Как найти помощника, освободить себя от рутины и тех.задач?
У психолога, коуча, эксперта есть огромное количество низкоуровневых ручных задач, которые занимают до 70% его времени.
Заполнить таблицу, собрать данные в папку, отправить рассылку, проанализировать конкурентов, найти партнеров, подобрать блогеров...
Хорошая новость в том, что можно за небольшие деньги передать эту работу специальному человеку. Тем самым — освободить себе кучу времени и заниматься стратегией, работой с клиентами, обучением. Такой человек называется бизнес-ассистентом.
Найм бизнес-ассистента — это отличная инвестиция в стратегическое развитие вашей практики, ментальное здоровье и один из способов освободить себе время.
Делегировать задачи ассистенту — очень просто.
Стоит такой сотрудник недорого, а жизнь облегчает невероятно.
Зачем нужен бизнес-ассистент
Если коротко — чтобы сэкономить время. Ассистент занимается повторяющимися задачами, для которых не нужно ваше личное включение.
Сначала он будет брать на себя простые задачи, а потом - более сложные
Задачи, которые можно легко делегировать ассистенту (уже сейчас или в будущем):
- Ведение календаря руководителя
- Ведение приложений по планированию (Trello, Monday)
- Планирование дня руководителя
- Заполнение и оформление документов
- Создание регламентов и чек-листов
- Анализ конкурентов для создания продуктов
- Создание чатов для курсов
- Добавление людей в чаты
- Выкладывание материалов (уроков на сайты, расписания в чаты участников и т.д.)
- Поиск и найм подрядчиков
- Рассылки (приглашений, бонусов и т.д.)
- Создание таблиц (регистраций, учёта и т.д.)
- Сборы метрик (заполнение отчетов)
- Поиск информации
- Формирование ссылок на встречи и помощь в проведении встреч
- Организация встреч с клиентами
- Проведение кастдева с учениками
- Помощь в настройке и модерация вебинаров
Более того, ассистент систематизирует ваш рабочий день. Говорит, ЧТО сегодня надо сделать и не даёт расслабиться.
Как делегировать работу
Бизнес-ассистент — это восьмирукий многоног. Мы нанимаем человека с определенными техническими навыками. Но для выполнения новой задачи в рамках нашего подхода нужно объяснить сотруднику, КАК её выполнять.
А. Показываем ему, как выполняется задача по видео-звонку или записываем скринкаст.
Б. Ассистент выполняет задачу самостоятельно (обязательно!)
В. Мы проверяем её выполнение, при необходимости — корректируем (говорим, что надо исправить, а не исправляем сами!)
Г. После выполнения задачи ассистент создаёт рабочий регламент — т.е. пишет инструкцию по выполнению задачи на будущее.
На выходе получаем не только возможность делегировать задачу ЭТОМУ человеку, но и избавляем себя от необходимости обучения нового сотрудника в будущем.
Постепенно ассистент научается выполнению всей рутинной работы. Задачи ему теперь ставятся в формате «надо сделать Х». Всё просто.
+ руками помощника создаётся база знаний. И в случае его ухода или повышения у вас будут инструкции на все рабочие случаи.
Как нанять бизнес-ассистента
Коротко, алгоритм найма выглядит следующим образом ↴
- Написание вакансии
- Создание анкеты для первоначальной фильтрации откликов
- Публикация вакансии и ссылки на анкету в тематических чатах
- Отбор анкет
- Проведение собеседований
- Тестовый день
- Найм
1. Написание вакансии
Перед написанием вакансии надо сесть, расслабиться и понять:
А. Какие задачи вы будете делегировать ассистенту — если у вас жопа в мыле, вы постоянно занимаетесь затыканием дыр и считаете, что сами сделаете всё лучше всех — вам пока рано нанимать ассистента.
Потому что по итогу месяца вы окажитесь с тем же самым геморроем, к которому добавится необходимость платить человек зарплату.
Составьте первоначальный список задач.
С момента найма помощника вы полностью отказываетесь от самостоятельного их выполнения. Да, даже если самому быстрее. Через силу. Вам больше НЕЛЬЗЯ будет это делать самому.
Б. Как должен выглядеть и общаться этот человек. Если вы — отвязный рок-стар, отпускающий сексистские шуточки, то человек, которого вы наймете, должен понимать их. Если вы — няшная девочка-стесняша, то и помощник должен быть таким же.
Ваша манера общения должна искренне транслироваться в тексте вакансии. Запомните один простой принцип — какой начальник, такие и сотрудники.
