5 тревожных звоночков, что пора менять бухгалтера
- Налоговая зачастила с требованиями, штрафами и доначислениями, а бухгалтер только разводит руками.
- Вам приходится бегать по офису в поисках первички, потому что он не отслеживает, есть документы или нет.
- Бухгалтер отвечает на ваши вопросы так, что проще самому изучить налоговый кодекс.
- Не понимаете, что вообще происходит в учете, и не можете добиться никаких разъяснений: почему обороты большие, а прибыль маленькая, почему такие цифры по налогам и пр.
- Открыли в начале года новое направление бизнеса, сейчас конец квартала, а бухгалтер только сел с ним разбираться.
- Вам приходится тратить время на поиск документов, общение с налоговой и тому подобные вопросы, вместо того, чтобы решать стратегические задачи.
- Контрагенты жалуются, что от вашего бухгалтера не добиться ответа ни на один вопрос, и из-за этого у них проблемы с налоговой.
Я Ксения Червенко,бухгалтер с 20-летним стажем, руководитель аутсорсинговой компании «Райт Консалтинг», действующий аудитор и не понаслышке знаю, как ошибки в бухгалтерии могут копиться годами, а потом «накрыть» бизнес так, что он не сможет устоять.
Предприниматели часто приходят ко мне с вопросом: как определить, насколько знающий бухгалтер у них работает, и добросовестно ли он выполняет свои обязанности. Есть ли вообще какие-то признаки, чтобы это понять, если сам не разбираешься в учете?
Действительно, предпринимателю сложно вовремя отследить, когда что-то идет не так, да и вникать в бухгалтерские тонкости — не ваша обязанность. Но есть тревожные сигналы, которые помогут увидеть, что ситуация серьезная, и надо что-то делать.
В статье разберем 5 признаков того, что в бухгалтерском и налоговом учете есть проблемы, и определим, когда причина — некомпетентность вашего бухгалтера, а когда виноваты внутренние процессы компании, которые мешают корректной работе.
5 тревожных сигналов, что ваш бухгалтерский учёт — это бомба замедленного действия, и что бухгалтер не справляется!
Сигнал 1. Не понимаю, куда уходят деньги
- Обороты растут, а прибыли нет.
- Суммы налогов, которые надо заплатить, каждый раз как лотерея: то мало, то неожиданно много. При этом бухгалтер уверяет, что «все нормально, все под контролем».
Вы можете переплачивать налоги из-за ошибок в расчётах. Для наглядности приведу примеры из последних ситуаций, с которыми к нам пришли клиенты.
Бухгалтер решил, что поступления по УСН «Доходы» и по патенту включаются в один налоговый регистр, а не в разные. В итоге доходы по всем режимам отразил в одной КУДиР. Налоговая доначислила УСН в размере 3,5 млн рублей и пени. Пришлось оспаривать это в суде и потратить еще 200 000 рублей на услуги юристов.
Бухгалтер ООО на ОСН не проверила декларацию, которую автоматически сформировала 1С. Программа «забыла» учесть входящий НДС. В итоге переплатили 1,2 млн рублей. Вернуть переплату удалось только через 8 месяцев.
- Спросите у своего бухгалтера, когда последний раз была сверка с налоговой и какие расхождения были. (Сверяться с ИФНС нужно не реже 1 раза в год).
- Попросите заказать сверку прямо сейчас (Если сдаете отчетность через интернет, сверка будет готова в течение пары дней).
- Попросите декларацию по налогу на прибыль или УСН за последний отчетный период и выясните, какая из цифр описывает доход вашей организации, и как ее посчитали.
По реакции и ответам будет понятно, перед вами профессионал или человек, который не делает то, что положено.
Сигнал 2. Нет первичных документов
Налоговая запросила акт, а его нет. Бухгалтер отвечает: «Клиент не прислал, я напоминала», но вам об этом не сказал. Другим сотрудникам приходится срочно искать документы, которые должны быть в наличии, и за которыми обязан следить бухгалтер.
