственных.
4. Операционная фаза
   Еженедельная сверка табелей, контроль приказов и отпусков, подготовка отчётов в зарплату, ответы на запросы.
5. Ежеквартальный обзор
   Аналитика ФОТ, текучесть, причины увольнений, рекомендации по оптимизации графиков и мотивации.

Форматы работы

• Аудит и постановка процесса. Для компаний, где кадровый контур нужно «с нуля» или после реорганизации.
• «Бухуслуги Сопровождение». Полное ведение кадрового учета + интеграция с зарплатой и налогами, KPI и SLA.
• Проектные работы. Восстановление личных дел, перевод архива в цифру, внедрение ЭДО, настройка СКУД.

Наши бухгалтерские услуги всегда учитывают кадровый контур — иначе точной зарплаты и налогов не будет.

Частые вопросы (FAQ)

Можно ли начать середине года?
Да. Проведём аудит, восстановим недостающие документы и синхронизируем с зарплатой.

Что если часть личных дел утеряна?
Восстановим: запросим недостающее у сотрудников/бывших сотрудников, используем косвенные подтверждения, оформим корректные акты.

Сколько длится запуск?
В среднем 2–4 недели: зависит от численности и состояния архива.

Работаете ли дистанционно с регионами?
Да. ЭДО и защищённые каналы позволяют оказывать бухгалтерские услуги и ведение кадрового учета по всему Узбекистану; офис — в Ташкенте.

Нужен ли штатный кадровик при аутсорсинге?
Не обязательно. Мы закрепляем ответственного менеджера и команду, обучаем вашего представителя для оперативных действий на месте.

Что вы получаете на выходе

• Полностью укомплектованные личные дела и цифровой архив.
• Регламенты и шаблоны, по которым персонал оформляется без задержек.
• Синхронизацию табелей с зарплатным модулем — без «ручных правок в ночь».
• Предсказуемый ФОТ и корректные отпускные обязательства.
• Готовность к проверкам: всё на месте, доступы и сроки хранения соблюдены.

Почему Markus

• Метоология и контроль качества. Чек-листы, двуступенчатая проверка, KPI и SLA.
• Технологичность. ЭДО, интеграции, алерты — меньше ручного труда, меньше ошибок.
• Прозрачность. Понятные отчёты собственнику: численность, ФОТ, риски, рекомендации.
• Опыт. Разные отрасли и масштабы — от ИП до производственных компаний.
• Локальная экспертиза. Практика бухгалтерских услуг в Ташкенте, учёт реальных условий рынка труда.

Ведение кадрового учета — это фундамент точной зарплаты, законности и управляемости бизнеса. Markus объединяет HR и финансы в единую систему: регламенты, автоматизация, контроль качества и прозрачные отчёты. Нужны надёжные бухгалтерские услуги и практичное ведение кадрового учета? Ищете системные бухгалтерские услуги в Ташкенте? Обращайтесь в Markus — мы возьмём на себя весь контур «от найма до увольнения» и обеспечим устойчивый ритм без сюрпризов.