Как предоставить отпуск без сохранения заработной платы при COVID-19
Можно ли обязать работника взять вынужденный отпуск за свой счет в период изоляции из-за коронавируса COVID-19
Нет, вы не вправе обязать работника взять неоплачиваемый отпуск, даже в связи с распространением коронавирусной инфекции. Отпуск без сохранения заработной платы предоставляется работнику только по его заявлению, оказывать на работника давление недопустимо.
Не рекомендуем оформлять отпуск без сохранения зарплаты на те дни, которые из-за изоляции официально объявлены нерабочими с сохранением зарплаты по Указу Президента РФ. Это может повлечь для вас риски. Исключение - если вы относитесь к тем, кто продолжает работать и в указанные дни (тогда можете предоставить работнику неоплачиваемый отпуск в обычном порядке). Например, это организации, обеспечивающие население продуктами питания и товарами первой необходимости.
Напомним, что в некоторых случаях вы обязаны предоставить работнику отпуск без сохранения зарплаты. Например, в связи с рождением ребенка, регистрацией брака - до пяти календарных дней, в связи с тем что работник инвалид - до 60 календарных дней в году.
На какой срок предоставить работнику отпуск без сохранения заработной платы в период изоляции из-за коронавируса COVID-19
Срок отпуска без сохранения зарплаты в период изоляции определяйте так же, как и в обычное время. Особенности нормативно не предусмотрены.
Так, в случаях, когда вы обязаны предоставить работнику такой отпуск, его срок определяется законом, соглашениями, локальными нормативными актами, коллективным или трудовым договором. Например, в случае рождения ребенка, смерти близких родственников работнику по его заявлению полагается отпуск без сохранения зарплаты до пяти календарных дней. А работнику-инвалиду - до 60 календарных дней в году, причем независимо от причины, по которой он просит этот отпуск.
Можете согласовать с работником отпуск и на больший срок. Например, предоставить при рождении ребенка вместо пяти календарных дней десять. Но это ваше право, а не обязанность. Это следует из ч. 1, 2 ст. 128 ТК РФ.
В остальных случаях определяйте срок отпуска без сохранения зарплаты по соглашению с работником (ч. 1 ст. 128 ТК РФ).
Какими документами оформить отпуск без сохранения заработной платы в период изоляции из-за коронавируса COVID-19
При предоставлении работнику отпуска без сохранения зарплаты в период изоляции оформите такие же документы, как в других случаях при предоставлении такого отпуска (например, отпуска по личным и семейным обстоятельствам - к примеру, для регистрации брака). Так, на основании письменного заявления работника в свободной форме издайте приказ об отпуске (если у вас принято издавать такие приказы) по унифицированной форме (например, N Т-6) либо по самостоятельно разработанной вами форме, отразите сведения о нем в табеле учета рабочего времени и личной карточке работника.
Если в связи с изоляцией у работника нет возможности представить вам письменное заявление, можете поступить, например, как предложил Минтруд России в Письме при переходе на удаленную работу - обменяться электронными образами. То есть попросите работника прислать вам фото (сканированную копию) заявления по корпоративной электронной почте или с помощью доступной вам и работнику программы (мессенджера), если доступа к почте у работника по каким-то причинам нет. А оригинал заявления пусть работник сохранит и представит вам потом при первой возможности.
Этими же рекомендациями Минтруда России можете воспользоваться, если работника невозможно ознакомить с приказом об отпуске лично. Например, попросите его написать вам в произвольной форме заявление (расписку), что он ознакомлен с приказом. Пусть он вышлет вам фото (сканированную копию) этого документа по корпоративной электронной почте или с помощью доступной вам и работнику программы (мессенджера). Затем при первой возможности ознакомьте работника с оригиналом приказа под подпись.
Риски, связанные с предоставлением отпуска без сохранения зарплаты в период изоляции из-за коронавируса COVID-19
В этом случае у вас возможны, в частности, следующие:
– административная ответственность по ч. 6, 7 ст. 5.27 КоАП РФ
Например, если вы вместо того, чтобы оплатить работнику дни, которые из-за изоляции Указом Президента РФ официально объявлены нерабочими с сохранением зарплаты, оформили работнику на этот период отпуск без сохранения зарплаты. При этом ваша организация не относится к тем, которые продолжают работать в указанный период как обычно. Также это может спровоцировать риск обращения работника в суд с просьбой оплатить эти дни в предложенном Указом Президента РФ порядке;
– административная ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ - например, если оформите работнику отпуск без сохранения зарплаты без его заявления, нарушив ст. 128 ТК РФ;
– компенсация морального вреда, если работник заявит такие требования.
Резюмируем:
Предоставить работнику отпуск без сохранения зарплаты в период изоляции можете, как и в обычное время, только по его заявлению. А иногда вы обязаны его оформить (например, в связи с рождением ребенка - до пяти календарных дней). Заставить работника взять такой отпуск, даже из-за коронавируса, нельзя.
Также не советуем оформлять его на те дни, которые из-за изоляции объявлены нерабочими с оплатой. Если вы не относитесь к тем, кто в эти дни работает, это может спровоцировать конфликт с работником и впоследствии - суд или проверку вашей организации.
В остальном оформление обычное: на основе заявления работника издайте приказ об отпуске, отразите отпуск в табеле, личной карточке.