При проверке недостаток документов повлечет доначисления и пени. А если их не восстановить, дело дойдет до блокировок и списаний со счета.
Вспомните любую сделку за последние полгода и запросите по ней документы: акты, накладные, счета-фактуры, договоры и документы на оплату — платежки, счета.
У хорошего бухгалтера все находится быстро, потому что подшито и собрано. Если он не нашел документы, делайте выводы.
Сигнал 3. Бухгалтер живёт в параллельной реальности
- Вы реализуете новый продукт, а в учёте — хаос.
- Бухгалтер не вник в новые условия бизнеса:
- путает налоги (например, ставки НДС на внутренний рынок и экспорт);
- искажает задолженность по сверкам с контрагентами;
- путается в производственных процессах, приходится объяснять несколько раз.
Это прямой путь к ошибкам в расчётах, переплатам, а в худшем случае — претензиям от налоговой.
Бухгалтер должен быть готов к изменениям в бизнесе и уметь к ним адаптироваться. Сложности могут возникнуть из-за проблем с коммуникацией. Убедитесь, что бухгалтер полностью введен в курс дела и имеет доступ к информации, связанной с изменениями.
Если он проинформирован, и у него всегда есть возможность уточнить нюансы, но вы замечаете снижение эффективности его работы, а ошибок становится больше, то это прямой сигнал, что, скорее всего, он не справляется.
Сигнал 4. Отчётность — это всегда «больно» для всей компании
«Где договор с этим поставщиком?»
- Подключает вас на помощь, приходится отвлекаться от текущих процессов и «тушить пожары» в бухгалтерии.
Когда бухгалтер не умеет планировать работу и распределять объем задач, это приводит к увеличению ошибок. Отчетность формируется некорректно, нарушаются сроки сдачи, появляются претензии со стороны налоговой.
Поговорите с бухгалтером и спросите о причинах такой ситуации, послушайте его версию.
Если он начнет уклоняться от ответа и перекладывать всю ответственность на других, то это повод задуматься.
Если бухгалтер назовет конкретные причины и аргументирует их, например, отсутствие корректного документооборота или автоматизации простых процессов, сложности в коммуникации с другими сотрудниками, то причина явно не в нем. А если не смог наладить коммуникацию и сидел молча до последнего, то тоже есть вопросы…
Сигнал 5. Контрагенты жалуются на вашего бухгалтера
• То документы потерял, то постоянные задержки с их подписанием.
• Приходится переделывать акты сверок по нескольку раз.
Такие жалобы возникают не 1-2 раза за год, а систематически.
Разночтения в первичной документации у вас и ваших контрагентов могут быть причиной налоговых проверок.
Решение
1. Спросите у своего бухгалтераа, когда последний раз он сверялся с поставщиками и покупателями? (Такие сверки стоит делать не реже 1 раза в отчетный период, а если для вашего бизнеса отчетный период — год, то сверяться стоит каждый квартал).
2. Попросите распечатать оборотно-сальдовые ведомости на текущий момент по счету 60 (поставщики) и счету 62 (покупатели) и уточните, что означают цифры в графе «Сальдо на конец периода».
Почему такие ситуации происходят, и что делать?
Кроме компетентности специалиста есть и другие причины, на которые важно обратить внимание.
- Бухгалтер перегружен, и/или процессы в компании не отлажены: отсутствие автоматизации, коммуникация нарушена, нет диалога с обеих сторон.
- Бухгалтерия только фиксирует операции, но не управляет финансами, а ваша прибыль утекает незаметно.
- Нет двойного контроля: считал один человек, он ошибся, и никто не заметил.
- Бизнес перерос возможности бухгалтера: новые направления деятельности, дополнительные офисы, сложные сделки — всё это требует работы на более высоком уровне.
Бухгалтерские ошибки не исчезают сами, а самое коварное, что не всегда очевидны и могут копиться годами.
1. Финансовые потери: бизнес платит за чужие ошибки.
- Налоговые доначисления и пени.
