Как бот может усилить нетворкинг-мероприятие

Привет! Меня зовут Женя, я создаю чат-боты и мини-приложения в telegram и макс. А еще у меня муж, двое сыновей и кот, поэтому как царица мужского царства я давно поняла: хаос сам себя не организует.

Его надо приручать, раскладывать по полочкам ака сценариям и по возможности автоматизировать. Собственно, этим я и занимаюсь — в жизни, в работе и в проектах для клиентов.

Ближе к делу

27 мая я сходила на Трендворкинг — бизнес-знакомства в формате игры от центра «Мой бизнес».

Для меня это было не просто “сходить познакомиться”. Я много лет работала с начинающими предпринимателями: помогала им разбираться с процессами, расти, крепнуть и превращать идеи в нормальное дело. Потом на какое-то время я выпала из активной деловой тусовки, а сейчас возвращаюсь уже в новой роли.

Поэтому на Трендворкинге я одновременно знакомилась с людьми и неспециально, честно! смотрела на мероприятие профессиональным взглядом: где участник теряется, что организаторы делают руками и какие процессы можно было бы упаковать в бота.

Сам формат мне очень понравился: бизнес-знакомства в формате игры, несколько раундов, разные столы, механики самопрезентации, новые люди.

Но с ботом, кажется, это могло бы работать ещё круче.

1. Регистрация без квеста

Мой путь был такой: увидела анонс в ВК центра «Мой бизнес» → перешла на сайт Трендворкинга → зарегистрировалась → получила письмо на почту → перешла по ссылке в чат в Максе

Вроде всё работает, но это уже маленький квест на внимательность: аж 4 (!) разных приложения. А можно было собрать всё в одном боте/мини-апп:

• информация о мероприятии
• регистрация
• подтверждение
• ссылка на чат/канал

Так человек не скачет между сайтом, почтой и максом, а просто проходит понятный маршрут. Организаторам тоже проще: бот сразу собирает данные, формирует списки, разделяет статусы — зарегистрирован, вступил в чат, подтвердил участие, пришёл на мероприятие.

Не надо потом вручную собирать куски информации из разных мест и пытаться понять, кто у нас вообще есть в базе.

2. До события: не просто ждать, а готовить

После регистрации бот мог бы не просто молча ждать день мероприятия, а начать готовить участников.

Например:

• заранее собрать карточку участника: кто я, чем полезен, кого ищу, какие контакты оставить
• дать мини-инструкцию как эффективно презентовать себя и свою экспертность за 30-60 секунд
• напомнить, что то, что тебе кажется очевидным, другим людям может быть вообще непонятно

Мне вот этого реально не хватило. Я вроде опытная во всяких деловых движухах, но в какой-то момент поймала себя на том, что не всегда могу быстро объяснить людям, что такое чат-боты.

Короче, подготовка участника — это важная часть качества нетворкинга, потому что если человек плохо сформулировал, кто он и чем полезен, он хуже знакомится, а если таких людей много, страдает уже весь формат.

3. Коммуникация без ручного режима

За несколько дней до мероприятия мне в Telegram (!) написала организатор и уточнила, планирую ли я прийти. С одной стороны — забооотушка, с другой — это ручная работа. Ужасная ручная работа!

Человек нашёл контакт, написал, дождался ответа, отметил где-то у себя. А в какой-то момент еще телега блок на сообщения новым контактам вешает... Уж я-то знаю, дааа.

Но спасибо, что не звонили! Спасибо!

А бот мог бы сам:

• напомнить о мероприятии
• запросить подтверждение участия
• свести все в табличку
• дать юзернеймы молчунов, чтобы не добавлять их в контакты 😁

В общем, просто нормальный способ не держать мероприятие на ручном управлении.

4. Чек-ин: отметить, выдать, не потерять

Вход на мероприятие... Это было событие Центра «Мой бизнес», а там есть отдельная прекрасная бюрократическая реальность: документы на входе. И я очень понимаю боль организаторов, потому что сама была на этой тёмной, очень тёмной стороне.

