27. Оформление внутренних нормативных документов (часть 1)

Документы ГБУЗ "ММКЦ "Коммунарка" ДЗМ" создаются в электронной форме
с соблюдением установленных правил оформления документов.

Параметры страницы и шрифт документа

Ширина полей в документе: верхнее, нижнее и левое – 2 см, правое – 1 см. Печать документов — односторонняя.

Для настройки полей перейдите из вкладки "главная" во вкладку "макет".

Выберите ярлычок "поля" и войдите в "настраиваемые поля".

Проверьте размеры верхнего, левого, нижнего и правого поля.

Цвет шрифта для создания внутренних нормативных документов – черный.

Для создания документов необходимо использовать шрифт Times New Roman.
Для оформления документов рекомендуется использовать размер шрифта № 12.
При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.

Отступ текста в абзацах документа - 1,25 см.

Текст документа печатается со значением междустрочного интервала 1,15. Интервал между буквами в словах - обычный. Интервал между словами - один пробел.

или

Заголовки разделов и подразделов выравниваются по центру текста.

Основной текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Для удобства пользователя в процессе создания документа можно использовать функцию демонстрации знаков форматирования (непечатаемых символов).

Титульный лист документа

Титульный лист внутренних нормативных документов универсален для основных типов внутренних нормативных документов

Важно, что полное название документа на титульном листе должно отражать тип внутреннего нормативного документа (например, «положение о …», «стандартная операционная инструкция выполнения …», «инструкция по …»
и т.д.).

Нумерация страниц в документе

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Не нумеруют страницы в приказе главного врача Больницы, утверждающем документ.

Номера страниц располагают в верхнем колонтитуле, указывая номер страницы
и общее число страниц в формате «2/14» (что означает: вторая страница документа, содержащего 14 страниц).

После выполнения действия, указанного на иллюстрации выше, появится обычная нумерация страниц. Далее необходимо дважды щелкнуть правой кнопки мыши
по простому номеру страницы, а затем открыть вкладку "конструктор".

После открытия поля колонтитула рядом с простым номером страницы поставить знак слэш "/" и написать число страниц в целом в документе. Не забудьте
при открытии поля "колонтитул" поставить галочку "особый колонтитул
для первой станицы" и на титульном листе удалить цифру 1 в верхнем поле колонтитула.

Нижний колонтитул документа

Для регистрации изменений и статуса пересмотра документов, а также
предотвращения непреднамеренного использования устаревших версий документа на каждой странице кроме титульной используется нижний колонтитул.

Нижний колонтитул содержит сокращенное наименование учреждения (ГБУЗ "ММКЦ "Коммунарка" ДЗМ"), идентификационный код документа, полное название документа, дату вступления в силу и дату следующего пересмотра.

Дата вступления документа в силу может совпадать с датой выпуска приказа главного врача об утверждении документа или быть позже даты выхода приказа,
но ни в коем случае не раньше, чем документ утвержден главным врачом.

Идентификационный код документа и его название в колонтитуле должны
в точности совпадать с таковыми на титульном листе.

Чтобы текст документа не сливался с текстом нижнего колонтитула, допустимо начинать нижний колонтитул с отступа в одну строку.

Шрифт нижнего колонтитула должен быть такой же, как и в основном документе. Размер шрифта № 10.

Поля колонтитулов – такие же, как у всего остального документа.

Выравнивание нижнего колонтитула – по ширине страницы.

Таблицы в тексте

Если документ содержит таблицы, то они должны иметь сквозную нумерацию
и название.

В тексте желательно делать отсылки к соответствующим таблицам,
чтобы пользователь документа понимал, зачем эта таблица находится
в документе и к какому блоку текста относится.

Номер таблицы указывается в формате «Таблица 1», «Таблица 2» и т.д., располагается над таблицей и выравнивается по правому краю. Название таблицы располагается ниже номера и выравнивается по центру страницы.

Рисунки в тексте

Перед включением рисунка в документ необходимо оценить его необходимость
в документе. Избегайте использования рисунков без смысловой нагрузки для «оживления» документа.

Если документ содержит рисунки, то они должны иметь сквозную нумерацию
по мере появления и название.

В тексте желательно делать отсылки к соответствующим рисункам, чтобы пользователь документа понимал, зачем этот рисунок находится в документе
и к какому блоку текста относится.

Номер рисунка указывается в формате «Рисунок 1», «Рисунок 2»
и т.д., располагается под рисунком и выравнивается по центру страницы
или по ширине (в зависимости от размера рисунка). Название рисунка располагается следом за номером и выравнивается по центру или по ширине страницы (в зависимости от размера рисунка).

Приложения к документу

Приложения к документу – необязательная часть документа и используется
для удобства пользователя. В приложения выносят большие таблицы, рисунки, схемы, последовательности действий, чек-листы, формы документов, образцы оформления документов и прочее.

Если разработчик документа предполагает, что пользователи документа будут распечатывать какое-либо приложение и часто использовать его в работе,
то лучше разместить приложение на одной странице или на двух для его последующей двусторонней печати пользователями.

Приложения помещают после основной части документа и перед листом согласования, листом регистрации изменений и листом ознакомления.

Приложения имеют сквозную нумерацию по мере появления в документе
и название.

Если приложение – одна таблица или один рисунок, то достаточно пронумеровать его как «Приложение __(номер приложения)» и дать ему название.

Если приложение содержит несколько таблиц или несколько рисунков,
то правильно будет дать номер и название как самому приложению,
так и последовательно пронумеровать таблицы или рисунки внутри приложения
и также дать им названия.