Тревел-гранты

О тревел-грантах ДВФУ и поддержке ЮШ, так необходимых каждый раз, когда приходит приглашение на очные раунды конкурсов в Москве, Токио, а иногда и в Гааге

Мастрид для каждого желающего взять от учёбы в универе максимум. Тут описаны тревел-гранты от ДВФУ и финансовая поддержка от ЮШ: за что, как, сколько. После прочтения обязательно задумайтесь о том, как это применить – может, на летнюю школу юриста сгонять?

Тут только описание как получить деньги на конкурсы и образовательные программы в других городах, документы можете скачать в канале.

Тревел-гранты

В департаменте стипендиальных и партнёрских программ ДВФУ есть Положение, регламентирующее порядок организации участия в мероприятиях по учебному (конкурсы, олимпиады, чемпионаты, учебные стажировки, соревнования…) и научно-исследовательскому направлениям (научно-исследовательские стажировки, представления научных работ – конференции…). Оно тебе нужно всегда, когда хочешь получить финансирование или компенсацию: оплату авиабилетов в экономе, плацкарта, проживания (без питания), организационного взноса… Подаёшь заявку – её одобряет комиссия по отбору кандидатов, состоящая из представителей школ – получаешь деньги.

Именно от комиссии зависит: дадут деньги или нет. Чтобы увеличить шансы, поговори с представителем ЮШ в ней – Дремлюгой Р. И. Если он увидит, что ты хороший человек и занимаешься правильными вещами, а твоё мотивационное письмо написано честно, то всё супер.

Обязательно объясни в письме: почему твою заявку должны удовлетворить, какая тут выгода для вуза. В конкурсах и конференциях всё просто: ты едешь развивать науку / представлять универ на большой арене – лишь докажи, что ты достойный представитель ДВФУ. В стажировках / летних школах всё тоже несложно: укажи, что после поездки проведёшь образовательные мероприятия, мастер-классы, интенсив по всему, чему ты научился там. В этом профит университета, которую он ждёт от тебя после возвращения. Не сделаешь – не дадут тревел в будущем.

Ты можешь податься либо на «финансовую поддержку», либо на «компенсацию».

Финансовая поддержка

Университет сразу оплачивает дорогу: проезд плацкартом или авиабилет в экономе. Для её получения нужно за 14 рабочих дней до мероприятия предоставить:

Заявку на финансирование
Персональное приглашение от организаторов: ФИО, школа, группа…
Документы о персональных данных: паспорт, ИНН, СНИЛС
Документы, подтверждающие профессиональную компетенцию: при наличии, например если перед муткортом проходили обязательное обучение для участия в нём и получили сертификат

Этим бумаги не ограничиваются – перед отправкой заявки полистай положение/пообщайся с департаментом в вк. Всё дело – от формирования комиссии до выпуска приказа о выделении денежных средств – требует много рабочего времени, а когда комиссия одобрит заявку, начинается процесс согласования покупки билетов и всех других необходимых вещей, поэтому прибегай к ней заранее.

Нюансы:

Если во время согласования цена на билет возрастёт, специалисты департамента войдут в положение и подойдут к истории индивидуально
Билеты могут прийти в ночь перед вылетом: ДВФУ – большое учреждение и необходима длинная череда согласований, чтобы выдать тревел-грант – не бойся остаться ни с чем
Как правило, прилетаешь за день до мерыча и улетаешь через день после. Полезно отправляться на длительные мероприятия: силы на перелёт лучше оправдаются, сможешь меньше думать о таймингах: на длительных мерычах есть несколько крупных встреч, а между ними есть возможность заняться своими делами

Компенсация

Возмещение расходов студента

Сначала ты всё оплачиваешь, а затем ДВФУ компенсирует твои расходы: эконом в самолёте, плацкарт, а главное: проживание без питания (до 500 рублей в сутки – см. положение), орг. взнос. Для этого подаёшь за 3 рабочих дня до поездки все бумаги выше плюс документы о планируемых / совершённых расходах (чеки, посадочные – оплачивайте всё с одного своего счёта, даже если отправляетесь командой – меньше рисков и болей с доказыванием).

Комбинируй способы: подавай заявки сначала на финансовую поддержку для оплаты дороги, а затем на компенсацию орг. взноса и проживания – всё просишь в одном документе-заявке. При этом комиссия может решить покрыть лишь часть расходов, если посчитает это целесообразным (т. н. софинансирование).

Как закончишь, возвращаешься во Владивосток и отчитываешься: подписываешь документы, сдаёшь билеты и чеки, проводишь интенсивы, публикуешь статьи. При этом все-все покупки, квитанции, чеки должны быть на ваше имя.

На что податься

Тревел-гранты дают для достойных выездных мерычей, которые проходят за Приморьем, их два вида:

Учебные: олимпиады, конкурсы, в т. ч. муткорты, соревы, чемпионаты, учебные стажировки, в т. ч. летние и зимние школы
Научно-исследовательские: стажировка в научно-исследовательском центре, представление научной работы на конфах и других научных мерычах

