Проблемы , с которыми сталкиваются распределенные команды

недопонимание:

языковые барьеры, культурные отличия, разные стил иработы (офисный и фрилансерский) могут затруднить коммуникацию между сотрудниками.

Что делать:

Поясняйте свою позицию. Важные моменты записывайте и рассылайте команде – цель проекта, основные результаты, кто заказчик проекта и что он ожидает – и просите дать обратную связь. Потратьте время и убедитесь, что вас правильно поняли.

медленная коммуникация:

Медленные коммуникации

Переписка занимает гораздо больше времени нежели звонок или разговор в офисе. Учитывая разницу в часовых поясах, ответа можно ожидать достаточно долго. Собранная в одном помещении команда тратит гораздо меньше времени на общение.

Что делать: Старайтесь чаще пользоваться телефоном или скайпом – почта и мессенджеры не только отнимают больше времени, но и лишают вас возможности построить личные взаимоотношения с коллегами, что повышает качество взаимодействия. Кроме того, постарайтесь сократить количество групповых звонков – разговоры один на один, как правило, короче.

Неэффективные совещания

Продолжим тему совещаний. Даже на обычных совещаниях сотрудники пытаются продолжать работать над своими задачами в ноутбуке, проверять почту в телефоне или просматривать распечатанные отчёты. В случае распределённой команды возможностей отвлечься от совещания ещё больше – никто ведь не видит!

Участники теряют фокус, конструктивного и быстрого взаимодействия не получается. И чем дольше длится совещание – тем сильнее члены команды стремятся заняться чем-то полезным.

Что делать: Разошлите всем повестку заранее и ограничьте время совещания. Наличие рамок и вопросов, на которых можно сконцентрироваться, позволяет не терять фокуса команды и по максимуму использовать время совещания.

Потеря контроля

Когда вы в офисе, вы скорее всего в курсе, чем занимаются ваши подчинённые – они сидят рядом, вы обсуждаете что-то в лифте, у кофе-машины или на обеде. В такой лёгкой форме вы можете узнать о статусе задачи или проблеме и быть в курсе проекта. Вы, как менеджер, можете напоминать о поручении, да и просто видеть, чем занят сотрудник. Но сложно поболтать за кофе с членом команды за 3000 км от вас.

Особенно остро проблема контроля встаёт в случае частичной занятости на проекте. Сложно быть уверенным, что член команды действительно трудится над тем, что важно для проекта.

Что делать: Чёткое видение проекта и правильные цели помогают сотрудникам удержать внимание на том, что важно для проекта. Удостоверьтесь, что член команды понимает, какой вклад вносит в достижение поставленных целей и видит результаты своей работы.

Информационная перегрузка

Очень часто члены распределённых команд жалуются на избыток информации. Это связано с софтом, которым мы пользуемся для работы. Чтобы обеспечить нормальное функционирование проекта удалённые сотрудники постоянно пользуются мессенджерами, тайм-трекерами, почтовым клиентом, календарём, файлообменником и ещё множеством разных программ. Они постоянно сигнализируют о чём-то – в чаты приходят сообщения, напоминания, уведомления об открытии и закрытии общих файлов, не говоря уже о всякого рода ненужной информации. Потерять фокус очень легко!

Что делать: Во-первых – ограничьте количество каналов связи, к которым «подключён» отдельный сотрудник. Во-вторых – обсудите с коллегами «почтовую этику» и правила взаимодействия. Договоритесь не писать много маленьких писем, чаще созванивайтесь, пишите более ясные и проработанные сообщения. Также сохранить фокус помогут практики тайм-менеджмента.

Скрытые конфликты

Конфликты случаются в любой команде – и это хорошо! Но в распределённых командах руководителю сложно заметить и оперативно разрешить конфликт – ведь внешние признаки конфликта будут не заметны до тех пор, пока они сами не решат его эскалировать. К тому времени может быть уже слишком поздно.

Что делать: Если вы руководитель – будьте особенно внимательны во время групповых звонков. Кроме того, постарайтесь регулярно разговаривать с членами своей команды один на один. Узнайте, что их беспокоит и что они чувствуют. Это поможет вам выявить проблему.

Командный дух

Командный дух – важная составляющая успешного проекта. В хорошей команде участники сильнее мотивированы, чувствуют ответственность за общее дело, поэтому работают эффективнее.

Удалённая работа лишена тех важных мелочей, которые создают команду: общих посиделок в баре или кафе, совместных прогулок до метро или просто легких разговоров на разные темы во время обеда.

Что делать: Вовлекайте людей! Поощряйте неформальное общение и веселую атмосферу в коллективе. Как руководитель, попробуйте вовлечь команду в общий досуг. Это может быть онлайн-викторина, компьютерная командная игра, обмен фотографиями и личными историями. Постоянно ищите, как поднять настроение команде – и она отблагодарит вас за это.

Советы

Чтобы повысить эффективность распределённой команды:

Чаще звоните друг другу ̶ так проще убедиться, что вас поняли правильно. Звонки помогают построить более тесные отношения с коллегами.
Тщательно планируйте совещания. Выберете удобное время для регулярных командных коммуникаций. Ограничьте время и придерживайтесь повестки.
Составьте рабочее расписание. Разделите время работы и отдыха. Уважайте свое и чужое рабочее время. Не допускайте эмоционального выгорания.
Работайте с конфликтами. Если у вас конфликт – эскалируйте его менеджеру проекта и постарайтесь оперативно разрешить. Если вы менеджер проекта – выясните, что беспокоит членов команды в личном разговоре.
Чёткое видение и ясные цели. Команда должна иметь общую цель и видеть свой вклад в её достижение.
Поддерживайте командный дух. Общайтесь не только на рабочие темы, старайтесь лучше узнать друг друга, играйте в игры.

источник

http://www.esi-intl.co.uk/blogs/pmoperspectives/index.php/10-issues-with-virtual-project-teams-and-what-you-can-do-about-them/