#SL_Event ОРГАНИЗАЦИЯ МЕРОПРИЯТИЯ: ДВЕ СТОРОНЫ МЕДАЛИ

Организация мероприятия – это не только увлекательный, но и сложный процесс. От позитивного фидбэка клиента до фатальной ошибки – один шаг. Сегодня мы расскажем, как избежать неприятностей и оставить о своем мероприятии однозначно положительное впечатление.

Один из основных процессов организации ивента – коммуникация с клиентом. Хорошие менеджеры «слышат» заказчика и согласовывают с ним каждую деталь. Плохие – интерпретируют желания по-своему, разбирая в итоге двухмесячную ленту переписки в поисках ответов на вопросы, которые необходимо было выяснить давно. Чтобы избежать такой ситуации, важно уточнять каждое требование в формате диалога с кратким пересказом видения ситуации, а также фиксировать каждый пункт уточняющим вопросом с просьбой подтверждения от клиента. Также необходимо составить и утвердить подробное техническое задание.

Ключевую роль играет продвижение и бюджетирование мероприятия. От этих факторов напрямую зависит успех ивента. Не стоит жалеть денег и времени на рекламу и тестирование гипотез, поиск инфопартнеров, приглашение лидеров мнений в качестве специальных гостей. Всё это поможет привлечь дополнительную аудиторию даже к узкоспециализированным мероприятиям.

Одна из распространённых ошибок – неправильный подбор ресурсов и распределение обязанностей. Это может испортить даже самое качественное мероприятие. Поэтому необходимо брифовать команду на площадке за несколько дней, за день и за час до мероприятия. Также важно вести таблицу по задачам сотрудников и делегировать обязанности по мере их нагрузки. Так вы не возьмете на себя больше, чем сможете.

Если event-менеджер взвалит всё на свои плечи, то это может привести к другой негативной стороне организации мероприятий – стрессу. Важно помнить, что каждый может допустить ошибку и это нормально. Худшее что можно сделать в такой ситуации – перейти на крик, отчитывать сотрудников или закатить истерику. Необходимо научиться адекватно делать замечания и думать в первую очередь о том, как скорее исправить оплошность. Спокойствие и рассудительность – большой показатель профессионализма, который обязательно заметят ваши коллеги и клиенты.

Стоит вести не только список задач коллег, но и график выполнения работ подрядчиками. Это поможет избежать неприятной ситуации в виде срочного изменения сценария или выхода за рамки бюджета. Необходимо детально прописывать в договоре обязательства между сторонами. Зная штрафные санкции, подрядчики подходят к вопросу с большей ответственностью. Звоните подрядчику каждый день, если это специальное оборудование или редкая услуга, чтобы уточнять, как идут дела. И держите при себе запасных подрядчиков на случай форс-мажора. Это поможет в любой ситуации провести мероприятие именно так, как задумывалось.

Источники:

https://spark.ru/startup/anyconf/blog/39685/7-fatalnih-oshibok-event-menedzhera

https://event.ru/news/9-samyih-uzhasnyih-oshibok-event-menedzhera/