Процесс

Заявка. Заполненная заявка направляется на [email protected], тема письма: «тревел-грант – ФИО»; при этом если ты едешь вместе с командой, то каждый пишет заявку сам, но один из вас курирует весь процесс;
Предварительная проверка заявки. Оператор (специалист департамента) проверяет её на соответствие положений, критериев заполнения, наличие необходимых документов; формирует пакет документов и направляет ответственному лицу школы для экспертизы
Экспертиза ответственного лица. Ответственное лицо (в ЮШ – Дремлюга Р. И.) проводит экспертизу и предоставляет экспертное мнение для рассмотрения членами комиссии по тревел-грантам
Голосование комиссии в КриптоВече. Оператор формирует пакет документов для рассмотрения на комиссии и направляет на онлайн-платформу, чтобы комиссия приступила к онлайн-голосованию
Уведомление. Решение направляется кандидату: оператор формирует протокол и уведомляет его о принятом решении
Предоставление. Подготовка приказа и договора: в случае одобрения заявки комиссией оператор начинает процесс по оформлению приказа, договора и уведомляет получателя тревел-гранта об отчётных документах: после того, как всё закончится, тебе нужно будет отчитаться о поездке и том, как ты исполнил обещания мотивационного эссе, например провёл ли мастер-классы, если летал в летнюю школу
Отчётность после поездки! – подходите к ней ответственно: не выбрасывайте посадочные, относите документы вовремя, исполняйте обещания, которые дали в заявке

Ошибки

Указан неправильный ожидаемый результат. Если в заявке в графе «Ожидаемый результат» написано: «съездить и получить сертификат», то уже на этапе предварительной проверки будет отказано – вуз поддерживает студентов только в случаях, когда есть польза и для него: после мероприятия студент приезжает и делится знаниями – проводит мастер-классы, пишет статьи по теме, которая после останется в библиотеке ДВФУ и многие смогут прочитать её, а не играет в одни ворота;
Мероприятие не твоего профиля. Комиссия редко поддерживает тех, кто едет на мероприятие не по профилю: например, если студент ЮШ желает побывать на мероприятии для дизайнеров;
У тебя есть большая стипендия. Отказывают, если студент получает достаточно большую стипендию: например, студент получает в месяц 35 тысяч рублей и подаёт заявку на финансовую поддержку в размере 15 тысяч рублей на билет в одну сторону;
Поздно подался. Часто с финансовой поддержки переводят на компенсацию, потому что студенты поздно подают заявки (меньше чем за 14 дней до поездки) – это может привести к таким неприятным ситуациям, когда универ пишет официальное письмо организаторам с просьбой продлить срок подачи орг. взноса;
Ты выпускник. Тогда есть риск, что не будет выгоды для универа или ты не сможешь отчитаться перед ним, из-за этого могут отказать;
Ты уже участвовал в аналогичных мероприятиях. Была история: на одно мероприятие пригласили несколько человек от ДВФУ и каждый должен был приехать независимо (т. е. не в команде). Комиссия рассматривала каждого индивидуально: заявки однокурсников-бакалавров одобрила. А с ними ехал магистрант, который уже участвовал в таком мероприятии – ему отказали, так как он уже был на подобных мероприятиях и обладал нужной компетенцией, поэтому отправлять его не было необходимости.

Короче цель поездки, профиль и соизмеримость ожидаемого результата должны быть соответственными, хорошими и качественными. А в конце не забывай оплачивать её: пиши научную статью до конца учебного года, проводи образовательные проекты, etc.

Поддержка ЮШ

Каждый финансовый год на школу выделяется определённая сумма на финансирование студенческих выездных мероприятий – она очень скромная, но реальная. Тут строгих сроков нет, но чем раньше, тем лучше: конференция в октябре, все нужные документы у тебя есть уже в июле-августе – большие шансы на поддержку.

Сроки поездки на ту же конференцию, длящуюся день, не должны быть большими (5 дней – много, 4 – уже нормально). Если она идёт 2 дня, то конечно могут разрешить и 5 дней – лишь бы ты показал собственное стремление участия. И глобальные цели поездки. ЮШ, как и департамент стипендиальных программ, тоже требует персональное приглашение на мероприятие от организаторов.

Помимо университетской поддержки есть практика финансирования через спонсоров, юридическую фирму, от имени которой участвуешь (как в КВНе), государственных органов (крупных мероприятий): посольства… И стипендии! Участвуя в муткортах, занимая там места и номинации, ты получаешь много баллов для учебной стипендии – подавайся на неё и пусть она поможет тебе в участии на следующих конкурсах.

Хоть способ малоперспективен сейчас, дай бог в будущем будет получше – а пока подавайся через тревел-гранты ДВФУ, но делай это чуть-чуть заранее.

Финансирование со стороны организатора

Иногда организаторы сами платят. Примеры:

Государственный проект,
Летняя школа – особенно иностранные летние школы предлагают оплатить всё за их счёт. Важно, какие партнёры есть у школы и от какой школы именно ехать: обмен студентами – студенты из Японии приезжают в ДВФУ, а такое же количество студентов приезжает из ДВФУ в Японию, например для написания работы узкого профиля,
Отдельные случаи как муткорт Мартенса от Красного креста,
Грант на развитие научно-исследовательской деятельности – совершенно другие цифры финансирования: может выделяться десятки миллионов на исследование по какому-нибудь патенту, но в таких проектах глобальные цели. Плюс тут определённые ранжировки на что может пойти конкретная сумма: часть денег (15%) будет уходить на зарплату, часть на оборудование, посещение мест для работы…

Вопросы?

Если сомневаешься или хочешь что-то уточнить – уточни. Можешь написать ответствнному за тревел-гранты в Департамент стипендиальных программ (в контактах паблика) – это ведущий специалист, тот самый оператор, которыйи будет сопровождать рассмотрение твоей заявки. Плюс Илья взаимодействует с партнёрами мероприятий, проводит Дни компаний, различные карьерные мероприятия; сопровождает Факультетус и цифровую карьерную среду, занимается целевиками (по расторжению и требованиям о выплате штрафа). Он один из нас, ЮШевцев, можешь не бояться его.