Проектно-аналитическая сессия (ПАС) — это форма организации мышления!
1. Что такое ПАС?
Проектно-аналитическая сессия (ПАС) — это форма организации мышления группы, которая помогает не просто обсудить проблему, а перестроить сам способ её постановки и решения.
В отличие от стратегических сессий или мозговых штурмов, ПАС работает с мышлением и деятельностью, а не просто с идеями или решениями.
Если говорить проще
- Генерация гипотез: "У нас падают продажи — давайте накидаем, почему и как это исправить".
→ Результат: список предположений, которые потом проверяют. - Стратегическая сессия: "Наша цель — вырасти в 2 раза за 3 года. Давайте решим, что делать и кто за что отвечает".
→ Результат: цели, направления, планы, распределение ролей. - ПАС: "А что мы вообще называем ростом? Почему мы решили, что нам нужно расти? Что не так в той деятельности, которую мы ведём сейчас? А как устроена деятельность в целом?"
→ Результат: переосмысление самой проблемы, понимание, в чём была ошибка постановки, и проект новой деятельности.
ПАС — упрощённая версия организационно-деятельностной игры (ОДИ). Её придумали участники методологического движения Г.П. Щедровицкого. Суть игры (что ОДИ, что ПАСа) — игроки разбирают проблемную ситуацию, моделируют возможные решения, оценивают их реализацию. И параллельно учатся разрешать проблемы, а заодно самоорганизовываться и рефлексировать.
2. Как устроен ПАС
В оригинальной методологии сессия состоит из 3 этапов и занимает 3 полных дня. Первый этап — аналитический, второй — проектировочный и третий — планировочный.
В данном тексте эти правила адаптированы под загруженную пятидневку, встречаемся и за 2 дня проводим аналитику и проектирование, а сборкой и оформлением результатов занимаемся заочно.
В сессии участвуют 30-50 человек (зависит от размера компании может быть и 12: топ-менеджмент, руководители, тимлиды, управленческий резерв и HiPo-сотрудники, разделённые на группы по 3-5 человек. Для ПАСа выбирается главная тема. И каждая группа берёт на проработку подтему от общей темы сессии. Например, по бизнес-процессам: продажи, маркетинг, управление проектами, производство, финансы, управление персоналом и т.д.
В первый, аналитический день группам предлагается оценить работу бизнес-процессов и найти в них разрывы, которые мешают выполнять ключевые цели. Во второй, проектировочный день нужно предложить модель решения выявленных проблем. На третий день, когда очная часть сессии закончилась, ответственные собирают проекты групп и берутся за организацию дальнейшей проработки.
Хотя сессия проводится для работы с реальными проблемами, важно сохранить её игровой — творческий, симулятивный характер. Например, желательно, чтобы ПАС проходил вне рабочего места и, по возможности, времени, чтобы участники могли выключиться из операционки, выйти из привычной субординации и на равных поработать с заданной темой
3. Зачем это надо?
Трансляция стратегии и синхронизация по ключевым целям. Обычно мы формируется набор целей и изменений для компании на ближайшие 2-3 года. На ПАСе можно поразмышлять, где мы находимся относительно поставленных целей, насколько их достигаем, можно ли прийти к ним быстрее и как это сделать. Можно проанализировать сами цели относительно текущей ситуации, поставить их под сомнение или скорректировать. Ещё по работе групп видно, одинаково ли сотрудники понимают задачи и верно ли их приоритезируют.
Подготовка управленческих изменений и проектов развития. Например, у компании была одна структура. Затем поняли, что надо предлагать больше услуг и использовать больше технологий. На ПАСе делается первый подход к тому, какие новые услуги могли бы предложить рынку, кто потенциальные клиенты, как выстраивать новые бизнес-юниты внутри компании и какие новые компетенции понадобятся.
Оценка кадрового резерва. Глядя на то, как участники ищут решения для задач повышенной сложности, можно составить впечатление об их готовности к руководящей работе.
Особенности организации сессии можно использовать для запуска новых проектов с высокой степенью неопредлённости на старте:
- Участники по-разному видят заданную тему. Одни впервые знакомятся со вводными, для других это рутинный вопрос, и острота восприятия утрачивается. Работая в группах, можно получить свежий взгляд на старую проблему, услышать весомые доводы, которые обычно не учитываются при принятии решений, перенести методику решения из одной области в другую и т.д.
- В группы подбираются люди, которые обычно редко пересекаются по работе. Есть риск, что от стресса они будут тушеваться или даже конфликтовать, но, скорее всего, эффект новизны заставит их действовать энергичнее и продуктивнее обычного.
- Даже собравшись вместе впервые, участники обычно занимают понятные им роли, и каждый делает, то, что умеет лучше всего. Менеджер вызывается фасилитировать работу группы, аналитик показывает, как анализировать тему, дизайнер предлагает способ визуализации и собирает презентацию, менеджер, продажник или арт-директор представляет результаты групповой работы на пленуме. Так за 2 дня могут сложиться новые сильные тандемы для реальных проектов.