Шаблон текста вакансии → (клик)
2. Создание анкеты для сбора откликов
Исходя из списка задач составьте список навыков, который необходим ассистенту. В анкете спросите, какими из перечисленных навыков кандидат обладает.
+ По качеству заполнения анкеты вы сможете первично отфильтровать кандидатов
Шаблон анкеты для сбора откликов → (клик)
Обратите внимание на 1 пункт. Он пригодится, чтобы посмотреть, какой канал сработал лучше.
Обратите внимание на последний пункт. Чтобы откликнулись только те, кто действительно готов сделать тестовое.
Когда будете создавать форму, свяжите ее с Гугл-таблицей. Так вы сможете видеть все ответы. Еще можно будет лучших кандидатов перетащить наверх, отметить цветом. Можно добавить столбец и писать там комментарии.
3. Публикация в тематических каналах
Портрет сотрудника — есть. Текст вакансии — есть. Анкета — есть.
Дальше пишем короткое сообщение о себе, прикрепляем ссылку на анкету и ждём откликов.
Откуда ко мне пришло больше всего людей
- Сайт Воркзилла (размещение стоит 650 р.) https://work-zilla.com/vacancies Важно! Нужно разместить именно вакансию, а не задание.
- Сайт https://finder.vc/employer - первая вакансия бесплатно. Важно! Не оставляйте контакты в объявлении, просто оставьте ссылку на форму
- https://www.kadrof.ru/work - публикация проекта бесплатно
Есть еще реклама по группам в ВК и по чатам, более дорогие агрегаторы вакансий, но этого, скорее всего, будет достаточно.
Список чатов, где также можно разместить вакансию:
- → t.me/mari_vakansii
- → t.me/edmarketclubjob
- → t.me/mari_vakansiii
- → t.me/onlineShkoly
- → t.me/infohit_rabota
- → t.me/targetologkontekstolog
- → t.me/shuvaeva_work
- → t.me/polezniesvyiazi
- → t.me/mari_vakansi
- → t.me/infohit_rabota
- → t.me/kuznicakadry
- → t.me/chatfreelans
- → t.me/frilancru
- → t.me/TargetContext
- → t.me/worklance_3
4. Первостепенный отбор анкет
Смотрим, как кандидаты заполняют анкеты. Так вы быстро отфильтруете ленивых и незаинтересованных.
5. Проведение собеседований
В целом, проведение качественного собеседования — это отдельный большой материал. Поэтому сейчас дам 4 простых совета:
- Общая задача для беседы с кандидатом — это прочувствовать, что человек вам подходит по общению. Ощутить общий вайб.
- Ассистент должен быть системным человеком. В идеале, даже немножко подбешивать своей чёткостью (если такое ощущение возникает — это хороший знак).
- У ассистента должны быть амбиции стать партнером, продюсером и т.п. — тогда он будет активно обучаться и вы получите реально заинтересованного в работе человека.
- Будьте няшкой — не проводите собеседование в формате: «Так, сейчас у нас будет пытка, я тебя за 15 минут уничтожу, ты будешь плакать всю ночь, а завтра я возьму тебя на работу». Сделайте разговор приятным
- Не берите на работу первого же кандидата. Проведите хотя бы 3-4 собеседования, чтобы сравнить.
6. Тестовый день
Обычно в тестовый день ассистенту даётся 3 задачи, совокупное время выполнения которых 3 часа, по 1 часу на задачу.
Задачи стоит брать типовые. Те, которыми ассистенту предстоит заниматься чаще всего и, желательно, те задачи, которые учтены в окладовой части.
Для каждой задачи у вас должны быть необходимые материалы — ссылки, инструкции и т.д.
Смотрите, КАК человек выполняет задачи:
- Говорит «я этого не умею» и складывает лапки — плохой знак.
- Задрачивает вас вопросами уровня базовой компьютерной грамотности — не подходит.
- Факапит сроки уже сейчас — нафиг его.
- Именно в этот день у него отключают свет и интернет, прорывает унитаз, а бабушка рожает хомячка — такой работник не годится.
Если же человек делает задачи четко, задаёт вопросы по существу и проявляет инициативу — поздравляем (вы нашли своего ассистента).
Сколько платить ассистенту
Актуальные цифры по рынку такие:
По факту можно найти человека, который замотивирован работать даже за 5-10 тысяч рублей в месяц. Если вы пока даете легкие задачи на 3-4 часа в день по будням - это ок. То есть за 5-10 тысяч рублей в месяц освободить себе десятки рабочих часов, чтобы посвятить время действительно важному.