Личный тайм-менеджмент: как все успеть

1. Канбан-доска

Для кого: тех, кто начинает много проектов и ни одного не доводит до конца.

Это хороший инструмент для визуализации задач и их процессов. Разбейте все проекты на три категории: «надо сделать», «в прогрессе», «готово» — можно в Trello, на листе бумаге или поставить дома маркерную доску. Каждый раз, когда вы захотите начать новый проект, у вас будет список всех незавершенных. А общая картина поможет чувствовать себя спокойно и делать вид, что все под контролем.

2. Съесть лягушку

Для кого: тех, кто постоянно откладываете важные дела и решает их в последний момент.

Большинство всяких to-do сервисов считает, что чем больше вы вычеркиваете из списка дела, тем ваша работа эффективнее. Но значение имеет и то, какие задачи вы решаете в первую очередь. Если откладывать важные дела до последней секунды, результат скорее будет так себе, чем вери гуд. Есть мнение, что фразу «сначала съешь лягушку» придумал Марк Твен: «С утра первым делом съешьте живую лягушку, и до конца дня с вами ничего плохого не случится». Запланируйте на первую половину дня самые сложные и противные задачи, а на вечер — легкие и приятные. Рано или поздно все равно придется делать.

3. Хочу, могу, надо

Для кого: тех, кому важно расставить задачи по приоритетам и срокам.

Выпишите задачи, которые нужно сделать. Затем разделите их по степени важности на хочу, могу и надо. Все «надо» не обсуждаются и от них никак не отвертеться, например, заплатить за квартиру рано или поздно придется (вы же не хотите оказаться на улице?). «Могу» — то, что сделать необходимо, но можно отложить на завтра — проверить электронную почту (если вы не ждете там суперважного сообщения, конечно). «Хочу» — это лишь ваши желания, которые сейчас, может быть, и не нужны. Например, сходить вечером в бар — не такая уж обязательная задача, если горит проект.

Есть еще и расширенная версия с пунктом «не буду» — это надоедливые задачи, которые время от времени появляются в списке дел, стоят времени и энергии. Например, уборка квартиры. Посчитайте, сколько вы могли бы заработать за это время и сравните со стоимостью услуг клинера. Больше? Значит, между уборкой и работой выбирайте второе. Но если между уборкой и баром, сто раз взвесьте плюсы и минусы.

4. Метод помидора

Для кого: тех, кто постоянно отвлекается даже во время самых важных дел.

Если вы постоянно откладываете большие задачи, потому что заложенное на них время вас пугает и вы легко отвлекаетесь, то попробуйте метод спринта. Один из популярных — помидор. В течение 25 минут вы активно работаете, затем пять минут отдыхаете. Повторяете четыре спринта, а потом делаете более длительный перерыв.

Например:

1. Работа — 25 минут.
Телеграм — 5 минут.

2. Работа — 25 минут.
Инстаграм — 5 минут.

3. Работа — 25 минут.
Фейсбук — 5 минут.

4. Работа — 25 минут.
Перерыв на обед — 30 минут.

Некоторые люди утверждают, что 25 минут им мало, чтобы погрузиться в работу, а пятиминутный перерыв мешает концентрации. В таком случае экспериментируйте, пока не найдете для себя эффективный тайминг.

Есть также метод 90-минутных фокус-сессий. В течение 90 минут вы работаете в полной мере, а затем отдыхаете 20-30 минут. Это помогает соотнести пики активности со списком задач, что повышает производительность (этому даже есть научное обоснование).

5. Матрица Эйзенхауэра

Для кого: тех, кто любит графики и расставлять приоритеты .

Это простой метод, который помогает оценить важность задач по шкале. Возьмите лист бумаги, нарисуйте две оси. По горизонтали — уровень срочности, в левой стороне — неотложные дела, на правой — менее срочные. По вертикали — от менее к более важной.

Теперь вы знаете 5 методов планирования. Но помните, что нет системы, которая подойдет всем: Уинстон Черчилль любил работать до поздней ночи, а Тони Моррисон начинал писать до рассвета. Главное — сосредоточьтесь на важном и не пытайтесь все делать в последний момент.