Какие процессы в изыскательской компании можно и нужно автоматизировать, чтобы сохранять качество и при этом поддерживать высокую скорость реализации

Павел Сёмочкин, сооснователь Гектар Групп и сообщества ПИР на весь мир, руководитель проектно-строительного клуба МРО Деловая Россия, рассказал об управлении проектами, финансами, взаимоотношениями с клиентами в изыскательской компании и разработке собственной ERP-системы. Читайте, чтобы узнать, зачем вам нужно автоматизировать бизнес-процессы уже сейчас.

Как удается одновременно вести несколько проектов и не запутаться в них?

Есть первая стадия ведения проектов - все в голове. Эту стадию мы очень быстро прошли. Следующая - ежедневник: там ты уже начинаешь вести некую базу данных, формировать задачи и т.д. Когда проектов становится больше, то в ежедневнике уже сложно уместить и структурировать всю информацию. Тогда появляются первые таблицы в Excel. 

После этого начинается поиск систем для ведения проектов. Для этого есть много бесплатных сервисов - Trello, Kaiten (наш российский сервис), таск-трекеры. Некоторые начинают вести проекты в CRM-системах, Битрикс, amo. Мы в свое время начинали с amo, но впоследствии поняли, что она устраивает нас только как система для ведения коммуникации с клиентами, но для полноценного управления проектами она узковата.

 Мы начали ее дорабатывать в части создания собственной ERP-системы. В итоге разработали свою систему так, чтобы она была максимально связана с amo: они взаимно дополняют друг друга и одна без другой не может существовать. Там, где хороша амо - нам незачем делать ее лучше. Мы разрабатываем систему внутри, которая могла бы делать то, чего не может амо. 

Сложно было переучить команду на новую систему? 

Нет, на самом деле, несложно. Человеку нужно буквально 2-3 дня, чтоб разобраться с той же amoCRM, это очень просто. Когда программа начинает работать в связке с ERP, сотрудник понимает, что без нее уже не обойтись. Такая система значительно упрощает жизнь руководителю: в ней он ведет полную финансовую аналитику по каждому проекту и отделу. То, как мы считаем финансы проектной деятельности, не делает никто. 

То есть управление финансами тоже ведете через эту программу?

Да, но тут появляется еще одна связка. Для эффективного управления проектами или информацией нужны качественные базы данных. CRM и ERP - это тоже базы: заказчиков, подрядчиков, платежей, контрагентов, сотрудников и т.д. Для управления финансами они тоже нужны. Мы в качестве накоплений этих баз используем сервис управленческого учета Финолог - недорогой и очень хороший. Однако он опять же ограничен определенным функционалом. 

Самое лучшее, что в нем есть - открытый API. Это значит, что мы можем в автоматическом режиме “дергать” данные из Финолога в свою систему и отображать в удобном для нас виде.

amoCRM мы используем таким же образом - у них открытый API и данные, которые можно передавать в любую другую систему. Эти 3 системы - совокупность баз данных, и то, как мы все это отображаем - это уже наше понимание процесса.

 Как долго вы шли к такой системе и в какой момент поняли, что стандартных программ недостаточно?

Каждый раз, когда сталкиваешься с ограничениями, ты об этом задумываешься. Допустим, в amoCRM мы столкнулись со сложностью понимания и ведения финансов. Тогда мы озадачились вопросом, где еще можно вести финансы. Нашли Финолог - это хорошая база данных для формирования финансов. Там фиксируются все движения денежных средств, но если посчитать прибыль проекта, в частности, в разрезе отдела и его затрат, то это становится все сложнее и сложнее. Эти системы не справляются с такими задачами - и нам приходилось дописывать их и улучшать.

Что мы имеем на текущий момент: руководитель отдела в единственном числе может вести до 40 проектов одновременно. Понятно, что каждый проект находится на разной стадии реализации. Какой-то в активной фазе, какой-то в завершающей, какой-то объект большой, какой-то маленький, но в совокупности это 40 проектов - и это очень много. 

В некоторых случаях руководитель - он же и “играющий тренер”. Это не только тот, кто распределяет задачи и обязанности, иногда он и сам руками много чего делает. Чтобы вести такой объем работы и делать это эффективно, не забывая ни про одну задачу, нужно разгрузить себя, потому что держать в голове 40 проектов - это просто невозможно, а считать финансы по ним - еще более сложная задача. 

