Простые правила онлайн совещаний от Даши Рудник

Вот уже несколько дней мы работаем удалённо. Для кого-то это просто и понятно, кому-то непривычно и сложно. Но и тем и другим нужно поддерживать общение, находится в общем информационном пространстве и чувствовать, что мы по-прежнему одна команда.

Один из способов поддержать это — регулярные онлайн-встречи. Встречи онлайн отличаются от обычных и есть определённые рекомендации по тому, как проводить удалённые совещания.

Удалённых совещаний должно быть много, они должны быть регулярными и короткими. Если в офисе вам достаточно было просто подойти к коллеге и договориться о чём-то, то сейчас это сделать сложнее, особенно если участников разговора больше двух. Раньше вы сидели в одном помещении и волей-неволей слышали, что происходит вокруг, кто чем занят, с какими кейсам сталкивается, то сейчас этого нет. Поэтому вам нужно поддержать обмен информацией и перевести его онлайн.

Эксперты рекомендуют следующие виды онлайн-встреч.

1. Короткие 30-минутные утренние встречи по синхронизации, аналог офисным stand up митингам. Эти встречи проводятся каждый день в начале рабочего дня. На встрече все участники, включая руководителя коротко отвечают на 2 вопроса:
1. мой фокус на сегодня.
2. какая помощь мне нужна от коллег.

Свои фокусы сотрудники вносят в общий файл и вечером там ежедневно пишут отчёт — что сделано, и если не сделано, то как это можно исправить/улучшить в дальнейшем.

1. Встречи ретроспективы в конце недели — обсудить, что получилось за неделю, что не получилось и какие уроки извлекли из этого. Такие встречи могут длиться от 40 до 60 минут в зависимости от количества участников.
2. Ситуационные тематические встречи - онлайн-встречи по конкретным темам, куда приглашаются только те участники, которые заинтересованы в этой теме.

Общие рекомендации по онлайн-встречам:

• Начинайте все встречи с вопроса — как настроение, как настрой. При личной встрече настроение считывается невербально, в онлайн-встрече важно понять, как себя чувствует каждый участник.
• У каждой встречи должен быть ведущий и протоколист. Иногда это может быть один и тот же человек, но лучше, чтобы это были разные люди. Ведущий следит за соблюдением правил встречи и следованием повестки. Протоколист фиксирует договорённости и после встречи рассылает всем участникам протокол.
• Камеры участников должны быть всегда включены — так вы поддержите включенность в совещание всех участников. Да и всегда приятнее общаться, когда видишь живое лицо человека, вместо неподвижной аватарки.
• Используйте гарнитуру, для лучшего звука.
• Выключайте микрофон, если не говорите.
• Не делайте онлайн-встречи больше 60 минут. Вначале это может быть сложно, но после часа онлайн-беседы внимание участников рассеивается и трудно удержать энергию группы.

В том время, когда мы все работаем в разных местах, хорошо структурированные онлайн-встречи позволяют нам чувствовать себя одной командой и быть причастными к общему делу.