Жёсткий или мягкий подход к ведению НСИ: что выбрать для вашего бизнеса?
Задача - внедрить нормальное ведение НСИ.
Что значит "нормальное" - то, которое бы учитывала особенности бизнеса, т.е. нужен индивидуальный подход к каждому справочнику.
Ведение НСИ — это задача, которая кажется простой, пока вы не столкнётесь с дублями, пустыми полями и неактуальными записями. Тогда неизбежно возникает вопрос: как лучше организовать управление НСИ?
Существует два подхода — жёсткий и мягкий. Оба имеют свои плюсы и минусы, и выбор зависит от потребностей бизнеса.
В этой статье мы разберёмся, чем отличаются эти подходы, где их применять и какой из них подходит вашей компании.
Что такое жёсткий и мягкий подходы?
Жёсткий подход
Жёсткий подход — это строгое управление НСИ с централизованным контролем. Все изменения в справочниках проходят через заявки, которые проверяются ответственными лицами. Внесение данных регулируется строгими правилами и процессами.
- Центральное ведение справочников.
- Все изменения вносятся через утверждённые заявки.
- Проверка данных на соответствие установленным стандартам.
Пример: В компании для добавления нового контрагента требуется подать заявку, приложить документы, которые подтверждают данные, и дождаться проверки специалиста. Только после этого запись попадает в справочник.
Мягкий подход
Мягкий подход допускает более гибкое управление НСИ. Изменения в справочниках могут вноситься напрямую различными подразделениями, а контроль и проверка данных происходят позже.
- Децентрализованное ведение справочников.
- Сотрудники могут добавлять данные оперативно, без сложных согласований.
- Регулярная синхронизация данных и проверка на дубли.
Пример: Отдел продаж добавляет клиента в базу прямо во время переговоров. Позже данные проверяются отделом НСИ, исправляются ошибки или дубли.
Преимущества и недостатки каждого подхода
Жёсткий подход
- Высокое качество данных. Строгий контроль исключает дубли, пустые поля и ошибки.
- Единообразие. Все данные вводятся по утверждённым стандартам.
- Прозрачность. Легко отследить, кто и когда внёс изменения.
- Медленный процесс. Проверка и согласование заявок занимают время.
- Увеличение нагрузки на ответственных за НСИ. Специалисты часто перегружены потоком заявок.
- Сложности в экстренных ситуациях. Быстрое внесение данных становится невозможным.
Мягкий подход
- Оперативность. Данные можно внести сразу, не дожидаясь проверки.
- Гибкость. Удобно для подразделений, которые работают в динамичных условиях.
- Меньшая нагрузка на ответственных за НСИ. Специалисты проверяют данные позже.
- Риск ошибок. При отсутствии проверки данные могут быть некорректными.
- Дубли и несогласованность. Вносимые изменения часто дублируются или противоречат друг другу.
- Сложности в аналитике. Пока данные не проверены, отчёты могут быть недостоверными.
Когда выбирать жёсткий подход?
Жёсткий подход лучше всего подходит для компаний, где:
- Высокие требования к качеству данных. Например, в финансовых учреждениях или при работе с государственными контрактами.
- Большой объём данных. Когда управление НСИ происходит в масштабах холдинга или международной компании.
- Жёсткие регламенты. Когда ошибки в данных могут привести к серьёзным финансовым потерям или юридическим проблемам.
Пример: В крупной торговой сети данные о товарах (номенклатура, цены) ведутся строго централизованно. Это позволяет избежать ошибок в расчётах и анализе.
Когда выбирать мягкий подход?
Мягкий подход подходит для компаний, где:
- Требуется оперативность. Например, в динамично меняющихся условиях, таких как интернет-магазины или стартапы.
- Данные нужны быстро. Когда нужно оперативно создать запись, чтобы запустить процесс.
- Меньше риска от ошибок. Если данные можно легко исправить, а ошибки не критичны.
Пример: В компании, которая продаёт услуги, отдел продаж может оперативно добавлять клиентов в CRM. Позже специалисты НСИ проверяют данные и устраняют ошибки.
А что если объединить?
На практике большинство компаний используют комбинированный подход:
- Ключевые данные ведутся строго. Например, данные о контрагентах, номенклатуре, ценах. Это минимизирует ошибки в важных процессах.
- Второстепенные данные можно вводить оперативно. Например, контактные данные клиентов, внутренние пометки. Позже они проверяются.
- Отдел продаж добавляет нового клиента с минимальным набором данных.
- Система автоматически проверяет базовые параметры (например, уникальность ИНН и КПП).
- Специалист НСИ проверяет запись через день и вносит необходимые исправления.
Какой подход лучше?
Выбор между жёстким и мягким подходом зависит от особенностей вашего бизнеса:
- Если у вас большой объём данных и высокие риски от ошибок — выбирайте жёсткий подход.
- Если важна скорость, а риски минимальны — подойдёт мягкий.
Но чаще всего гибридная модель оказывается наиболее эффективной. Она сочетает контроль над важными данными и гибкость для менее значимых процессов.
_____________________________
Ведение НСИ — это не просто «администрирование справочников». Это стратегический процесс, от которого зависит точность отчётов, скорость работы сотрудников и удовлетворённость клиентов. Жёсткий и мягкий подходы — это инструменты. Главное — выбрать тот, который поможет вам не только навести порядок в данных, но и поддерживать эффективность бизнеса.