Истёк срок декларации: как проверить остатки и новую поставку
Когда срок декларации соответствия истёк, сначала проверьте её статус в реестре и отдельно разберите документы остатка и новой поставки. Поставщик прислал новую декларацию, в письме стоит знакомое название товара — и кажется, что можно продолжать работу. Но название в письме ещё не связывает документ с конкретной моделью и поставкой. Покажем, что проверить до следующего заказа.
Начните с записи в реестре
Попросите номер декларации о соответствии техническому регламенту ЕАЭС или ТР ТС. В реестре проверьте статус и даты, заявителя, изготовителя и описание продукции. Если запись приостановлена или прекращена, выясняйте эту ситуацию отдельно: она не равна обычному окончанию срока.
Далее сравните сведения с маркировкой, спецификацией и фактической моделью. Старая и новая поставки могут выглядеть одинаково, но относиться к разным изготовителям или исполнениям. Похожее название в коммерческом предложении — повод уточнить, а не доказательство совпадения.
Почему важно разделить партии
Представим условную ситуацию: товар уже лежит на складе, а следующая поставка ещё не выпущена в обращение. Истечение срока документа не означает автоматического запрета каждой единицы ранее выпущенной продукции. Но и общего разрешения на продажу любых остатков нет: проверяют регламент, документы конкретной партии и обстоятельства её выпуска в обращение.
Для продукции, которая ещё не выпущена в обращение, истёкшая декларация не заменяет действующее обязательное подтверждение, когда оно требуется. Дата изготовления сама по себе не отвечает на вопрос о моменте выпуска. Понятие объясняет Евразийская экономическая комиссия.
Что запросить, если документ не совпадает
Напишите поставщику, какое расхождение нашли: модель, изготовитель, маркировка или номер записи. Попросите подтвердить, какой документ относится именно к будущей поставке и какие материалы связывают его с товаром. Не ограничивайтесь просьбой «пришлите свежую декларацию».
Продавец не всегда должен сам быть заявителем. Если компания оформляет декларацию самостоятельно, заранее определяют применимый регламент, схему и доказательства. В разборе декларирования по ТР ТС и ЕАЭС собраны вопросы для подготовки к этой работе.
Если нужна новая декларация
До следующего выпуска продукции заявитель определяет регламент и схему, собирает сведения об изделии и доказательства, после чего регистрирует декларацию в установленном порядке. Прежние протоколы испытаний не переходят в новую декларацию автоматически: их пригодность проверяют отдельно.
Как ответить закупкам и складу
В короткой записи укажите номер документа, модель, изготовителя, партию и результат сверки. Отдельно отметьте, что ещё не подтверждено и кто запросит сведения. Так склад не перепутает проверенный остаток с новым поступлением, а закупки увидят вопрос до оформления заказа.
Сохраните прежние документы рядом со сведениями о соответствующих партиях. Новый файл не объясняет автоматически историю уже полученного товара.
Игорь Справцев · Реестр Гарант
Помогаем разобраться с документами на продукцию. Если нужна помощь по конкретному товару, телефон: +7 920 898-17-18.