#SL_Event МЕРОПРИЯТИЯ 2020 - 5 ОШИБОК ОРГАНИЗАТОРОВ

Как и большинство индустрий, индустрия мероприятий в 2020-м оказалась в патовой ситуации и перед вызовом «как выжить?!».

Если рестораторам оставалась возможность «работы на вынос», то организаторы мероприятий вынуждены были «приготовить и выдать ранее оплаченные блюда, в условиях запрета работы кухни». Спасательным кругом стало проведение онлайн мероприятий, но часто это было «фастфудом», который не всей аудитории пришелся по вкусу.

Офлайн, или «назад в будущее»

Удивительно, что спустя год после объявленной пандемии, не прекращающихся запретов и ограничений, трансформации работы всего бизнеса в целом, более 40% организаторов мероприятий все еще ждут полноценного возвращения к офлайн формату. «Уже вот-вот снимут запреты, и мы проведем мероприятие, по размерам больше, чем в 2019!».

Достаточно внимательно изучить то, что происходило до 2019 года: изменение торговых цепочек, снижение конверсии посещения мероприятий, историю восстановления индустрии после кризисов в 1998-1999 и 2008-2009 годах, развитие технологий и успешное проведение редких онлайн мероприятий - чтобы осознать: до пандемии будущее уже было за гибридным форматом мероприятий.

Проведение ивентов только в офлайн-формате в ближайший год опасно для самого мероприятия. Полупустой экспо-зал, из-за ограничений, скучная деловая программа, из-за отсутствия топовых спикеров, заставят аудиторию задуматься о целесообразности участия в следующем мероприятии… И стоит признать, что у экспонентов и спонсоров есть другие, более эффективные инструменты маркетинга в текущих условиях.

Формат Онлайн

2020 – год вынужденных экспериментов: конференция в YouTube, выставка как classified, байерская встреча в Zoom, виртуальная выставка в MineCraft, или в 3D, VR-показ неделей мод – что только не использовалось для спасения... Любой из этих форматов эффективен. Важно уметь с ним работать и научить работать аудиторию, учитывая ее цели, потребность и возможности.

Чем «тяжелее» формат онлайн мероприятия – тем не продолжительнее вовлечение аудитории, кроме удовлетворения ею своего любопытства. 3D, VR и подобные «тяжелые» форматы требуют очень хорошей подготовки, качественной технологии и очень хороших интернет-каналов. В

«легком» формате проведения важно качество контента, иначе уже на вступительной речи «спящего» спикера аудитория переключится на свои ежедневные задачи.

Хочу то – не знаю что…

При работе со многими организаторами мероприятий вспоминается старый одесский анекдот: «Вам шашечки, или ехать?».

«Измените цвет кнопки», «Перенесите раздел в правое меню», «Мероприятие через неделю – пусть ИИ сформирует рекомендованный список по цвету глаз, но учитывая возраст аудитории» - список подобных пожеланий займет не один лист. Это объяснимо: у индустрии нет опыта - он только формируется.

Деловое мероприятие в первую очередь – это общение аудитории. Еще до 2020 года были эксперименты проведения офлайн мероприятий в формате 60х60, когда 60 минут деловой программы чередовались 60 минутами общения аудитории. Создание байерских и спид-дейтинг зон – это тоже доказало свою эффективность в офлайн.

При проведении мероприятия в любом, а особенно в онлайн формате, важно обеспечить аудиторию инструментами для общения. Опросы, викторины - все это эффективно. Но, просто дайте своей аудитории инструмент для общения друг с другом - и у мероприятия не будет проблем с вовлеченностью аудитории и эффективностью участия.

Модель

Выставка 365 дней, серия мелких мероприятий вместо крупного, чат в мессенджере вместо конференции, онлайн-квартирники с прямым общением с артистом, или спикером – далеко не полный список моделей проведения мероприятий 2020, который требует отдельной статьи.

На основе наблюдений за проведением бизнес-мероприятий в 2020 году и изучением результатов, стало понятно, что их модель кардинально изменилась. Онлайн внес свои коррективы, уменьшив классическую монетизацию мероприятия, но и открыл дополнительные возможности.

Наиболее эффективной оказалась модель, когда перед основным мероприятием проводится серия мелких онлайн-мероприятий. Это позволяет организатору сформировать ядро аудитории ивента с нарастающим количеством участников, обучать ее в работе с онлайн-платформой и значительно улучшить эффективность участия для спонсоров и экспонентов. Также, это позволяет заранее определить интересы и спрос аудитории для формирования программы основного мероприятия.

Маркетинг

Маркетинг и инструменты для привлечения аудитории тоже существенно трансформировались. «Приглашаем вас на мероприятие, которое состоится через полгода», поток email-ов с полотнами контента и десятком изображений, размещение информации в журналах и на веб-ресурсах «потому что так было всегда». Все это, как и другие активности «2019» - в прошлом.

Никто сейчас не может спрогнозировать того, что будет через месяц и тем более через полгода. Письма, среди сотен других в ящике у получателя, уже не дают нужного эффекта. Контент писем, для прочтения которого нужно приложить немало усилий, не работает.

Меняй(ся)

Постепенно стирается грань между разными типами деловых мероприятий: у конференций, благодаря онлайн формату, растет количество экспонентов (спонсоров), а у выставок значительно улучшается качество деловой программы. Все больше вакансий у организаторов мероприятий «менеджер онлайн-платформы», «продюсер онлайн-мероприятия», а Alibaba запускает 20 онлайн выставок на рынке США, каждый день появляются новые сервисы, проекты и технологии для проведения мероприятий.

20-й стал годом кардинальных изменений в индустрии мероприятий и этот процесс все еще не завершен.

Источники:

https://vc.ru/marketing/210038-meropriyatiya-2020-5-oshibok-organizatorov