Чтобы всё прошло без сбоев, ПАС проводится по регламенту, и роли участников распределяются заранее
4. Роли на сессии
Организатор или, точнее, два типа организаторов: организатор игры и организатор площадки. Тех и других может быть несколько. Организатор игры отвечает за тему и программу сессии. Тема — основной предмет, над которым участники работают на сессии, поэтому выбирать тему (и подтемы для групп) надо таким образом, чтобы она не была слишком абстрактной и слишком узкой. Важно, чтобы организатор хорошо разбирался в теме, по которой проектирует игру. В зависимости от темы, у нас в состав организаторов кроме генерального директора входит HR-директор, операционный директор или директор по продажам. Организатор задаёт глубину погружения участников в повестку, если необходимо, готовит домашнее задание участникам, список литературы, формирует программу докладов. На игре он может выступать в роли ведущего: объясняет правила и план работы, озвучивает задачи и результаты на сессию, представляет докладчиков во вводной части и спикеров от групп, подводит итоги в конце игры. Следит за соблюдением общего регламента сессии.
Организатор площадки отвечает за техническое оснащение помещения, организацию проезда, питания, размещения участников. Заботится, чтобы всем всего хватало и не приходилось отвлекаться от процесса игры. Это близко к задачам ивент-менеджера, поэтому у нас площадкой рулит он.
Докладчики могут быть из числа организаторов и участников сессии или приглашёнными экспертами. Аналитика работы компании в конкретном разрезе, аналитика рынка, отрасли или технологии, объяснение концепции или подхода, близких к теме сессии. Задача докладчика — глубже погрузить участников в тему, задать основу для поиска проблем.
Игротехники подбираются по количеству команд. Их задача — держать группу в русле темы, вести по регламенту и поддерживать конструктивный характер возможных конфликтов мнений. Они следят, чтобы участники придерживались правил и тайминга этапов. Например, чтобы во время проблематизации не занимались поиском решений, а на этапе генерации идей не критиковали друг друга.
Участники — обычно сотрудники руководящих позиций и специалисты, растущие в управленцы. Их подбирают таким образом, чтобы каждый привнёс какую-то ценность в групповую работу: уже работал с конкретной темой, имеет сложившееся мнение по вопросу. Если сотрудник вне контекста, скорее всего, в группе он будет больше слушать других, фиксировать тезисы, но может и свежую идею предложить. Скорее всего, организаторы в будущем планируют подключать его к подобным задачам. Он ничего подобного не делал, и его специально пригласили, чтобы погрузить в контекст, «напитать» нужной информацией.
5. Программа
Домашнее задание — рассылается заранее, чтобы участники пришли на сессию подготовленными. Участникам предлагается ознакомиться с материалами или подготовиться серьёзнее, например, провести пользовательское интервью, а результаты оформить в аналитическую записку. Выполнение помогает включиться в тему, создаёт поле общих знаний для последующих обсуждений в группе.
День 1. Установка и доклады. Вводная часть сессии, т.н. вхождение в игру. Участники должны получить представление о том, с чем им предстоит работать. Организатор называет тему ПАСа и причину её выбора, объясняет, что надо сделать за ближайшие дни, что уже сделано (например, какие подготовлены справочные материалы и аналитика и как выполненная домашняя работа поможет работе на сессии), роли участников и ожидаемые результаты. Докладчики делают короткие доклады, подобранные так, чтобы связать между собой тему сессии и домашку, дополнить повестку данными аналитики. Методолог объясняет регламент работы.
Темы для групповой работы. Каждая группа получает на проработку свою тему внутри заглавной темы сессии. Этим проектом она будет заниматься 2 полных дня. Обычно темы подбираются таким образом, чтобы участники были носителями разной экспертизы, могли с разных сторон взглянуть на ситуацию, провести SWOT-анализ и предложить интересные решения.
Групповая проблематизация. Группы на несколько часов уходят в проработку полученных тем. В названии темы уже может быть заложена ключевая проблема, или, наоборот, надо поискать скрытые разрывы. Задача на этом этапе — постараться докопаться до корней проблем и всё зафиксировать на схеме бизнес-процесса. Группа сразу же определяет, кто будет представлять решение на пленуме.
Пленум, или сбор всех участников сессии. За 2 дня проходит несколько пленумов: разбор проблематизации каждой группы, защита решения, защита доработанного решения. По правилам ПАСа пленум — площадка, где все мнения равноценны. Участники могут задавать спикерам острые вопросы, выражать конструктивное несогласие, подкидывать идеи — т.е. «обострять проблематизацию». Часто после первого разбора группы берут время на доработку, затем проводится повторный пленум, где группы озвучивают уточнённый список проблем, с которыми будут работать во второй день.
Итоги дня. В конце дня, пока группы готовят сборки проектов, организаторы собираются на штаб и обсуждают итоги: удалось ли получить удовлетворительные результаты, везде ли участники докопались до корневых проблем, нужно ли сделать замены в группах или скорректировать программу.
