Почему списки задач никогда не приведут вас к результатам?

За последний месяц я задал вопрос “в чем разница между продуктивностью и эффективностью” двадцати разным людям: предпринимателям, руководителям и их сотрудникам. Получил два десятка непохожих друг на друга ответов. Меня такое разнообразие, признаться, расстроило и побудило к написанию статьи.

Не будет преувеличением сказать, что выбор между продуктивностью и эффективностью определяет успех бизнеса, карьеры, самореализации и в целом качество жизни.

Словом, разобраться что это за понятия и в чем их отличия, как минимум, не помешает.

Изящнее всего разницу между этими двумя терминами сформулировал Питер Друкер:

Удивительным образом, быть одновременно продуктивным и эффективным не получится.

В реальной жизни это редкое пересечение, которое случается в области механического труда. Например, при ручной упаковке бутылок в коробки. Во всех остальных случаях, и особенно при умственном труде, надо будет выбирать: или эффективность или продуктивность.

Для того чтобы выяснить почему так – разберемся со способами достижения эффективности и продуктивности.

Для достижения высокой продуктивности надо обеспечить себя понятными и однотипными задачами с известным решением.

Тогда мы будем тратить минимум усилий и времени на выполнение одной задачи и логичным образом получим высокую производительность труда.

Для достижения высокой эффективности потребуется выполнить правильную последовательность задач.

Задачи скорее будут разнообразными и чаще всего без очевидного решения. Эффективность легко измерить в количественном и качественном изменении, которое стало результатом решения последовательности задач.

Принципиальная разница таким образом заключается в стратегии выбора задач:

Проблему же с выбором понятных и простых задач также метко сформулировал Питер Друкер:

Поэтому злейший враг эффективности – это списки задач. Ничто не делает человека менее эффективным чем to-do лист.

Думаю все согласятся с тем, что задач всегда будет больше чем сил и времени для того чтобы их сделать. Очевидный вывод: сделать все задачи не получится. А значит, мы будем приоритезировать и выбирать: что взять в работу в первую очередь, а что можно отложить на потом.

Будьте уверены – прежде всего в работу будут взяты самые простые и понятные задачи.

Мозг — лентяй. Не потому что он плохой, просто он так устроен. Занимая в среднем 2% массы тела мозг в состоянии покоя расходует около 20-25% всей энергии (а если точнее, то RMR) организма. А активный мысленный процесс разгонят расход несколько раз, что крайне не нравится нашему экономному организму, который за тысячи лет эволюции приучился экономить силы.

Возможно кто-то возразит, что можно расставить приоритеты и брать задачи в работу в соответствии с их важностью? Ок, давайте разберемся и с этим тоже.

Ежедневно человек принимает порядка 35 000 решений. Это довольно много, примерно две тысячи решений каждый час или одно решение каждые две секунды. Абсолютное большинство решений принимается быстро и неосознанно: какие носки одеть, зайти или нет в кофейню или что выбрать на обед.

Безусловно, вы сможете время от времени приостанавливаться и волевым усилием направлять внимание на решение наиболее приоритетной из задач. Но системно поменять подход к выбору решений — не получится. На это есть много причин, но ключевая — количество решений которые вы принимаете каждый день.

Все слышали про технику «поедания лягушек» и более-менее согласны, что начало рабочего дня надо посвящать самым сложным и неприятным задачам. Но много ли людей следуют этой практике?

О, тогда у меня для вас хорошие новости. Лекарство для превращения продуктивности в эффективность существует и более того – оно доступно каждому желающему и не требует каких-то особых условий, подготовки или затрат.

Обратите внимание как вы эффективны в выборе последовательности задач, когда хорошо понимаете конечный результат.

Если у вас есть образ результата “хорошо провел время с друзьями” вы не будете составлять список задач, а сразу приступите к действиям и спустя некоторое время скорее всего попадаете на веселую встречу с друзьями.

Когда вам захочется поесть — вы также не начнете выписывать список задач, планируя в какой последовательности будете исследовать холодильник с морозилкой. Более того, в зависимости от контекста, вы автоматически выберете разный набор действий. Если вы на даче — сходить в магазин, в походе — открыть консервы, а в городской квартире воспользуетесь услугами доставки. Нужны вам для этого списки задач? Конечно нет.