Пример: Неправомерно уменьшили налоговую базу, доначислили налог, пени и штраф 20% от суммы налога (на первый раз). - Штрафы до 40% от суммы неуплаченного налога.
- Переплаты, которые никто не заметил.
Реальный кейс: клиент 2 года переплачивал НДС из-за неправильного учёта авансов. Вернули 800 000 руб. после проверки.
Итог: вы теряете десятки или сотни тысяч рублей, а бизнес страдает.
2. Потеря времени: вы работаете на бухгалтерию, а не на бизнес.
- Вместо развития — авралы по поиску документов.
- Вместо переговоров с клиентами — разборки с налоговой.
- Вместо стратегии — постоянное «тушение пожаров».
Итог: вы застряли в рутине, хотя могли масштабироваться.
3. Стресс, когда проблемы приходят неожиданно.
- Блокировка счёта из-за не вовремя сданных отчётов.
- Внезапные доплаты НДС перед сдачей декларации, нужно срочно доставать деньги из оборота.
- Волнения по поводу того, почему опять что-то не так.
Итог: вы устаёте от операционки, а могли бы снизить тревожность и отпустить контроль хотя бы в бухгалтерских вопросах.
Самое страшное, что проблемы приходят, когда их уже сложно решить.
- Налоговая находит ошибки за прошлые годы. Исправить будет дороже, чем заплатить штрафы и пени.
- Контрагенты отказываются переделывать первичные документы за прошедшие периоды.
- Бухгалтер увольняется, оставляя вам «печальное наследство».
- Создавать собственный бухгалтерский отдел.
Нанимать главного бухгалтера и платить ему от 150 000 рублей в месяц, искать и обучать персонал, внедрять системы контроля. - Подключить профессиональный аутсорсинг и получить команду экспертов, которые:
- возьмут на себя самые сложные участки учета,
- оптимизируют налоговую нагрузку,
- настроят понятные процессы взаимодействия,
- наладят взаимодействие с текущим бухгалтером, если он справляется со своими обязанностями.
Это не про то, чтобы заменить вашего бухгалтера. Это про то, чтобы дать ему надежную поддержку, а вам — спокойствие.
А теперь обо мне. Меня зовут Ксения Червенко
- я практикующий бухгалтер с 20-летним стажем,
- собственник и руководитель аутсорсинговой компании «Райт Консалтинг» с оборотом более 34 млн рублей в год,
- основатель онлайн-школы «Белая бухгалтерия»,
- проконсультировала более 200 предпринимателей,
- веду более 120 постоянных клиентов, 86% из которых пришли по рекомендации.
Почему предприниматели нам доверяют.
За 16 лет работы мы прошли путь от небольшой бухгалтерской фирмы до экспертного центра благодаря принципам, которые позволяют решать задачи от рутинных до работы с ВЭД и ведения управленческого учета.
1. Глубокие знания, которые работают на вас
Мы не просто следим за изменениями в законодательстве, мы мыслим как налоговая. Это помогает предугадывать действия инспекторов и заранее готовить правильную стратегию.
2. Реальные решения, а не формальные отчеты
У нас все процессы выстроены так, чтобы каждый клиент мог сказать: «Я делегировал бухгалтерский и налоговый учет». Это значит, что мы берем ответственность за результат, а не просто отрабатываем функционал.
3. Прозрачность как стандарт работы
Каждый клиент получает:
- прозрачную картину по налоговым рискам,
- понимание, что налоговые отчисления корректны,
- консультации на понятном языке и в дружелюбном формате.
Бухгалтерия не должна быть головной болью — принцип, которого мы успешно придерживаемся.
Если остались вопросы или вы нашли у себя хотя бы 1 из 5 тревожных признаков, напишите. Я разберу вашу ситуацию и подскажу, как выстроить бухгалтерские процессы так, чтобы они не мешали бизнесу развиваться, а наоборот, способствовали росту, освобождали ваше время и давали ощущение стабильности и контроля.
Связаться со мной и получить быстрый ответ можно здесь — @kseniia_chervenko