Чат-бот, который заботился участниках всероссийской конференции

В 2021 году мы с командой организовывали в Калининграде Всероссийскую конференцию инфраструктуры развития предпринимательства. Много людей, насыщенная программа, несколько площадок, постоянные изменения, море вопросов. И всё это — в режиме реального времени.

Задача

Если вы хоть раз организовывали большое мероприятие, то знаете, что практически в любой момент времени горячая линия не справляется, ведь:

• кто-то не знает, какую одежду класть в чемодан
• кто-то не может определиться с гостиницей
• кто-то до сих пор не понял, какую площадку будет посещать
• кто-то не может найти зал
• кто-то пропустил начало
• кто-то не знает, куда идти на ужин
• кто-то в последний момент спрашивает, а точно ли костюм уместен...

Функционал бота

Итак, вот информация и функционал, который был заложен в чат-бот:

• Программа мероприятия по дням и площадкам;
• Информация о спикерах и их выступлениях;
• Геолокация площадок
• Списки ближайших отелей и ресторанов;
• Информация о дресс-коде, погоде и развлечениях;
• Быстрая связь со службой заботы;
• Оповещения об изменениях в реальном времени;
• Материалы с выступлений, а также фото и видео.

Схема работы предельно проста:

Открыл бота → Выбрал нужный раздел → Получил ответ или актуальную информацию за 2–3 клика.

Результат

Бот взял на себя около 50% объёма коммуникаций, который раньше приходился на горячую линию.

Когда всё работает так, что никто не замечает напряжённой работы за кулисами — значит, команда и инструменты сработали идеально. На нашей конференции чат-бот стал тихим помощником, который всегда был под рукой и отлично поддержал участников.

Что бы я сделала сейчас?

И это в 2021 году, когда у меня за плечами была разработка только парочки ботов. Сейчас я бы усилила процесс ещё больше:

• Перевела бы всю регистрацию участников сразу в чат-бот (тогда она была реализована через сайт и этот процесс был мучительным!);
• Автоматизировала бы подтверждения участия через бот, чтобы на горячую линию не сыпались звонки с жалобами «мне не пришло письмо с подтверждением!»;
• Принимала вопросы для спикеров в реальном времени;
• Собирала обратную связь по горячим следам;
• Внедрила парочку фишек, которые смогли бы разнообразить и вовлечь участников — рандом-кофе, геймификация и т.д.;
• Возможно, добавила бы ИИ-консультанта, чтобы еще больше разгрузить горячую линию.

Заключение

Канал в Telegram | Написать мне

Если вы хотите, чтобы ваше мероприятие прошло спокойно, без паники и с идеальным сопровождением участников — пишите. Я помогу построить такого же незаметного, но очень эффективного помощника!