Как только вы ясно представляете себе результат – ваш разум мгновенно выстраивает цепочку задач, учитывая множество мельчайших факторов которые ускользают от вашего внимания.

Мозг принимает 35 000 решений в сутки и отлично справится с выбором правильной последовательности действий, особенно если ему не мешать, подсовывая списки задач.

Почему же в тогда в работе, вместо того чтобы ясно представить образ результата, мы пытаемся добиться “правильного” списка задач? Почему становимся уставшими, продуктивными и неэффективными?

Потому что плохо понимаем, что нам нужно получить и зачем.

Именно поэтому мы начинаем день со списком задач (того что надо сделать), а не со списком результатов (того что надо получить).

Знаю, звучит подозрительно просто, но за годы практики я убедился в том, что навык работы с результатами относится к категории «легко понять, но сложно применять».

По большому счету все что нужно для эффективности — это каждый день, до начала работы планировать результаты и каждый день после работы рефлексировать полученные результаты.

Смещая фокус с выполнения задач на достижение результатов я за последние 5 лет помог осуществить множество переходов от продуктивности к эффективности, как в корпоративном управлении так и в личной жизни.

Раньше: недельные планерки проходили всегда так: каждый приносил пачку выполненных задач в разрезе план/факт. Показывали сделанные задачи и ждали социального одобрения «как ты классно поработал». При этом бизнес стоял на месте: роста почти не было, динамика удручающая. И самое главное – был диссонанс, как так: смотрите как много все работают, устают, а результата нет.

В процессе: было супер тяжело справиться с казалось бы тривиальным заданием — планировать и фиксировать результат, а не задачу. Тяжело было всем: и руководителям, и мне самому. Адаптация заняла где-то 3-4 месяца.

Сейчас: главная ценность — это то что появилось единое пространство, где еженедельно собираются все результаты компании. Причем в разрезе отделов. При этом руководители приносят те результаты, которые считают самыми важными. И каждый результат можно оценить: количественно (на сколько увеличилась выручка или прибыль, сократились расходы) и качественно (сильный/слабый).

Что еще: работа с результатами автоматически показывает слабого руководителя. На контрасте с сильным. Если менеджер спустя 2-3 месяца по прежнему не понимает, чем результат отличается от задачи и продолжает притаскивать на планерки выполненные задачи, то можно не рассчитывать, что что-то поменяется. Да и сам человек это тоже видит и чувствует.

Для меня, как для руководителя компании, всегда было важно каскадировать глобальные цели компании, которые в основе своей про результаты, на всех сотрудников.

На первом этапе никогда не возникало сложностей — большая цель декомпозировалась на цели поменьше и распределялась среди мидл менеджмента. Но на следующем шаге, когда небольшие цели разбивались на задачи и передавались в непосредственное исполнение сотрудникам — постоянно возникала проблема.

Суть проблемы заключалась в том, что в моменте когда мы переходили из формата эффективности (сформулированного результата) в формат продуктивности (конкретные действия и задачи) происходила потеря изначального посыла и смысла. Выполнить задачу становилось важнее, чем понять зачем она вообще нужна, и в какой-то момент выполнение задач превращалось в самоцель, в некую главную метрику того, насколько ты хорош.

Саму проблему мы увидели когда по итогам квартала получили большой гэп, между тем что планировали и фактическими результатами. Для нас было очевидно, что причины проблемы точно не в команде — у нас очень компетентный и заряженный коллектив. Мы видели, что каждый участник процесса вовлечен, продуктивен и проделывает огромную работу. Однако, по итогам ретроспективы, оказалось что эта работа, по большей своей части, была механической, и не приносила финального результата.

В этот момент мы сильно задумались о нашей эффективности и нам очень помогла система работы с результатами Дмитрия.

Конечно в процессе перестройки работы нам пришлось пройти через этапы отрицания и торга. Было сложно в масштабе компании перестать мыслить в формате “надо сделать Х”, и выработать привычку думать о том, что нужно получить и самое главное почему для нас это важно.

Однако постепенно, шаг за шагом, мы научились концентрироваться на результатах, после чего для нас изменилось и само понятие продуктивности — теперь для нас это не объем выполненных задач, а количественные или качественные изменения.

Постепенно эффективность превратилась в ценность компании, а мышление результатами стало культурой компании.