День 2. Групповое проектирование решений занимает большую часть второго дня. Отталкиваясь от выявленной накануне проблематики, группы моделируют возможные решения. Самая сложное — найти решение, которое создаёт изменение (решает проблему) и может быть реализовано в ближайшее время.
Презентация результатов. Пленум второго дня, на котором спикеры от групп представляют первые прототипы будущих решений и защищают их перед остальными участниками. Спикерам можно задавать вопросы, дополнять их, вступать в конструктивные споры.
Доработка решений и финальная презентация. Обычно на защите группы получают много обратной связи. ПАС планируется так, чтобы у групп оставалось время на доработку результатов. Финальный вид — в котором решения соревнуются между собой на общем голосовании. Учитывается всё: содержание и степень проработки решения, реализуемость и подача.
Подведение итогов. После голосования организатор объявляет победителей, подводит итоги двух дней и дальнейшие шаги работы с предложениями групп.
6. Что на выходе
Оргпроект (ТЗ). Основной документ сессии, где указана общая тема и подтемы для групп, программа, задачи и желаемые результаты работы, список участников и состав групп.
Сборки. Это документ проекта, с которым работает группа. В нём фиксируется тема, проблематика и решения, рисуется схема процесса. После выступления групп в первый и второй день проект дорабатывается с учётом комментариев на пленуме. В конце каждого дня группы присылают сборки в общий канал связи, чтобы организаторы и другие участники могли их изучить внимательнее.
Домашка. Выполненные накануне сессии задания участники открывают для просмотра и комментирования организаторам.
Финальная сборка. Общая сборка результатов команд + главная тема сессии и ключевые тезисы, которые участники выдвинули на пленуме. Она будет доступна всем участникам после ПАСа. Хорошо, когда перед сессией выбирается ответственный за финальную сборку.
Рефлексия. Это письменное осмысление участником его роли на сессии, достижений и ограничений. Предметом рефлексии может быть групповая работа, детали организации, новые идеи. Организатор, методолог и игротехники проводят «горячую» рефлексию в конце каждого дня, а участники — «холодную» рефлексию через некоторое время после окончания сессии. Считается, что чем подробнее составлена аналитическая записка, тем больше участник унесёт с собой после сессии.
7. Что потом?
На ПАСе появляется много хороших предложений. Даже после острых вопросов к проектам на пленуме остаётся много конструктива. Но, разумеется, не все предложения надо бросаться внедрять. Один проект не подойдёт по себестоимости, другой окажется нерентабельным, третий через полгода потеряет актуальность. Чем хороши сборки — к ним можно возвращаться с холодной головой и уже внимательно продумывать реализацию. После сессии составляется список проектов, которые возьмём в работу, собираем рабочие группы, вносим проекты в квартальные цели, раскладываем на этапы и забираем в ежедневные задачи. Дальше — разработка, сборка MVP, тестирование и доработка, внедрение в компанию. В оригинальной методологии ПАСов это называется межсессионной работой.
8. Как организовать ПАС?
Задачи организаторов сессии и методолога:
2. Сформулировать задачи бизнеса.
4. Продумать цели, которых нужно достигнуть по итогам ПАСа.
5. Придумать домашнее задание для участников.
6. Выбрать докладчиков и темы для докладов, возможно, подготовить доклад самому.
7. Создать список участников ПАСа: группы, роли.
8. Подготовить программу сессии и передать организаторам коммуникации.
9. На ПАСе распределить участников в команды.
Задачи организаторов площадки:
1. Найти помещение или несколько на период проведения сессии — лучше вне вашего офиса — с общей зоной, возможностью разбиваться на группы и отдельным кабинетом для организаторов.
2. Организовать проезд до площадки и размещение участников из других городов.
3. Организовать питание: завтрак, обед, чай/кофе/воду, перекусы.
4. Организовать проектор, звук, видеозапись/трансляцию сессии (микрофоны, хорошие динамики, кликер).
5. Определить того, кто будет вести первичную сборку результатов в течение сессии.
6. Организовать документооборот с подрядчиками.
Задачи организаторов коммуникации:
1. Заранее оповестить участников о мероприятии.
2. Разослать программу мероприятия с адресом, регламентом и таймингом.
3. Разослать домашнее задание, требования к нему и сроки выполнения.
4. Создать канал оперативного оповещения участников, например, в телеграме или слаке.
5. За день отправить в общий канал программу мероприятия, адрес, регламент и тайминг.
6. Вечером первого дня собрать и отправить первые сборки команд в общий канал.
7. Вечером второго дня собрать и отправить финальные сборки команд и отдельных участников в общий канал.
8. Отправить в канал общую сборку, итоги сессии и дальнейшие шаги.
ПАС вполне можно провести онлайн. Но тогда нужно организовать трансляцию с возможностью разбиваться на группы в отдельных комнатах, подготовить рабочие борды для команд, продумать тайминг выступлений и перерывов.
Больше контента в канале:
🤙 @simon_said – про стратегию, менеджмент, лидерство и всё, что помогает жить и расти в нестабильные времена.
Я автор книг и курсов, ментор и консультант для предпринимателей, топ-менеджеров и команд.