Поэтому этот поток информации нужно упорядочить и выполнять задачи постепенно. Единственное, важно управлять, разве что, своим вниманием и приоритетностью задач, потому что все равно возникает определенный наплыв, с которым руководителю помогает справляться умение грамотно расставить приоритеты.

Можно ли сказать, что ваша система управления идеальна или близка к идеалу?

Нет, нельзя. На самом деле, мы ограничены и нашей собственной системой автоматизации. Она требует определенных ресурсов и вложений, а т.к. жизнь активно меняется - то, как мы работали год назад, сегодня уже не совсем актуально. Чтобы это изменить, нужны разработчики и определенные усилия. Нам не хватает рук, времени и средств даже на то, что мы и так планировали реализовать. А ресурсы нужно вкладывать непрерывно, но мы потихоньку движемся. 

В прошлом году полноценно реализовали зарплатный проект. Эта система учитывает все зарплаты сотрудников, причем так, как не может ни один другой сервис, например, 1С. Мы в автоматическом режиме настроили начисление бонусной части, учитывая, что она зависит от множества параметров: маржинальность проекта и отдела, оценка от клиента. Ни одна система такого бы не сделала. Это наш внутренний подход к пониманию качества выполнения. 

Мы полноценно завершили и запустили блок, посвященный сдаче работ, формированию и контролю за актами. Раньше они вечно терялись, зависали у заказчика или подрядчика. Мы полностью оцифровали этот процесс от начала запроса акта у бухгалтера до подтверждения о наличии его в офисе у секретаря. В любой момент времени мы видим, где он находится. Это очень удобно и информативно, все в восторге.

В этом году планируем полноценно реализовать личный кабинет клиента, чтобы он мог сам видеть, на какой стадии находится проект, все документы, связанные с проектом, мог подгрузить исходную документацию, увидеть отчеты по данному проекту. У него будет единое окно для взаимодействия с нашей компаний, независимо от других людей. Есть один вход, через который он может реализовать любую задачу: нажмет кнопку “запросить КП” - с ним тут же свяжется менеджер по продажам, нажмет “попросить закрывающие документы” - с ним свяжется бухгалтер и отправит все документы, “распечатать дубликат техотчета” - он его получит. В личном кабинете будут храниться все данные по его проекту даже спустя 10 лет. 

Также хотим реализовать через кабинет сбор NPS (индекс потребительской лояльности), чтобы по возможности клиенту не звонил человек, а писал бот в телеграм. Таким образом, мы снизим количество действий, которые необходимо сделать внутри  компании. Будем звонить только в том случае, если клиент не ответит в личном кабинете.

 Возможно, в этом году попробуем сделать нашу систему ведения проектов публичной. Мы предложим нескольким компаниям бесплатно протестировать ее возможности, потом совместно доработаем и уже через год сделаем полноценный продукт для рынка, чтобы этим могли пользоваться любые компании, не только проектные или изыскательские, но и разработчики сайтов, например. Это будет актуально для тех, кто хочет управлять проектами, видеть основные процессы и считать финансы.

Как вы поддерживаете эффективность управления отношениями с клиентами?

Эффективное взаимодействие с клиентами поддерживается через CRM-систему. В ней видна вся история коммуникаций с клиентом, любые наши обещания не проходят бесследно, мы всегда фиксируем это в виде задач. Даже если, условно, человек общался с клиентом, потом перестал работать, то другой человек, который придет на его место, увидит всю историю взаимодействий и не будет задавать лишних вопросов.

Что в итоге дает автоматизация компании?

Автоматизация - это одно из немногих направлений, где можно повышать эффективность труда. Это можно делать за счет новых технологий в производстве или за счет сведения рутины к минимуму в менеджменте. Мы не можем изобрести буровую установку, которая будет бурить в два раза быстрее, но в наших силах сделать так, чтобы всей совокупностью проектов смогло управлять в два раза меньше людей. 

Автоматизация - это то, что нам подвластно и чем мы можем управлять. Мы не сможем разобраться в лабораторных приборах лучше, чем это делает Геотек, но сможем разобраться в бизнес-процессах изыскательской компании и оцифровать их, сохранить качество и при этом поддерживать высокую скорость реализации.