40. Информационная система торгового предприятия.

Функционирование торгового предприятия обеспечивается информационными коммуникациями. В контексте функционирования организации информационные коммуникации представляют собой процесс обмена информацией о состоянии и процессах, происходящих во внешней и внутренней среде организации. Передаваемая информация классифицируется по ряду признаков.

По способу возникновения:

• Формальная – информация является отражением организационных связей между элементами организационной структурой.
• Неформальная – информация возникает спонтанно и не поддается регулированию со стороны руководства (пример: слухи).

По месту возникновения:

• Внешняя информация – формируется во внешней среде организации.
• Внутренняя – образуется в самой организации и является продуктом ее жизнедеятельности. Внутренняя информация дифференцируется на вертикальную, передаваемую от вышестоящих уровней на нижестоящие и обратно, и горизонтальную, передаваемую в пределах одного уровня организационной структуры.

Между внутренней и внешней средой происходит постоянный обмен информацией.

По форме передачи:

• Возникает в процессе межличностного общения (вербальную и невербальную)
• Передаётся на определенных носителях в виде текста, формул, таблиц, графиков, изображения.

Реализация функций информации обеспечивается за счет соблюдения ряда требований. Наиболее важными из них являются:

• Оптимальность объема представления информации. Наличие информации в объеме, превышающем потребности пользователя, приводит к снижению эффективности ее восприятия и использования, увеличивает непроизводительные затраты, связанные со сбором, обработкой и хранением излишней информации.
• Адекватность отражения состояний и процессов. Информация должна однозначно фиксировать специфику объекта, не допускать различных ее толкований.
• Эффективность восприятия. Речь идет, прежде всего, о структуре и форме подачи информации, способствующих более быстрому ее усвоению и запоминанию.
• Своевременность представления. Сроки представления информации должны обеспечивать быструю реакцию организации на изменения, происходящие во внешней и внутренней среде, удовлетворять потребности пользователя.