Как основателю онлайн-школы создать сильную команду

Как -то поздно вечером мне позвонила Аня:

☎️ “Мне вас порекомендовали, как хорошего проджекта, можете помочь?”.

Оказалось, что она эксперт в сфере контент-маркетинга. Обучает предпринимателей, специалистов и начинающих экспертов тому, как привлекать клиентов через контент, выстраивать системное продвижение и продавать без агрессивных продаж.

✏️ На момент обращения у неё уже был работающий образовательный продукт, поток учеников, стабильные продажи и небольшая команда:

• менеджер, который помогал с продажами и переписками с потенциальными клиентами
• внештатный SMM-специалист, который помогал с публикациями и оформлением контента А ещё, опыт партнерства с продюсером, от которого осталось неприятное послевкусие (в подробности не будем вдаваться)

Несмотря на то, что внешне всё выглядело как «уже есть команда и система», внутри бизнес держался почти полностью на собственнике. Аня делала вообще всё от сторис до формирования учебной программы.

⚡️ Главная боль Ани была в том, что каждый раз, когда она пыталась что-то делегировать, результат её не устраивал. Работа делалась медленно, поверхностно или не так, как она ожидала. В итоге ей проще и быстрее было переделать самой.

То есть формально сотрудники были, но по факту разгрузки не происходило. Я называю это ловушкой псевододелегирования, которая выглядит как замкнутый круг:

К моменту, когда мы общались, у Ани уже было сильное эмоциональное выгорание, и желание поставить бизнес на паузу, так как с каждым днем становилось труднее тащить всё на себе.

По факту, нужно было решить три ключевые задачи:

1. снять перегруз с собственника
2. повысить качество исполнения задач командой
3. выстроить понятную систему работы вместо ручного управления

Что было дано по факту

Примерно сразу, после погружения в процессы, мне стало понятно, что проблема не в «ленивых сотрудниках» и не в том, что «никто не умеет работать». Проблема была в самой Ане. Как я уже сказала, она попала в ловушку и не могла из нее выбраться. Отсюда вытекали все неприятные симптомы:

📌 Все задачи “живут” в голове собственника и бесконечных чатиках телеграма, где обсуждается “все подряд”, и сообщения улетают в космос быстрее, чем корабли Илона Маска.

📌 Критерии хорошего результата, который устроит собственника, нигде не описаны. Сотрудники должны угадывать ожидания собственника, так как нет примеров и инструкций и опираться не на что.

📌 У сотрудников нет ролей и четкой зоны ответственности. Менеджер по продажам занимается частью продаж, частью админки и иногда хаотично помогает в других задачах. SMMщик, кроме подготовки контента занимается технической настройкой и рекламным кабинетом, хоть и за дополнительную плату, но видно, что ему неинтересны такие задачи.

📌 Собственник - точка принятия решений и справочная 24/7. Любой вопрос, который возникает - адресован ему и работа тормозится, пока собственник не отреагирует. А чаще всего - полноценно сделает задачу по вопросу.

📌 У сотрудников нет четкого KPI и понимания, что от них ждут. Задачи получают с пометкой “нужно было еще вчера”. Фиксированная заработная плата, за которую они прилагают минимум усилий.

📌 Результаты работы сотрудников дополнительно подвергается критике и в большинстве случаев доделывается или переделывается собственником.

🚨 И самое главное - собственник не понимает как грамотно делегировать. Что это значит не просто “поставить задачу”, а передать ответственность сотруднику за результат. [Делегирование - объемный процесс, который делается по определенной структуре, о которой в данной ситуации, конечно, речи не идет]

Что мы делали для достижения цели:

✅ Начали с того, что в телеграме сделали мультичат и установили правила на каждую тему - где и что обсуждаем;

✅ Выделили ключевые действия для сотрудников и на их основе внедрили ежедневные, которые они скидывали в общий чат (так как команда небольшая - это ок);

✅ Описали ключевые процессы для запуска и сделали инструкции на основные задачи, чтобы не тратить время на объяснения что и где брать. Оформили для этого небольшую базу знаний в week;

✅ Прописали стандарты по результатам основных задач: чего ожидает собственник, когда ставит задачу и в какой форме он хочет получить ответ;

✅ Собственник учился грамотно делегировать. То формулировать и передавать задачи сотрудникам таким образом, чтобы все всё поняли и собственник получил желаемый результат по итогу;

✅ Категорически запретили собственнику доделывать/переделывать задачи. Учились выдавать правки конкретными словами;

✅ Все задачи, которые выполняла команда (и собственник в том числе) распределили на категории, выделили те, которые может делать собственник, а остальные распределили по ролям, которые должны быть в команде;

✅ Наняли ассистента, который следил за организацией, постановкой задач и дедлайнами. Напоминал команде о важных событиях, следил за планом и выполнял кучу мелких задач, которыми ранее занимался собственник;

