Руководство для HR менеджера
1. Поиск кандидатов на активные вакансии.
В связи с расширением компании, в ней практически всегда есть несколько позиций, на которые ведется активный поиск сотрудников. Основной источник резюме и кандидатов - это площадки по подбору сотрудников:
Также объявления периодически выкладываются в различных тематических пабликах и группах в соцсетях.
2. Как выложить объявление с вакансией:
Большая часть готовых шаблонов с вакансиями есть на hh.ru - либо уже опубликованые, либо находящиеся в архиве, поднятие вакансии из архива, это равно опубликование нового объявления. Также часть вакансий прописана в этом файле:
https://docs.google.com/document/d/1-9zwqyrLFfabHajWzp4D2C3gjC1pdJ9Yk8N7Q66Y-BU/edit#heading=h.ayr92mctc18y
Большая часть наших вакансий подразумевает удаленную работу из других городов, так что публиковать вакансии нужно в разных городах, исходя из часового пояса (Москва, Екатеринбург, Новосибирск, Владивосток и т.д.).
3. Оплата размещения вакансии на ресурсах.
Так как размещение вакансий в основном в других городах, то размещение производится только на платной основе. Чтобы оплатить размещение, нужно создать вакансию, выбрать город размещения и тариф, нажать опубликовать. После этого сайт выставит счет, этот счет нужно скачать и отправить файлом в соцсети Екатерине Мишустиной на согласование.
Если требуется узнать какую то дополнительную информацию о вакансии, нужно обращаться с этими вопросами к Екатерине Мишустиной.
4. Обработка откликов на вакансии и отсеивание кандидатов.
Каждый новый рабочий день hr специалиста начинается с проверки и отработки новых откликов по вакансиям, отсеивания резюме и назначения новых первичных интервью. Следует просматривать все отклики, чтобы не упустить действительно нужного нам специалиста. Сравниваем прошлый опыт соискателя с тем, что требуется нам, также если есть сопроводительное письмо, читаем его. Если видим что кандидат не совсем подходит под наши требования, но частично что то совпадает, то сохраняем резюме в избранное в соответствующий раздел (химия, метизная, оборудование и т.д.)
Резюме тех кандидатов, которые подходят под требования нашей вакансии, скачиваются в формате pdf и помещаются в папку Резюме на яндекс диск. После этого приглашаем кандидатов через сервис hh или farpost на предварительное интервью по видео связи (чтобы посмотреть на человека в живую). Также всех кандидатов которых отобрали для интервью загружаем в таблицу отслеживания пути кандидатов, в которой отслеживаем его путь от первичного интервью, до выхода на работу или отказа по нему.
https://docs.google.com/spreadsheets/d/15lC4KPzHbbYTQ5kTLhWSRFg8eGsopeJj099cvvMB-44/edit?usp=sharing
4.1. Первичное интервью по видео связи.
Для первого касания с кандидатом используем видео связь - WA или ТГ. На первичном интервью нужно подробнее рассказать о нашей компании, вакансии, сути работы и денежной мотивации. Спросить у кандидата о его опыте, который нужен нам, о его навыках и компетенциях. После этого обменяться вопросами и на основании этого составить первичное впечатление о кандидате. На основе этой информации мы либо продвигаем кандидата на следующий этап собеседования (собеседование по зуму в котором участвует кандидат, hr специалист и руководитель направления, на которое претендует кандидат), либо отказываем ему.
4.2. Примерное содержание того, что нужно говорить на первичном интервью:
- Здравствуйте, (имя кандидата), меня зовут (ваше имя), я специалист по подбору персонала компании Майхонг Трейдинг. На этом интервью я подробнее расскажу вам о нашей компании, нашей вакансии, условиях работы и требованиях. Вы же расскажете о своем опыте работы и почему вам интересна данная вакансия. В конце обменяемся вопросами.
Наша компания Майхонг Трейдинг занимается поставкой различной продукции из Китая. Основные наши направления это промышленное оборудование (различные станки для обработки металла, фрезерные, токарные ЧПУ), химическое сырье для производства бытовой химии и косметики и метизная продукция. Объемы продаж в нашей компании каждый год увеличиваются, также увеличивается доля на рынке сбыта, поэтому мы постоянно расширяемся и ищем новых сотрудников в нашу команду. (Если это например менеджер по продажам) Задача менеджера будет заключаться в поиске новых клиентов, в создании и расширении клиентской базы. В первые два месяца большая часть работы будет состоять из холодных звонков и выход на ЛПР компаний, выявлении их потребностей и отправка коммерческих предложений. Ваша задача на этом этапе заключить минимум 1 сделку и получить по ней предоплату. Далее у вас начнет формироваться база постоянных клиентов, которые и составят ваш основной постоянный заработок. Работать вы будете из дома, всю необходимую технику (телефон, компьютер) мы предоставляем. Вся отчетность ведется через AmoCRM и яндекс диск. Ваша основная мотивация будет состоять из фиксированного оклада и % от ваших сделок. Наши менеджеру по данному направлению зарабатывают от стольки то до стольки - все зависит от того, как будете работать. Вопросы?
