Как я на завод пошла работать и затащила проект на 10 миллионов

- Оля, это пи*#@ц!

Так начался мой разговор с одним знакомым ночью 30-го декабря. После весьма напряженного корпоратива ему требовалось излить душу, а я, уже примерно зная о чем пойдет речь, только порадовалась втихаря, ведь вопрос был "по моей части".

Проект нестандартный: разработка очков с дополненной реальностью. От этого градус волнения ниже, так как пойди поищи команды по разработке таких штуковин. И все же. Разработка вместо 1,5 лет договорных затянулась еще на год, клиент крайне недоволен, так как мало того что нет результата, так еще и коммуникации адекватной тоже нет.

Когда я познакомилась с главным по проекту (предпринимателем, который всё это закрутил), сразу стало ясно, что он не про управление вообще. Только про предпринимательство. А его координатор, который поначалу справлялся, вроде как не может набраться смелости, чтобы уйти с должности.

ДАНО по факту:

🔹 Есть руководитель проекта (он же собственник бизнеса), который заинтересован в успехе проекта, но сам не принимает активного участия в управлении командой и проектом;

🔹 В команде 10 человек. Все с разными техническими специальностями: программисты, конструкторы, схемотехники, тимлид и координатор проекта;

🔹 Сотрудники на окладе. То есть у них нет штрафов, а премии выплачиваются только по успешному завершению проекта. Они гарантированно получают n сумму рублей в месяц;

🔹 Координатор который есть появляется на работе только в понятное для него время, часто “заболевает” и не отвечает на звонки. Сотрудники не признают его авторитет, а руководитель проекта начал ставить задачи напрямую сотрудникам, без участия координатора;

🔹 Задачи от руководителя ставятся в воздухе и нигде не фиксируются. Из-за этого они часто теряются и забываются;

🔹 Сотрудники приходят и уходят в офис когда хотят: иногда к 14 часам дня, а иногда и к 18 вечера, чтобы поработать “оставшийся день”. Кто-то занимался интересными вещами вместо того, чтобы делать поставленные задачи. Соответственно, выполняют “какой-то” процент от объема важных задач по проекту;

🔹 Нет прозрачной коммуникации с клиентом. Ему не отвечают внятно по срокам, не говорят о существующих трудностях (и вообще через раз отвечают), напряжение растет;

🔹 Нет отчетности и понимания что уже сделано и что требуется. Сотрудники двигаются наощупь — что им сказали то они и сделали;

🔹 Сотрудники не понимают, где их зона ответственности и перекидывают вину за задержки и ошибки друг на друга.

Как с этим справлялись:

Все дедлайны по проекту уже были упущены (примерно год как), поэтому нашей главной целью было ускорить процесс работы любыми средствами;

При этом, было очевидно, что команде требуется дисциплина и координация. Так как человек на роли координатора не справлялся со своими задачами, эта роль временно была передана мне, а с ним попрощались;

Мы (совместно с тимлидом) написали примерный план того, что хотим внедрить руководитель дал нам зеленый свет “лишь бы проект довели до конца”;

❇️ Первым делом мы установили обязательные рабочие часы, когда сотрудники должны присутствовать в офисе: с 11 до 17 часов. Время начала и окончания работы могло “плавать”, но 6 часов обязательно находиться в офисе и быть в доступе;

❇️ Каждую неделю мы начали проводить планерки, на которых делали разбор что реализовано и ставили план по задачам на грядущую неделю. Команда публично рассказывала об успехах и трудностях, я (в роли координатора) и тимлид помогали сотрудникам и корректировали их действия;

❇️ У каждого сотрудника появилась должностная инструкция с зонами ответственности и обязанностями, которые мы согласовали с каждым индивидуально;

❇️ Появилась необходимость делать отчет, который помогал координировать проект и ловить зависающие задачи сразу, как только они появлялись;

❇️ За грубые нарушения по должностной инструкции ввели штрафы;

❇️ В работу команды внедрили таск-менеджер. Сначала Битрикс, затем заменили на Asana в котором фиксировались все задачи по проектам;

Помимо этого, было сделано множество вспомогательных материалов (шаблоны задач, описание бизнес-процессов, чек-листы, регламенты повторяющихся действий), которые помогли в организации и координации команды.

С чем столкнулись в процессе изменений:

🛑 Из-за новых правил начал сыпаться коллектив. Часть людей, которые привыкли работать “по старому” не были согласны с нововведениями и готовы были бросить все как есть и уйти. С ними мы по отдельности договаривались на индивидуальные условия, чтобы они доработали до реализации проекта и если желание уйти останется — препятствовать мы не будем.

🛑 Внедрение таск-менеджеров (как я уже сейчас понимаю) было ошибкой. Так как часть времени у сотрудников уходила на то, чтобы привыкнуть к системе и понять, как она работает, вместо того, чтобы фокусироваться на своей работе. Новую платформу в команды проектного типа надо внедрять тогда, когда не горят дедлайны. Лучше всего на старте проекта.

🛑 Привычка руководителя ставить задачи напрямую исполнителям (без ведома координатора) не изменилось, поэтому приходилось “ловить” задачи, договариваться с сотрудниками, что они будут фиксировать эти задачи и ставить в известность ответственного за координацию.

🛑 Клиент сначала очень скептически отнесся к очередному передвижению срока сдачи проекта, но постепенно (благодаря постоянной коммуникации, отчетам и прозрачности) начал повышать градус доверия.

Что в итоге получилось:

Акт с клиентом мы подписали в апреле: через ~3 месяца после старта реформации. Команда проекта сдала 20 устройств, которые исправно работали и отвечали всем заявленным требованиям;

✅ Повысилась скорость исполнения задач и продвижения проекта, в целом. Удалось закрыть 30% объема за 3 месяца, при том, что 70% работпо проекту длились 2,5 года;

✅ Координация и планерки помогли “не тормозить” и решать проблемные вопросы, как только они появлялись. Тимлид сразу получал информацию когда что-то не получалось/не работало и помогал найти решение;

✅ 3 сотрудника уволились по собственному желанию после подписания актов по проекту. Еще 2 остались, хотя изначально также хотели покинуть команду;

✅ Внедрили рабочее онлайн-пространство для ведения проектов, задач и отчетности;

✅ Команда стала дисциплинированно посещать офис в установленные рабочие часы без возражений;

✅ Сотрудникам стало понятно, где зона ответственности каждого из них и какой результат от них требуется. Перестали замалчивать неудачи и трудности, так как поняли что наказание будет именно за такой подход.

В вашем бизнесе есть трудности с управлением и/или координацией? Сотрудники ставят под сомнение авторитет руководителя? Нужно срочно “спасти” проект?

Напишите мне вопрос в мессенджер:

Телеграм: https://t.me/ollikhoo

МАКС: очень длинная ссылка (кликабельно)

Вместе мы исправим то, что не работает и внедрим систему, которая будет основой для вашей устойчивости и роста.