✅ Немного позже, когда привыкли к задачам в телеграме, внедрили доски с задачами в week и частично перенесли работу туда;

Что “пошло не так”

❌ Сопротивление собственника. Аня, конечно, говорила, что хочет делегировать, создать систему и меньше работать, но ее не отпускала ловушка, желание все контролировать и делать так, как она считает правильным. В процессе нашей работы она все еще проверяла “каждую букву”, срочно забирала некоторые задачи, потому что внутри был страх «Если я отпущу — всё развалится»;

❌ Сотрудники были не готовы к ответственности, так как привыкли к схеме «Скажите, что сделать — мы сделаем». С SMM-специалистом пришлось попрощаться, так как человек не мог выполнить требования, которые мы прописали. Без него стало тяжелее, так как задач прибавилось;

❌ Мы начали реформирование во время запуска, поэтому собственнику было сложно перестраиваться и одновременно делать огромный пул задач для того, чтобы выполнить план. То есть изменения происходили внутри уже едущего поезда. Процессы буксовали, поэтому ранее оговоренные 2 месяца работы растянулись на 3;

❌ Эмоциональное истощение собственника влияло на восприятие. Ей и так было тяжело, а тут еще изменения - а это всегда нагрузка. Поэтому изменения лучше всего проводить в спокойное время (например во время сопровождения потока, а не во время активного запуска). Ей казалось, что ничего не работает, все только рушится, а задач становится все больше;

Что помогло справиться с трудностями

❎ Убрали идею «либо идеально, либо никак». Договорились, что первые версии результатов задач могут быть неидеальными, но не должны возвращаться полностью на собственника. Вместо этого собственник учится давать обратную связь с конкретными правками.

❎ Введение шаблонов и инструкций вместо повторных объяснений. В базе знаний мы создали чек-лист хорошего поста, скрипты продаж и таблицу с отработкой возражений, правила для выкладки контента, инструкцию подготовки к вебинару и т.д.

❎ Ввели ежедневные управленческие ритуалы: полчаса общекомандного сбора в начале дня в зуме с расстановкой приоритетов, проверкой статуса задач и трекингом плана. Плюс, ежедневные отчеты, которые держали в тонусе.

❎ Очень помог ассистент. Когда он появился и Аня сгрузила с себя огромное количество мелких задач, через несколько дней она буквально вслух выдохнула. Но это произошло на поздних этапах, когда уже было понимание как делегировать и что категорически нельзя делать, когда передаешь задачи кому-то другому.

❎ Моя личная эмоциональная поддержка и физическое включение (особенно когда нужно было искать замену SMM специалисту) сыграло большую роль. В такие моменты тотального перегруза предпринимателю нужна помощь. Благодаря моей включенности в процессы и навыкам, а также личной поддержке мы смогли продолжать и получить результат.

Что получилось в итоге

🔰 Благодаря распределению задач и грамотному делегированию загрузка Ани сократилась ориентировочно на 30–40%, количество срочных «пожаров» , которые ей лично нужно было тушить свелись к минимуму.

🔰 Аня перестала быть диспетчерской службой 24/7 так как сотрудники понимали свою зону ответственности, у них появились актуальные инструкции и регламенты в базе знаний - на случай, если что-то упустили, а результат работы они фиксируют в ежедневных отчетах.

🔰 Единая доска с задачами и план начали работать, так как к ним постоянно обращаются. Ассистент помогает координировать команду, предупреждает, если есть трудности или сдвиг дедлайна.

🔰 Появились четкие инструкции для контента, которые можно передать любому SMM-специалисту и он поймет что делать - откуда брать информацию, что упаковывать и публиковать.

🔰 Конверсия в продажу выросла на 5% за счет понятных скриптов и порядка в заявках. Менеджер пользуется подсказками из базы знаний, Аня контролирует его работу с помощью отчетов и контрольного чек-листа.

🔰 Благодаря инструкциям и спискам ключевых действий - сотрудники точно знают что от них требуется и как сделать нужный результат. Они перестали быть массовкой и начали самостоятельно принимать решения и нести за них ответственность.

🔰 Аня смогла сосредоточиться на ключевых задачах, у нее снизилась тревожность и постоянное желание всех контролировать. Необходимые данные ей предоставляют сотрудники в рамках своих обязанностей.

🔰 Собственник снова почувствовал интерес к бизнесу, желание развиваться, создавать новые продукты и расширяться. А главное - растить команду без страха, что опять придется тащить в одиночку.

Если вы эксперт или начинающий предприниматель, который хочет системно расширяться, выстраивать отношения с командой, чтобы она "сама работала" и при этом не упахиваться в операционке - позвоните мне (лучше, чтоб не поздно) или напишите в один из мессенджеров:

Телеграм: https://t.me/ollikhoo

МАКС: очень длинная ссылка (кликабельно)

Вместе мы исправим то, что не работает и внедрим систему, которая будет основой для вашей устойчивости и роста.