Как организовать митап

Оригинальный пост: https://vas3k.club/post/5640/

Когда я только начинала работать тестировщицей, я каждый день узнавала много нового. Привычка держать руку на пульсе индустрии осталась у меня до сих пор именно с той поры. Мне не терпелось поделиться информацией с коллегами, поэтому я начала сначала выступать на митапах, а потом организовывать.

Организовать свой первый митап было страшновато: никогда этого не делала, слишком много переменных и вообще, люди же будут смотреть, и я несу перед ними персональную ответственность. А потом всё прошло хорошо и гладко, публика оказалась благодарной. Поэтому, чтобы дальше не париться, я сделала любимое дело, чтобы закрепить успешный путь — составила по нему чек-лист.

Надеюсь также, что после прочтения этой заметки у вас прибавится решимости организовывать движи. Это несложно, приятно, эмоционально наполняет, а главное, даёт необходимый нам всем обмен опытом.

Итак, о чем нужно подумать, если вы хотите организовать митап?

1. Общая тема митапа.

Про что вы хотите рассказать, что обсудить?
Не обязательно устанавливать слишком конкретные рамки (типа "Сегодня говорим про автоматизацию iOS-приложений с помощью XCUITest", хотя, в целом, в таких темах нет ничего плохого — только аудитория будет меньше); достаточно определить, что, например, сегодня мы говорим про технические средства для ускорения работы тестировщика, или про организацию процесса тестирования: планирование, метрики, тест-дизайн и т.д.

Это нужно не только для того, чтобы проще было сориентировать спикеров, но и для общего понимания потенциальной целевой аудитории. Например, если на митапе 2 доклада, один из которых рассчитан на новичков в индустрии, а другой — на очень опытных специалистов, то есть риск, что в итоге общее впечателние о событии ни у тех, ни у других не будет хорошим.

2. Формат.

Онлайн или оффлайн (в нынешней ситуации это практически не вопрос, но раньше выбор всё же был :) ).
Будут классические доклады или мастер-классы, а может быть, демонстрация или лайв-кодинг?
В зависимости от формата определяется место, тайминги и прочие важные нюансы (нужно ли будет кормить участников, будет ли нужна помощь менторов и т.д.).

3. Технические детали.

Количество докладов: сколько выступлений вы планируете включить в программу?
Количество участников (Zoom тоже не резиновый);
Тайминг: сколько всего продлится митап? Сколько времени уделяется одному докладу? Будет ли уделено время ответам на вопросы, или это останется для кулуарных бесед? Если будет, то сколько?
Будет ли запись? Если да, то надо подумать о средствах заранее. С онлайном всё стало в разы удобнее: можно сделать скринкаст пошаренного экрана с презентацией и рассказывать и одновременно записывать происходящее. Zoom умеет это делать автоматически.

4. Место.

Если онлайн, на какой платформе (или в каком мессенджере?). Если оффлайн — то в каком месте.
Хорошие места для онлайна: Zoom (если есть платный аккаунт — вообще кайф), Google Meet, Hangouts или Jitsi meet.
Хорошие места для оффлайна: коворкинг или библиотека, небольшой бар, конференц-зал в компании, которая согласится стать партнёром мероприятия (тут имеет смысл спросить даже на текущем месте работы: многие компании только рады поддержать своего сотрудника, если он проявляет инициативу, — проверено лично).

5. Save the date.

Дата и время митапа;
Дата и время репетиции (прогон очень желателен, но можно заменить его скринкастом с презентацией и рассказом спикера);
Дата брифинга с орг. командой (опционально, если кто-то помогает вам в организации). В целом, можно синхронизироваться и через мессенджеры без созвонов;
Даты регистрации слушателей (открытие/закрытие);
Контрольные точки для спикеров: дата готовности плана доклада, дата готовности презентаций, и т.п.

6. Инфоподдержка:

Анонсы в соц. сетях: где и что будем писать и анонсировать?
Ссылка для регистрации. Можно использовать Timepad. Вариант попроще — Google-формы или (экстремально) пошаренная таблица, в которую нужно вписать своё имя.
Могут ли дружественные сообщества помочь с распространением информации? Запостить у себя анонс, написать в чат и так далее.

7. Волонтёры.

Чем масштабнее планируется событие, тем больше вероятность, что потребуется кто-нибудь в помощь. Мне в этом плане повезло: со мной работают муж и лучшая подруга, поэтому у меня всегда есть как минимум пара людей, которые могут срочно помочь сделать что-нибудь важное.
Но если бы их не было, я бы обязательно заручилась поддержкой 1-2 человек на случай форс-мажора.

8. Действия по завершении

Часто по завершении митапов участники просят записи докладов, файлы презентаций и контакты спикеров, которые можно использовать для вопросов. Если есть возможность, круто после митапа обеспечить участников этой информацией, предварительно спросив разрешения у выступающих.
Собрать с участников фидбек. Таймпад позволяет сделать рассылку автоматически, но можно сделать и проще: отправить ссылку на Google-форму в общий чат, вывести на экран QR-код со ссылкой на опрос или опросить людей лично.
На основе обратной связи провести ретроспективу. Спикерам будет интересно узнать, что они могут улучшить и что прошло хорошо, а нам полезно проанализировать и запомнить, что прошло круто, а что было не так.

Как действовать: пошагово

Если подвести итог, из текста выше я бы выделила следующую последовательность действий:

Определиться с темой митапа;
Найти тех, кто может и хочет помочь в организации (это опционально, можно всё делать и в одного);
Определиться с пунктами из списка "О чем нужно подумать";
Найти потенциальных спикеров и дать им ориентир по формату, датам и контрольным точкам;
Найти волонтёров и спонсоров, рассказать им про событие, используя наработки с прошлых шагов (тоже опционально, может не быть ни тех, ни других);
Провести все встречи и репетиции, убеждаясь, что всё идёт по плану;
Наслаждаться процессом и результатом!
Не забыть выполнить завершающие активности: отправить материалы, собрать фидбек, провести ретро.

Подводя итог, хочу отметить, что, в идеальном случае, самый первый свой митап лучше организовывать в компании тех, у кого уже есть соответствующий опыт. Однако если таких людей рядом нет, то, надеюсь, мой опыт выше поможет вам получить максимум удовольствия от организации и проведения мероприятия без нервов :)