Почему НСИ — это фундамент бизнеса и как его укрепить

Когда всё в бизнесе работает как часы, мало кто задумывается, что за этим стоит. Но стоит одному винтику сломаться — и всё останавливается. Таким «винтиком» нередко становится НСИ — нормативно-справочная информация. На первый взгляд, НСИ кажется чем-то незначительным: справочники, реквизиты, данные. Однако это иллюзия.
На самом деле НСИ — это фундамент бизнеса, и от её качества зависит всё, от бухгалтерии до клиентского сервиса.

Что такое НСИ и почему это важно?

Нормативно-справочная информация — это структурированные данные, которые используются во всех бизнес-процессах компании. Это:

• Контрагенты с их реквизитами, адресами и контактами.
• Номенклатура товаров и услуг с описаниями, кодами, единицами измерения.
• Справочники складов, подразделений, организаций.

Каждый из этих элементов влияет на десятки процессов:

• Корректное выставление счетов.
• Управление запасами и логистикой.
• Финансовую и операционную аналитику.

Если в НСИ бардак — бизнес начинает буксовать.

НСИ в действии: почему ошибки дорогого стоят

Давайте разберём, что происходит, когда НСИ не в порядке.

Сценарий 1: Дубли контрагентов.
В базе числится один клиент дважды: «ООО Ромашка» и «Ромашка ООО». У обоих одинаковый ИНН, но разные названия.
Проблемы начинаются сразу:

• Бухгалтерия не знает, на кого выставлять счёт.
• Логистика не может понять, куда отправить товар.
• Отчёты искажены: заказ может быть выставлен на одного контрагента, а оплата привязана к другому.

Итог: задержка платежа, недовольный клиент, испорченная статистика.

Сценарий 2: Ошибки в номенклатуре.
В справочнике товара два артикула: «А1001-Винт» и «Винт А1001». Это один и тот же товар, но сотрудники не видят связь.
Что происходит:

• Склад заказывает товар, который уже есть в достатке.
• Клиент получает два разных счёта за один и тот же товар.

Итог: лишние расходы, неудовлетворённые клиенты, путаница в управлении запасами.

Сценарий 3: Устаревшие данные.
В справочнике партнёров числятся компании, которые больше не работают.
Что происходит:

• Сотрудники тратят время, проверяя неактуальные записи.
• Отчёты показывают завышенное количество активных клиентов.

Итог: потеря времени, недостоверная аналитика.

НСИ как фундамент: три причины, почему это важно

1. НСИ — это основа для автоматизации

Автоматизация процессов — один из главных способов увеличения эффективности бизнеса. Но если данные грязные, никакая автоматизация не поможет. Представьте, что в ERP-системе работает сложный алгоритм распределения заказов. Он опирается на справочник контрагентов, где полно дублей. Алгоритм запутывается, заказы теряются, клиенты уходят.

Чистая НСИ позволяет автоматизировать рутинные операции: от выставления счетов до прогнозирования спроса.

2. НСИ влияет на скорость работы

Когда справочники в порядке, сотрудники быстрее находят нужную информацию. Им не нужно гадать, какой из контрагентов правильный, или исправлять вручную каждый второй документ. Время экономится на каждом этапе — от обработки заказов до подготовки отчётов.

3. НСИ повышает точность аналитики

Управленческие решения зависят от данных. Если в отчётах дубляж, ошибки или устаревшие записи, то решения принимаются на основе искажённой картины. Это может привести к неправильным инвестициям, неэффективным процессам или неверной оценке эффективности.

Как укрепить фундамент НСИ

Чтобы НСИ работала на бизнес, её нужно регулярно проверять, чистить и обновлять. Вот как это сделать.

Шаг 1: Установите стандарты данных

Создайте матрицу обязательных полей для каждого справочника:

• Для контрагентов: ИНН, КПП, юридический и фактический адреса, контактные данные.
• Для номенклатуры: уникальный код, наименование, единицы измерения, фото.

Система должна проверять заполнение обязательных полей. Незаполненные или некорректные данные просто не принимаются.

Шаг 2: Автоматизируйте поиск дублей

Настройте алгоритмы для поиска дублей. Например:

• Сравнение записей по ключевым параметрам: ИНН, КПП, названия.
• Сходство текстов с учётом опечаток и аббревиатур («ООО Ромашка» и «Ромашка ООО»).

В 1С такие инструменты доступны «из коробки» или через доработки.

Шаг 3: Регулярно проводите аудит данных

Планируйте аудит справочников минимум раз в квартал:

• Выгружайте данные из систем.
• Ищите пустые поля, дубли, устаревшие записи.
• Проверяйте соответствие данных актуальным бизнес-реалиям.

Шаг 4: Назначьте ответственных за НСИ

НСИ нельзя пускать на самотёк. В каждой компании должен быть сотрудник или отдел, который следит за её качеством. Эти люди:

• Проверяют корректность данных.
• Внедряют стандарты.
• Организуют аудит и чистку справочников.

Шаг 5: Интегрируйте MDM-систему

Если бизнес большой, справочники ведутся в нескольких системах (например, ERP, CRM, складская система), данные могут быстро разъехаться. Чтобы этого избежать, внедряйте MDM-систему (управление мастер-данными). Она централизует данные, синхронизирует их между системами и предотвращает дублирование.

Подводя итог,

НСИ — это не просто справочники. Это фундамент бизнеса, от которого зависит скорость, точность и качество всех процессов. Когда данные чистые, бизнес работает, как часы. Когда в НСИ хаос, проблемы накапливаются, как снежный ком.

Начните с простого:

• Проведите аудит справочников.
• Настройте правила заполнения данных.
• Устраните дубли.
• Внедрите регулярную проверку и обновление данных.

Чистая НСИ — это конкурентное преимущество. Не упускайте его.