• вариант “люди сами заполняют анкеты” — рабочий, но медленный
• вариант “организаторы заранее всё заполнили, а потом ищут нужную бумажку в стопке” — тоже боль, просто другого сорта

Здесь очень хочется аккуратной автоматизации:

человек пришёл → его отметили → бот/система присвоила статус “участник” → данные ушли в список → администратор видит, кто пришёл, кто не пришёл, кому что нужно выдать/подписать.

Возможно, нужна оперативная печать документов на месте. Возможно, где-то достаточно заранее сформированных списков. Не утверждаю, короче, что это решается одной волшебной кнопкой, нюансов много: документы, очереди, принтеры и вся эта взрослая жизнь.

Но интересная задачка, сейчас я бы ее с удовольствием поковыряла и потестировала

5. Нетворкинг без потерянных контактов

Механика была простая и кайфовая: каждому участнику выдали карточку с маршрутом по столам.

То есть каждый раунд ты переходишь за новый стол и знакомишься с новой мини-командой. Бумажная карточка прекрасно работает! Это просто, понятно и вполне себе ок.

Но бот мог бы больше:

• показать участнику его маршрут по столам
• напомнить, когда пора переходить
• показать, кто сейчас сидит с ним за одним столом
• дать короткие карточки участников
• сохранить контакты тех, с кем ты познакомился

Потому что в реальности за столом начиналось:

“ой, у меня нет Telegram”
“а у меня VPN не работает”
“я лучше во ВКонтакте”
“а я ВК не веду”
“я Instagram не пользуюсь”

И вот ты сидишь с QR-кодом, телефоном, чужими ссылками, пятью соцсетями и постепенно теряешь нить реальности. А было бы классно, если бы бот понимал: ага, сейчас вы сидите за одним столом и по кнопке мог отправить участникам контакты друг друга.

6. Спикеры, материалы и обратная связь

Между раундами нетворкинга были выступления спикеров и здесь бот тоже мог бы быть полезен:

• отправить презентацию после выступления
• дать контакты спикера
• собрать вопросы
• собрать обратную связь

Для участника удобно, для спикера приятно, для организатора полезно.

7. После события бот не умирает

После мероприятия в боте можно отправить:

• фотографии
• материалы
• форму обратной связи
• анонсы следующих событий
• и моя любимая идея: список людей, с которыми ты успел познакомиться.

За вечер у меня было несколько столов, по 7-8 человек за каждым, плюс контакты кто-то дал в Telegram, кто-то во ВКонтакте, кто-то в Instagram. И теперь я иногда вижу в списке канал и не могу понять, откуда он у меня. А потом вспоминаю: ааа, нетворкинг.

В идеальном мире после мероприятия бот мог бы показать:

• с кем ты сидел за столами
• визитка каждого с его контактами
• твой комментарий по каждому участнику (видимый только тебе)

О, и ещё момент: организаторы призывали подписаться на канал/рассылку во ВКонтакте, чтобы следить за анонсами следующих мероприятий.

Но если вся аудитория уже собрана в боте, отдельный канал можно не плодить! Пара-па-пам!

Всё!

Кароч, формат трендворкинга — топовый! Но с ботом может быть еще круче 😁

В целом, боты для мероприятий — это формат, с которым я безмерно люблю работать. У него огромный потенциал: регистрация, оплата, напоминания, чек-ин, маршруты участников, материалы спикеров, вопросы, нетворкинговые механики, обратная связь, пост-релизы, база контактов, анонсы следующих событий.

Обычно всё это приходится закрывать десятком разных инструментов: сайт, почта, чат, таблицы, формы, рассылки, ручные сообщения, листовки, отдельные каналы и бесконечные “а где у нас список?”.

При этом концепт, который я описала выше, — не инструкция “срочно делать всё и сразу”. Это набор модулей, который можно сокращать, расширять и адаптировать под конкретное мероприятие: его формат, аудиторию, бюджет, команду и задачи.

Если событие разовое, небольшое и бесплатное, конечно, нет смысла строить сложную систему ради красивой автоматизации. Но если формат регулярный, участников много, а команда каждый раз тонет в ручной работе, тогда продуманный бот становится полноценной инфраструктурой.

Разработка чат-ботов и мини-приложений в telegram и макс
@pro_eugenia | «Чат-боты и заботы»