Инструменты для определения приоритетов по целям и задачам
1. Матрица Эйзенхауэра
Это эффективный инструмент, о котором многие знают, но редко используют 💁🏻♀
1. Возьмите лист бумаги и нарисуйте квадрат 👇
2. Разделите квадрат на 4 равные части 👇
5. Распределите все задачи про приоритетности:
Срочно и важно - те задачи, которые нужно сделать прямо сейчас, иначе все рухнет.
Желательно, чтобы это поле оставалось пустым, т. к. если задача сразу и регулярно попадает в блок «Срочное и важное», то планирование вы провели неверно.
Вам важно проанализировать и разобрать:
⮚ что вы не предусмотрели, причем уже не один раз, а много
⮚ какого именно типа такие задачи
⮚ что за процессы влияют или зависят от этих задач (т.е. какие процессы нужно «починить»)
Важно и менее срочно - это задачи,выполнение которых вы можете спокойно планировать. Это могут быть: рабочие дела, процедуры по здоровью, мероприятия личного характера, время на обучение, саморазвитие и т.д.
Т.е. в этом секторе находятся задачи, которым нужно уделять максимум внимания, но делать их следует без паники и максимально эффективно.
Менее важно и срочно - к ним относятся отвлекающие телефонные звонки, бытовые сложности. Т.е. они не помогают вам, как управленцу, достичь цели, а мешают сосредоточиться на действительно важных процессах и снижают эффективность.
Эти задачи важно и нужно делегировать!
Неважные несрочные дела – это просмотр соцсетей, сериалов, реализация всех задач, которые команда активно наштурмила на планерке (в формате «а прикольно было бы…»).
Важно понимать, влияют ли они все на достижение целей, т.е. нужно ли тратить на это время.
Если да - внесите в список важных и несрочных задач, то есть выделите для них время.
Если нет - такие задачи следует просто убрать/отменить, т.к. они НЕ ведут к вашему успеху или развитию по карьерной лестнице
Такая расстановка по матрице Эйзенхауэра:
✔ позволяет выстроить и распределить все задачи по приоритетам
✔ помогает увидеть всю картину и продуктивно действовать.
Помните, что важное — приближает к намеченной вами цели, но не всегда является срочным, а срочное — требует максимального внимания
2. Пирамида приоритетов
Здесь используется принцип Канбана, где каждый стикер символизирует отдельную задачу.
1. Нарисуйте пирамиду с 3-4 уровнями. Можно и больше, в зависимости от того, сколько элементов хотите расставить по приоритетам.
2. На стикерах лаконично напишите все задачи.
Это удобно делать, используя клейкие листочки, клейкую стену со стикерами или же в программе Miro.
3. Поместите все стикеры, на каждом из которых лаконично написано по 1 задаче, на самый нижний уровень.
4. Переместите половину стикеров, которые вы считаете наиболее приоритетными, на уровень выше.
5. Из стикеров, перемещенных вами на уровень выше, снова выберите наиболее важные и приоритетные задачи. И еще раз переместите их вверх.
6. Перемещайте таким образом стикеры вверх в зависимости от важности, срочности каждой задачи.
7. Повторяйте действия шага 4 до тех пор, пока на самом верху не окажется 2-5, а лучше — всего 1 задача.
При подготовке масштабного проекта, при решении какой-то сложной задачи вы можете использовать этот инструмент, как самостоятельно, так и вместе с командой, чтобы сотрудники учились ставить приоритеты.
3. Матрица проработки целей на достижимость
1. Вспомните какую-нибудь личную или профессиональную цель, которую никак не можете достичь, хотя другие — достигаете. Напишите ее на бумаге.
2. Чтобы проверить, насколько достижимой она является на самом деле, распишите ее по этим 4 блокам:
- Все действия, которые выполняете вы, ваша команда
- Возможные и желаемые улучшения, которые помогут добиться цели
- Разберите вопросы, которые остались при этом
- Зафиксируйте все то новое, что можно внедрить для достижения цели.
Разобрав свою (пока недостижимую) цель по такому алгоритму, вы перейдете на новый уровень осознанности, проработаете все блоки и риски, чтобы увидеть, насколько реально достижение желаемого и что конкретно нужно сделать, куда двигаться в этом направлении.
Т.е. вы подсветите «слепые зоны», которые могли не замечать раньше, испытывая выученную беспомощность
Важно попробовать каждый из этих инструментов, чтобы выбрать наиболее эффективные именно для вас и постоянно использовать в работе для выработки навыка расстановки приоритетов до автоматизма.