Кейс #2️⃣. Разработка для аграрной компании. 🌀AI ассистент уровня Enterprise, стоимостью 5000$

📋Итоги проделанной работы 👇

🔍Проблемы до внедрения 🌀AI‑ассистента

Ручной ввод и разброс данных
Операторы тратили часы на загрузку файлов и ручной ввод данных. Информация о поставках, остатках и заявках хранилась в разрозненных таблицах и письмах.

Человеческие ошибки и потеря документов
Ошибки при ручном переносе цифр приводили к неверным остаткам и недовыполненным заказам.

Длительные согласования и задержки
Согласование новых заявок и условий по почте или мессенджерам занимало сутки и больше — агрономы и менеджеры ждали ответов на выезд и получение ТМЦ.

Непрозрачность логистики
Не было единого реестра складов, транспорта, маршрутов и водителей, поэтому сложно было отследить местонахождение и объём каждой партии.

Нехватка контроля за остатками
Критически низкие запасы обнаруживались слишком поздно, а оповещения о дефиците в ручном режиме часто игнорировались.

Слабая аналитика и отчётность
Приходы, списания и KPI‑метрики собирались вручную и сводились в статические таблицы, что не обеспечивало руководство актуальной информацией для принятия решений.

Отсутствие круглосуточной поддержки
Запросы агрономов и полевых сотрудников обрабатывались только в рабочие часы, а личное присутствие офис‑менеджера мешало гибкой работе.

Высокие кадровые расходы
Для поддержки этих процессов требовалось 2–3 штатных единицы офис‑персонала, и рост штата при расширении увеличивал постоянные затраты.

Сложность масштабирования
При расширении сети участков и объёмов поставок нагрузка на сотрудников возрастала нелинейно, и не было возможности быстро тиражировать процессы в новых подразделениях.

Неэффективность коммуникаций
Сотрудники постоянно переключались между Telegram, почтой, CRM и Excel, из‑за чего важная информация терялась или дублировалась.

🔗 Интеграция n8n

⚡ От полевых данных до офиса за мгновения

📥 Приём и обработка запросов:

🔔 Триггер в Telegram («Запрос агронома») автоматически запускает цепочку обработки сообщений, документов и голосовых отчётов.

📝 Транскрипция и классификация сообщений преобразуют голос в текст и определяют тип запроса (вопрос, отчёт, файл, команда).

🤖 AI‑ассистент агронома (GPT‑модуль + контекст диалога) понимает намерение и запускает нужный инструмент: калькулятор норм внесения удобрений, поиск контактов, планирование выездов, рассылку отчётов по email и т.д.

🚀 Преимущество: сокращение ручной работы операторов, мгновенные ответы и поддержка 24/7.

📁Управление документацией:

🗂️ Автоматическая индексация PDF‑отчётов и инструкций: загрузка, сегментация на разделы, создание embedding‑индекса.

❓ Встроенный Q&A‑модуль позволяет задавать вопросы по содержимому документов и получать выдержки или сгенерированные сводки.

🗓️ Планирование выездов: на основании данных отчёта бот создаёт события «выезд на поле» в календаре и уведомляет агрономов и команду о маршруте и корректировках.

⚡ Преимущество: быстрый доступ к знаниям компании, отсутствие ручного поиска по огромным файлам, снижение задержек в принятии решений.

⚙️Автоматизация обработки заказов:

📥 Приём заказов (семена, удобрения, запчасти) через почту или Telegram: проверка формата (Excel/текст), парсинг и нормализация данных.

🔎 Сверка с остатками и ценами в базе: бот автоматически проверяет наличие ТМЦ на «Складе», запрашивает прайс‑листы у поставщиков, агрегирует и обновляет цены.

✅ Подтверждение или отказ клиентам и передача заявки на склад для дальнейшей логистики.

🚀 Преимущество: устранение ошибок ручного ввода, ускорение согласования заказов и логистики.

📊Оперативная аналитика и отчётность:

🤖 AI‑аналитик полевых операций собирает данные о складах, водителях, маршрутах и заказах, анализирует их с помощью GPT и сохраняет обновлённую информацию в базу.

🔍 Векторизация новых данных позволяет «умному поиску» находить схожие сценарии и прогнозировать потребности.

💼 Сбор ценовых отчётов: бот загружает прайс‑листы от нескольких поставщиков, объединяет их в сводный прайс‑лист, сохраняет в облаке и локально, а затем отправляет руководству.