Именно тогда наши результаты полетели вверх: нас стали замечать на рынке, мы вошли в топ 100 tech проектов СНГ, выросли с 30 до 150 человек в штате, вышли на 5 стран, заработали за год более 3 000 000 $ и масштабировали наш бизнес из локального в международный.

И прежде всего мы выросли в эффективности за счет того что каждый сотрудник стал понимать зачем он делает свою работу и какой конечный результат он должен получить.

Спасибо Диме и его системе 3 результатов, которую мы взяли за основу. Да, мы прошли огромный путь, нам было сложно, мы приложили много усилий – но это того стоило.

Мы перепробовали много систем управления бизнесом: Basecamp, Мегаплан, Планфикс и так далее. В итоге везде приходили к тому, что появлялся какой-то ворох задач и непонимание, куда эти задачи ведут. Сконцентрироваться на чем-то не получалось, фокус съезжал от недели к неделе. К тому же регулярно приходилось упахиваться в процессе приоритезации и перелопачивания этих задач.

Какой-то момент мы решили подняться над мелкой работой с задачами и пошли по пути внедрения OKR. Попытались на верхнем уровне понять где наша путеводная звезда и куда мы идем. Но для нас это не сработало, потому что не произошло очищения от вороха задач. Не появилась какая-то связь между текущей деятельностью и глобальными целями, и в принципе OKR скорее сбивал фокус.

Теперь у нас есть результаты на 3 месяца. Из результатов квартала понятно какой результат на текущей неделе надо получить. Из результата недели становится очевидно какой результат нам нужен сегодня, чтобы продвинуться к достижению цели.

Отдельно отмечу что для нашего творческого коллектива было очень важно, что система работы с результатами не давила большим количеством инструкций, обязательных встреч, правил и прочих методичек.

А самое ценное — что работа с результатами позволила увидеть, как наши действия приближают нас к запланированным результатам и сотрудники почувствовали взаимосвязь между текущей работой и вернеуровневыми целями компании.

По итогу думаю, что основная причина почему система у нас взлетела — это ее простота. Результатами легко управлять через одну доску в Миро или один гугл документ. Для небольших команд — лучше не придумать.

Когда находишься в тумане неопределенности, то привыкаешь к нему и думаешь, что это нормально. И даже не понимаешь что находишься в тумане.

А откуда появился туман? Из огромнейшего количества задач, которые появляются даже не ежедневно, а ежеминутно. Задач становится все больше и больше, количество листочков постоянно увеличивается.

Постоянно растет объем информации и растут трудозатраты на работу с задачами. Дела надо обработать, собрать, отсортировать и по каждой задаче вычленить самое важное — что нужно сделать чтобы поставить галочку перед решением этой задачи.

Все это отнимает невероятное количество сил и погружает в совершеннейшую неопределенность, когда нет сил и непонятно за что хвататься в первую очередь.

К счастью Дима помог мне обрести ясность, раскрыв источник моей неопределенности вопросами: “Егор, а ты вообще куда ты идешь-то? Вот сделал ты тонну задач, а что получил? Какое состояние, что чувствуешь? Тебе это вообще комфортно? Вижу что не комфортно, что не так?”

Когда я нашел ответы на эти простые вопросы, то дорога из тумана неопределенности в ясную и солнечную область сознания для меня стала очевидной.

Более всего в состояние ясности и безоблачности мне помогло попасть понимание, что все начинается с результата. Путь начинается не с перебора задач и поиска «правильных» конкретных действий — а с понимания результата и причин его ценности. После этого открывается простая дорога.

Очень приятно, когда вечернее утомление от суеты и количества дел сменяется на приятную усталость от достижений.

Во всех историях ключевую роль сыграл поставленный навык работы с результатами.

Для тех кто хочет освоить навык работы с результатами мы вместе с Сашей Федоровым создали Телеграм бота — Клото.

Еще раз подчеркну, что для достижения результатов — не нужно прикладывать больше усилий. Взаимосвязь «больше усилий — больше результата» присуща только механической работе.

Эффективность придет к вам в тот момент, когда вы ясно поймете, что вы хотите получить и почему для вас это важно.

Поверьте, как только вы начнете работать с результатами трансформация продуктивности в эффективность не заставит себя ждать.

А я желаю вам успехов на этом пути и покорения самых заоблачных вершин эффективности.