Как ставить задачи, или почему кофе холодный
Пожалуй, редкий руководитель не вспоминает о SMART, когда ставит задачи. Но все равно что-то идет не так — и сотрудники с поручениями не справляются. Почему? И как это исправить?
Сперва разберемся в определениях.
Руководитель — тот, у кого есть подчиненные.
Типичный сотрудник — человек средних интеллектуальных способностей, который стремится прийти попозже, уйти пораньше, поработать поменьше, а получить побольше. Денег, разумеется.
Четкая, конкретная задача — задача, которая сформулирована так, что не допускает разницы в понимании.
* * *
Итак, как реагирует типичный сотрудник на неконкретную задачу?
Варианта тут три:
Если сотрудник хочет выслужиться, загладить вину или обратить на себя внимание руководителя еще почему-то, он может попытаться угадать, чего именно хочет от него босс. Разумеется, в подавляющем большинстве случаев это ему не удаётся, но «он старался» — и босс не может этого не отметить, пусть и с досадой.
Второй вариант — вообще ничего не делать, ведь это замечательно укладывается в его жизненный принцип «работа не волк, в лес не убежит». Тем более что есть отличная отговорка: «Я не понял». И это вполне объяснимо, ведь задания типа «пойди туда, не знаю куда, принеси то, не знаю что» успешно выполняют только сказочные герои, а ставят их исключительно тогда, когда хотят от этих самых героев отделаться. Конечно, типичные сотрудники те еще сказочники, но далеко не сказочные герои.
А если влетает и за то, что ничего не сделал, и за то, что сделал не так, зачем вообще что-то делать?!
Ну а третий вариант поведения выбирают обычно наиболее разумные типичные сотрудники. Будучи уверенными, что они априори неправы в глазах руководителя, что бы ни предприняли, эти умники поворачивают задачу наиболее выгодной для себя стороной.
Например, если нужно закупить офисные кресла, купят или очень дорогие, но удобные, или самые дешевые, которые через пару месяцев развалятся — и их нужно будет менять. В первом случае сотрудник обеспечивает себе комфорт, во втором — например, откат.
И хотя руководителю проще обвинить сотрудника в нерадивости, чем признаться в собственной управленческой несостоятельности, но подумаем, в чем так уж неправ сотрудник?
Если человек получил нечеткие указания, то просто вынужден как-то их трактовать. Своя рубашка ближе к телу, так можно ли его винить за то, что трактовка в его пользу? Руководитель же сам ведет себя очень похоже, так сказать, пример подает.
Что же получает руководитель, действуя столь непродуманно?
Либо совсем ничего, либо совсем не то. Если руководитель настойчив в таком подходе, нерадивый сотрудник, скорее всего, будет уволен. Примут нового, но ситуация не изменится, пока сам босс не изменит способы управления. Пока поговорка «Я начальник — ты дурак. Ты начальник — я дурак» не перестанет быть печальной иллюстрацией всего этого.
Как ставить задачи
А ведь грамотно (так, чтобы понимали и выполняли верно) ставить задачи совсем не сложно! Можно даже не запоминать, как расшифровывается SMART, и не пытаться, пыхтя и краснея, подвести под этот принцип каждую задачу. Достаточно придерживаться нехитрых правил.
Правило 1
Сначала руководитель должен сам понять, чего хочет от сотрудника.
Например, босс говорит: «Сходи за кофе!» Но что ему нужно? Чтобы сотрудник погулял где-то полчаса под благовидным предлогом? Банку растворимого кофе? Или большой стакан американо из ближайшего «Старбакса»?
А как может трактовать задачу сотрудник, который не прочь пофилонить пару часов?
Правило 2
Поняв, что ему нужно, руководитель должен выбрать наилучшего исполнителя для задания. В нашем примере — кого послать в «Старбакс»: новичка, работающего первый день; личного секретаря или заместителя...
Правило 3
Далее руководитель обязан оценить, есть ли у сотрудника необходимые ресурсы. И это не только мелочь на кофе. Ресурсы — это и время, и знания сотрудника, и умение верно расставить приоритеты и даже готовность сделать то, что нужно для дела. Если ресурсов у исполнителя недостаточно — дайте, подскажите где взять или поищите кого-то другого.
Правило 4
В зависимости от того, кто выбран исполнителем, есть ли у него ресурсы и какие, грамотный руководитель выберет правильный способ донести информацию.
Новичку он подробно расскажет, какой кофе он хочет, как пройти к «Старбаксу», даст денег и объяснит, как поступить со сдачей. Может быть, даже скажет, сколько примерно этот поход займет времени. Личному помощнику можно просто сказать: «Как всегда», если он работает не первый день и уже сталкивался с подобной задачей.
Предупредительный заместитель может принести правильный кофе сам, безо всяких просьб. Он знает, что вчера вы до полуночи засиделись за отчетом, и кофе вам необходим.
А вот всем остальным хорошо бы объяснить, что кофе — не просто ваша блажь, а то, что сейчас крайне необходимо вам, а значит и компании, для эффективной работы.
Правило 5
Очень важно объяснить подчиненным цель и смысл раздаваемых поручений. На самом деле, заниматься бессмысленной работой не хочется никому, но не всякий может подойти к этому по-буддистски или решить для себя, что «строит храм».
Однажды трех каменщиков спросили, что они делают.
Первый сердито буркнул: «Разве не видите, я обтесываю камни». Другой тяжело выдохнул: «Я зарабатываю на жизнь себе и своей семье». А третий радостно воскликнул: «Я строю будущее — величайший собор в мире! Он простоит тысячу лет!»
Правило 6
Расскажите о последствиях негативного и позитивного исхода. Чем серьезнее задача, тем внимательнее нужно отнестись к этому вопросу.
Нелишне и дать сотруднику понять, что плохого случится, если вы не выпьете кофе «вот прям щас», а также как вы будете благодарны, если успеете выпить кофе еще горячим.
Правило 7
Еще до начала выполнения задачи нужно договориться с сотрудником о том, чего он не должен делать, а также очертить границы ответственности.
Например, если к кофе босс хочет булочку, имеет ли сотрудник право купить сосиску в тесте, если булочки закончились? Будет ли сотрудник отвечать за то, что купил несвежую булочку?
Правило 8
Крайне важное правило. Руководитель должен убедиться, что сотрудник понял его правильно! Самый простой способ — попросить пересказать задание. Можно задать вопросы о «недостающих» ресурсах и им подобные. Если сотрудник ошибается, у вас есть время его поправить или даже перепоручить задание.
Правило 9
Контроль и еще раз контроль! Промежуточный, итоговый, плановый, внезапный, личный, косвенный. Выберите оптимальный для этого сотрудника и не затягивайте с обратной связью. Именно своевременная обратная связь позволяет подчинённому учиться на своих ошибках.
И еще одно. Помните, что мотивированные сотрудники работают лучше других, а деньги — всего лишь стимул. Подбодрите человека, воодушевите его на трудовой подвиг.
А получив свой кофе, похвалите сотрудника за старание, даже если кофе он принес спустя два часа и холодный — в следующий раз вы поставите задачу правильно!