🚀 Преимущество: единая точка правды по KPI, минимум ручного формирования отчётов, принятие решений на актуальных данных.

🚩Основные проблемы, которые решает бот:

⚙️ Рутинные операции и человеческие ошибки: ввод данных, поиск информации и переписка по почте/Telegram теперь автоматизированы.

⏱️ Задержки в документообороте и согласовании: мгновенная индексация и Q&A по документам, автоматическое планирование выездов и рассылка отчётов.

⚡ Низкая оперативность принятия решений: AI‑модуль отвечает на запросы в режиме «реального времени», даёт аналитику и прогнозы.

💸 Рост затрат на персонал: бот заменяет работу 1–2 сотрудников по поддержке, вводу данных и подготовке отчётов, снижая затраты на 70–85% по сравнению с ручной работой.

🌱Чем помогает агрокомпании:

⏱️ Экономит время агрономов и офис‑менеджеров: все операции — от запроса до готового результата — происходят через один чат.

🛡️ Повышает качество данных и снижает риск ошибок: строгая последовательность обработки и встроенная валидация.

📈 Обеспечивает масштабируемость: при росте объёмов бот легко «растёт» без найма дополнительного персонала.

🔍 Улучшает контроль и прозрачность: каждый шаг логируется в базе и векторном хранилище, отчёты доступны руководству автоматически.

📝Расширенный список возможностей👇

😎Да, у бота на много больше функций

⭐Управление поставками.

📦Сбор данных о поставке:

📲 Бот ждёт через Telegram: номер накладной, геокоординаты точки разгрузки и фотодокументацию («Ждать номер поставки», «Ждать координаты…», «Ждать фото разгрузки»).

💾 Каждое введённое значение сразу сохраняется в оперативную БД («Записать номер накладной», «Сохранить геолокацию разгрузки», «Занести фото разгрузки в хранилище»).

✉️ При желании бот настраивает автоматический запрос подтверждения у менеджера по почте («Запросить подтверждение менеджера» → «Подтвердить поступление на склад»).

🤖AI‑анализ поставки и расчёт себестоимости:

🚀 Запуск «AI‑аналитик логистики поставок»: GPT‑модуль проверяет данные и рассчитывает итоговую стоимость с учётом договора и транспортных расходов.

💾 Сохранение результатов расчётов в БД аналитики поставок и в векторном индексе для «умного поиска» по истории.

🚨 При выявлении некорректностей (несоответствие цены или объёма) бот отправляет уведомление оператору («Нормализация и расчёт себестоимости» → «Уведомить о некорректной поставке»).

📝Регистрация верификации поступления:

🛡️ Бот запускает «AI‑верификатор поставки», который повторно сравнивает все параметры поступления с нормативами и договорными условиями.

🏁 После успешного прохождения верификации создаётся окончательная запись в БД верификации, а в индекс результатов верификации загружаются embedding‑векторы для семантического поиска по кейсам непрохождения или нестандартных ситуаций.

⚡Учёт выдач.

🏷️Работа с партиями товара:

🆔 Бот генерирует и сохраняет номер партии для каждой поставки («Получить № партии товара» → «Сохранить № партии в реестр»).

📍 Геокоординаты и фото поступившей партии привязываются к записи – прозрачность происхождения ТМЦ и возможность фотоконтроля.

📤Списание материалов на заявки:

📨 При получении заявки на выдачу материалов бот проверяет её корректность и доступность объёма («Верифицировать поля заявки», «Проверить доступный объём»).

🔄 Если заявка одобрена, бот автоматически списывает нужный объём со склада («Списать материалы со склада» → «Обновить остатки в реестре»).

🚨 В случае недостатка остатков бот уведомляет о критическом дефиците («Найти позиции с низким запасом» → «Уведомить о критическом остатке»).

📨Агрегация и рассылка отчетов:

📋 Бот формирует сводный прайс‑лист от поставщиков и KPI‑отчёты по истории поставок и списаний.

🔄 Конечные документы конвертируются в PDFA и сохраняются локально и в облаке («Конвертировать отчёт в PDFA» → «Сохранить готовый отчёт»).

📧 Менеджмент получает уведомления в Telegram и по email с прикреплёнными отчётами («Уведомить руководству отчёт о дефиците», «Отправить руководству KPI‑отчёт»).

