4 Шага к Феерическому Празднику:

Как организовать день рождения самостоятельно?

День рождения. От сочетания этих слов веет детством, предвкушением чего-то особенно яркого и веселого. В то же время, каждый год возникает смятение. Мы задаемся вопросами: как отметить праздник необычно, как все организовать вовремя, чтобы остались только позитивные впечатления, как избежать банальности и скуки? Что ж, я готова Вам об этом рассказать!

План подготовки

Предпраздничная организация – очень приятное и волнительное занятие. Но, чтобы все сложилось, как хочется, нужно знать и учитывать важные нюансы. Поэтапный план подготовки выглядит примерно так:

1. Арендуем место для банкета, составляем меню;
2. Продумываем развлечения (ди-джей, живая музыка, артисты, танцы, конкурсы и прочее);
3. Выбираем стиль и тематику празднования. Декор, оформление и приглашение;
4. Тщательно контролируем подрядчиков на всех этапах подготовки и в день мероприятия.

Рассмотрим эти пункты подробнее.

Аренда места:

как найти лучшее для праздника.

Если понятия не имеете, где – всегда можно воспользоваться интернетом. Вот список сайтов, на которых можно найти не только рестораны:

- https://www.restoclub.ru - рестораны, бары, клубы, пабы;

- https://www.afisha.ru - можно найти интересные события в день праздника и забронировать столик для небольшой компании (или большой);

- https://tomesto.ru/ - квесты, развлекательные комплексы, частные кинотеатры и альтернативные площадки;

- https://www.restoran.ru - хороший сервис по подбору банкетных залов, ресторанов и кейтеринг компаний.

Большинство VIP и Premium площадок на данных ресурсах не размещаются. Всю информацию об условиях, свободных датах можно будет узнать только от менеджера. Такие места целесообразно бронировать заранее: модные заведения нарасхват.

Этапы бронирования и согласования с местом:

1. составить список предпочитаемых мест (или оно может быть одно-единственное);
2. узнать контакты и условия бронирования;
3. связаться с менеджером, уточнить свободную дату и стоимость, назначить встречу на месте…
4. во время которой обсудить все нюансы: музыкальное оборудование или возможность его подключения, ведь помещение просто может быть не рассчитано на вечеринку или танцы; есть ли места для верхней одежды, для парковки, помещение для персонала, участников шоу-программы и так далее; обсудить предоплату и в какое время будет доступ для подготовки помещения, во сколько его нужно освободить.

Для ресторана или заказа банкета может потребоваться дополнительная встреча на согласование меню.

Кстати, подробно о составлении идеального меню для дня рождения я расскажу позже.

Организации ужина:

банкета / фуршета / легких закусок и напитков с помощью кейтеринга (выездного ресторанного обслуживания).

Такой услугой стоит воспользоваться, если вы решили праздновать в нестандартном месте, за городом или в зале без кухни.

Типы кейтеринга бывают разные для разных мероприятий, но нас интересует, какие вариации есть для празднования:

• Доставка готовой продукции (самостоятельно раскладываете порции гостям, убираете посуду и т.п.);

• Готовая продукция + обслуживающий персонал + посуда/оборудование (плюсы: отсутствие уборки, не стоит беспокоиться “достаточно ли салата на столе?”);
• Шеф-повар + свежие продукты (приготовление еды происходит на месте, есть возможность даже готовки на глазах у гостей);

• Шеф-повар + продукты + официанты + посуда / оборудование / столы / стулья / шатры (полноценный выездной ресторан, остается только прийти и есть).

При выборе двух последних вариантов стоит учесть возможности арендуемой площадки для мероприятия и запросы повара. Есть ли кухня на территории, какое оборудование в наличии и какое могут предоставить, есть ли вода, вентиляция, холодильники? Все эти вопросы советую обсудить и решить до подписания договора и внесения какой-либо предоплаты.

И, конечно же, к этому всегда можно добавить бар: алкогольный или безалкогольный, фруктовый, кислородный, заказать профессионального винного сомелье или построить башню из бокалов шампанского.

Декор, фотозона, приглашения - дизайнерско-полиграфические услуги

Когда мероприятие планируется тематическое, тщательно-продуманное оформление - залог нужной атмосферы.

В классическом выдержанном или бизнес стиле приемлемы дизайнерские приглашения, e-mail рассылки или электронные флаеры для социальных сетей.

Именные салфетки, мини-подарки для гостей, сервировка, эксклюзивные бонбоньерки, - все эти милые вещи помогут показать статусность и стиль виновнивника торжества.

Фотозона - неотъемлемый элемент эры гаджетов и медиа индустрии. Качественный отчет мероприятия, можно дополнить backstage-видео.

В большинстве случаев стойка для фризов арендуется в одном месте, дизайн и печать пригласительных можно заказать в ближайшей типографии у дома, а декором интерьера занимается третье лицо. В таком случае можно потерять единый стиль. Лучше работать с дизайнерскими фирмами, которые занимаются комплексным оформлением праздников.

Шоу-программа

Диджей, ведущий, музыканты или артисты - кто-то должен взять на себя развлeчение гостей.

Хорошие исполнители пользуются высоким спросом, поэтому договариваться с ними тоже нужно за несколько месяцев до знаменательной даты. И тут следует учесть не только финансовые траты, но и организационные моменты:

• найти контакты,
• выяснить, какое понадобится оборудование и райдер,
• согласовать все с местом проведения праздника.

Даже при заказе простого танцевального шоу, можно просчитаться с метражом для танцпола.

Нюансов в работе с артистами множество. Букинг иногородних звезд или комплексную шоу-программу с танцами, музыкальным выступлением, конкурсами и речами лучше доверить профессиональному организатору мероприятий. Даже при заказе простого танцевального шоу можно просчитаться с метражом для танцпола.

Кстати, не стоит бояться этих слов – “профессиональный организатор”. Большинство event-менеджеров не берут организаторский взнос. Их гонорар состоит из скидок от ресторанов партнеров и других постоянных подрядчиков развлекательных услуг. А если в счете за мероприятие вы обнаружите странные проценты, то профессионализм и добросовестность нанятого агентства оказываются под вопросом.

• Как правильно организовать детский досуг на взрослом Дне Рождения?
• Встреча, проводы и размещение гостей.
• Парковка, возврат оборудования, расплата с исполнителями.

- все эти моменты нужно решить при подготовке к шикарному дню рождения.

Каждый из них в этой статье в полной мере раскрыть не удастся, поэтому я постараюсь подробнее разобрать каждый важный момент в следующих постах. Или, Вы можете получить персональные рекомендации в чате.

С уважением, Инна Половникова