Кейс #1️⃣. Как выглядит 2500$ в N8N? Внедрение 🌀AI ассистента в логистическую компанию
📋Итоги проделанной работы 👇
🔍 Проблематика (до внедрения)
- Ручной ввод данных: оператор набирал номер отправления, локацию и загружал фото – опечатки и потерянные записи стали стандартом.
- Задержки коммуникации: водитель и диспетчер зависели от рабочего графика и часто ждали подтверждений в нерабочее время.
- Разрозненные системы: мессенджеры, почта, разрозненные таблицы – сводку приходилось собирать вручную.
🔗 Интеграция n8n
⚡От водителя к диспетчеру за секунды
- Сбор отчётов в один клик. 📝 Водитель просто отвечает боту в чате на три вопроса:
- 🆔 Номер заказа
- 📍 Местоположение (GPS)
- 📸 Фото подтверждения загрузки/доставки
- Автоматическое хранение данных:
📊 Все номера и координаты сразу записываются в таблицу
📂 Фото загружаются в хранилище и получают публичную ссылку.
Полная прозрачность операций:
🔍 Вся история отчётов хранится централизованно — легко отследить любой заказ, дату и время отчёта.🚫📨 Нет “потерянных” уведомлений или пропущенных фото.
Минимизация человеческого фактора:
🤖 Чёткий сценарий бот подскажет, что ввести и когда исключает забывчивость и ошибки.🔄 Сразу после отправки последнего фото бот автоматически "сбрасывает" состояние и готов к следующему заказу.
Экономия времени и ресурсов:
⏱️ Водителю не нужно вручную пересылать данные или осваивать новые приложения — работает в знакомом Telegram.📥 Диспетчеру не нужно собирать данные из разных источников и обрабатывать почту вручную.
Масштабируемость без доработок:
👥 Можно подключать сотни водителей — алгоритм одинаково работает для каждого.🔄 Добавление новых участников — копирование готового рабочего процесса.
Быстрая аналитика и отчётность:
📈 Сразу можно строить отчёты по времени доставки, пробегу, количеству сделанных поездок.📅 Автоматическое обновление дашбордов и графиков на основе данных из таблицы.
Гибкая обработка нестандартных случаев:
🛠️ Если нужна доп. информация (например, комментарий к заказу), бот легко расширяется новым вопросом.🎙️ Можно добавить голосовые сообщения или другие форматы отчётов.
В результате компания получает простой, надёжный инструмент, который:
– 🗑️ исключает бумажную волокиту и потерю отчётов;
– ⏳ экономит десятки часов работы диспетчеров;
– ✅ уменьшает количество ошибок и рекламаций;
– 🚀 даёт мгновенный доступ к полным данным о каждой доставке.
📝Расширенный список возможностей👇
😅Да, у этого бота есть куда больше «фишек»
Приём и распознавание голосовых сообщений:
🎙️ Водителю достаточно отправить голосовое сообщение (например: «Заказ 123, выехал из склада») – бот сам переведёт его в текст и продолжит сценарий.
Интеллектуальное понимание команд:
🤖 Можно не только «отчётиться», но и задать боту любые стандартные запросы:
- “Сколько доставок выполнено сегодня?”
- “Покажи статус заказа 456”
– бот поймёт, что вы хотите, и выдаст результат.
Авто‑аналитика по ходу работы:
📊 На основе поступающих отчётов бот сам строит сводку: среднее время доставки, горячие точки с задержками, статистику по водителям.
📩 Все цифры и графики быстро отправляются диспетчеру либо по расписанию, либо по запросу в чате.
Гибкая интеграция с базой данных и CRM:
🔄 Каждое событие (номер, GPS, фото) автоматически создаёт или обновляет запись в вашей учётной системе: клиент, заказ, транспорт, водитель.🗃️ Все данные хранятся централизованно — можно посмотреть любую карточку заказа одним кликом.
Контекстная память:
💾 Бот «помнит» предыдущие шаги по каждому заказу: если водитель прислал фото, а потом позвонил снова, бот подхватит разговор с нужного этапа.🔙 По завершении отчёта состояние сбрасывается автоматически, но история остаётся доступной в логе.
AI‑ассистент для диспетчера:
🤖 Любой диспетчерский запрос («покажи мне задержанные участки маршрута» или «какие заказы сегодня не закрыты») бот обрабатывает через встроенный AI: отвечает так, будто с ним общаются живого человека‑аналитика.
Расширяемость без кода:
🆕 Нужно добавить доп. вопрос (например, «комментарий к заказу» или «фото упаковки»)? Просто прописываете новый пункт — бот автоматически включит его в сценарий.
Уведомления и напоминания:
⏰ Бот сам напомнит водителю о невыполненном отчёте через заданный интервал (если номер или фото не пришли вовремя).🚨 Диспетчер получит алерт, если что‑то задерживается дольше нормы.
Единый интерфейс для всех участников:
📲 Водитель работает в Telegram, диспетчер — в том же чате или получает почтовое уведомление, менеджер видит сводку в мессенджере или на дашборде.❌🖥️ Никаких дополнительных приложений и сложных веб‑панелей.
Полная прозрачность и контроль качества:
🗂️ Вся переписка и файлы хранятся с привязкой ко времени, GPS и номеру заказа.🔍 Лёгкий аудит: кто, когда и что отчитал по любому рейсу.
Список всех инструментов задействованных в этом AI-боте:
Telegram Trigger, Switch (mode: Rules), Switch1 (mode: Rules), Download File, Transcribe (Whisper), TranscribeRecording, Set Text, Set Text1, Интерпретатор входящих сообщений (OpenAI Chat Model + Memory), Менеджер диалога и памяти (OpenAI Chat Model + Memory), Window Buffer Memory, OpenAI Chat Model, Calculator Agent, Contact Agent, Calendar Agent, Email Agent, Tavily, Embeddings OpenAI 4o‑mini, DATA TOOL (Vector Store + Model), DATA BASE (Embeddings + Model), Waiting Conditions, Check State, Function/Code nodes (Shipment Number, Store GPS Location, Extract FileName, Store Shipment), Get Picture／Instructions, Upload Picture／Share Picture／Save Public Image Link, Load Workspace Data, Distribution Team Confirmation, Load Delivery Information (Gmail + Google Sheets), Confirmation Driver, Clear State, Operational Analytic (AI Agent Tool), Update Data, Send Message to User, Search Record nodes (warehouses, vehicles, drivers, routes, clients, orders), Create Record nodes (warehouses, vehicles, drivers, routes, clients, orders), Structured Output Parser
Этот Telegram‑бот с четырьмя встроенными AI‑ассистентами полностью устраняет разрозненность и ручную рутину в логистике 🚚: водители за три клика или голосом 🎤 предоставляют номер заказа 📦, GPS‑координаты 📍 и фото подтверждения 📸, бот автоматически проверяет ✅, структурирует 📋 и сохраняет данные 💾, мгновенно уведомляет диспетчера 🔔 с готовой аналитикой 📊, напоминает о пропущенных отчётах ⏰ и масштабируется на сотни участников без доработок — результатом становится бесшовный, прозрачный и высокоэффективный процесс доставки, свободный от ошибок и задержек 🚀.