👍Финальная фаза: формы операторов и правки по участкам

📝Интерактивные формы для операторов:

🗂️ На основе шаблонов отчётов и KPI‑метрик бот подготавливает формы для ручной проверки («Отобразить форму для проверки», «Собрать окончательную форму отчёта»).

✏️ Оператор может внести правки по участкам: загрузить дополнительные данные, скорректировать показатели, прикрепить новые файлы («Отобразить форму редактирования», «Загрузить документы и фото участка»).

💾 После подтверждения бот сохраняет все изменения в справочнике участков и журнале отчётов («Обновить информацию об участке» → «Подтвердить и завершить отчёт»).

🔚Завершение рабочего цикла

🔄 Последние узлы блока — «Универсальный AI‑агент» вместе с «Обновить оперативные данные» и «Уведомить пользователя о результате» — гарантируют, что все таблицы, индексы и хранилища синхронизированы, а пользователь получил финальный статус операции.

🎯 Таким образом, в один клик через Telegram бот закрывает полный цикл: от приёма заявки или поставки до окончательного отчёта по KPI и обновления всех реестров.

💪В чём сила такого решения.

🔗 Целостность процесса: от первого сообщения в Telegram до финального KPI‑отчёта все операции проходят в одном workflow, без потери данных.
🔍 Прозрачность и аудит: каждый узел логирует вход и выход — легко отследить, на каком этапе что произошло.
🤖 Автоматизация с ИИ‑привкусом: GPT‑модули выполняют не только ответы на запросы, но и сложную аналитику, расчёты себестоимости и верификацию.
⚙️ Гибкость: добавляя новый узел‑справочник (например, «Справочник удобрений» или «Справочник семян»), вы расширяете функционал без переписывания кода.
📈 Масштабируемость: при росте объёмов или добавлении новых регионов достаточно скопировать и чуть подправить настройки, workflow останется тем же.

Список всех инструментов задействованных в этом AI-боте:

Telegram Trigger, Switch (mode: Rules), Switch1 (mode: Rules), Download File, Transcribe (Whisper), Set Text, OpenAI Chat Model, Window Buffer Memory, Calculator, Contact Agent, Calendar Agent (create event), Calendar Agent (find event), Calendar Agent (delete event), Email Agent, Tavily, Embeddings OpenAI 4o‑mini, Data Tool (Vector Store), Data Base (Embeddings), Extract From XLSX, Classify Order, Function/Code, Read Binary Files, Split In Batches, Read CSV, Assign Source File Name, Update Record, Create Record, Search Record, Delete Record, Send Message to User, Download PDF File, File Conversion to PDFA, Write Result File to Disk, Share File, Google Sheets (Append/Read/Update), Gmail (Send/Get), HTTP Request, Remove Duplicates, Keep Only Subscribers, Sort by Date, Get Schema, Next Form Page, Wait (number/coordinates/file), Operational Analytic (AI Agent Tool), AI Verifier, KPI Report Generator, Index Operational Embedding, Operational Data Base, Vectorize Operational Data, Lightweight Embedding Operational Data.

🌀AI‑бот на базе n8n и GPT берет на себя полный цикл операций агрокомпании — от приёма в Telegram текстовых, голосовых и файловых запросов с полей (транскрипция, классификация, контекст диалога) до интеллектуального разбора задач и запуска нужных модулей (калькулятор, поиск контактов, планирование выездов, рассылка email). Он автоматически загружает и индексирует PDF‑отчёты и прайс‑листы, проводит Q&A по документации, обрабатывает заказы и заявки (парсинг Excel/CSV, нормализация данных, сверка со складскими остатками и API поставщиков), регистрирует приходы и списания ТМЦ с учётом партий, геолокаций, выполняет AI‑анализ логистики и себестоимости, верифицирует операции по нормативам, генерирует сводные KPI‑отчёты и предупреждения о дефиците, предоставляет интерактивные формы для ручной корректировки данных по участкам и завершает цикл сохранением результатов во все справочники, базы и векторные индексы — все процессы работают 24/7, без ошибок и перепрыгиваний между системами, обеспечивая мгновенную аналитику, прозрачность и масштабируемость без роста штата.

📩 Связаться со мной:
Telegram — https://t.me/progress1ve_ai
Email - progressive444ai@gmail.com