- почему решили поменять работу, что не устраивает на нынешней
- работаете ли в данный момент
- почему вы откликнулись именно на нашу вакансию, что заинтересовало
Далее обмениваемся вопросами, отвечаем на вопросы кандидата, задаем свои и уже формируем своем мнение о соискателе.
4.3. Второй этап собеседования с руководителем направления.
Если кандидат прошел первый этап собеседования, то мы пишем руководителю отделения, на которое устраивается кандидат (РОПы направлений, либо если это сотрудник в офис во Владивосток, то Екатерине Мишустиной). Скидываем резюме кандидата и спрашиваем на какое время его можно записать. После этого направляем информацию кандидату с датой и временем следующего собеседования.
- в день собеседования напоминаем руководителю что у нас сегодня собеседование с таким то кандидатом в такое то время
- - за 1 час до собеседования пишем или звоним кандидату и уточняем всё ли в силе
- за 5 минут до собеседования создаем конференцию в зуме и скидываем ссылку кандидату, настраиваем связь, звук и только после этого приглашаем руководителя.
На самом собеседовании просто слушаем разговор руководителя и кандидата, все обсуждения кандидата уже после встречи, непосредственно с руководителем. Спрашиваем мнение руководителя по кандидату и в зависимости от решения меняем статус кандидата в таблице (отказано, подумать или принять на работу). После этого дополнительно пишем кандидату информацию, что приятно было познакомиться, как появится информация по вам сразу сообщим, либо если решение сразу положительное, то готовим кандидата к приему на работу.
5. Прием кандидата на работу.
5.1. Необходимый пакет документов, чтобы принять человека на испытательный срок:
- паспорт и прописка
- снилс
- инн
- трудовая книжка (если она в бумажном варианте)
- военный билет (у мужчин)
- справка о том, что человек является самозанятым
5.2. Где взять справку о том, что человек самозанятый.
Даем сразу человеку информацию, о том, как получить справку. Скачивается приложение Мой налог, регистрируемся как самозанятый, в боковом меню скачиваем справку о самозанятости, вот ее и нужно отправить.
5.3. Проверка человека на предмет ИП, судимостей, долгов.
После получения всех документов проверяем по данным человека информацию, которая есть в открытом доступе в интернете. Если есть действующие ИП или какая то другая подозрительная информация, то задаем вопросы человеку и передаем информацию Екатерине Мишустиной для дальнейшего решения.
5.4. Учет документов по сотрудникам.
Все документы, полученные от сотрудника загружаем на яндекс диск в папку “Документы по кадрам” - “должность сотрудника” - “Папка_имя_сотрудника”. Также туда загружаем его pdf резюме.
В данной таблице заносим сотрудника в соответствующий раздел и отмечаем галочками какие документы он предоставил.
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1QQ8rMFfn5Xd1apXb-7LDNtLwVjQfx1nnTVi2i-hQMM4/edit?usp=sharing
5.5. Выдача сотруднику техники (ноутбук, телефон, симкарта).
Если сотруднику необходима какая то техника для работы, то делаем запрос у Екатерины Мишустиной. Составляем акт приемки на имя сотрудника и отправляем ему на подписание, после чего также помещаем фото или скан документа в папку с именем сотрудника и отмечаем в таблице галочкой наличие того, что было передано сотруднику.
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1QQ8rMFfn5Xd1apXb-7LDNtLwVjQfx1nnTVi2i-hQMM4/edit#gid=0
5.6. Инструктаж по технике безопасности, пожарной безопасности и коммерческой тайне.
Даем на ознакомление и подпись шаблоны с инструктажами по ТБ, ПБ и коммерческой тайне. Помещаем эти документы в папку с именем сотрудника. Все бланки есть у юриста в офисе во Владивостоке.
5.7. Ознакомление сотрудника с обязанностями, должностными инструкциями и регламентами по его должности.
Каждому сотруднику присылается на обязательное изучение документы с подробной инструкцией по его обязанностям (собственно этот документ им и является, такой же есть для каждой должности в компании) и с регламентом по всем этапам работы. Все документы находятся на яндекс диске в папке “Новому сотруднику”.
5.8. Подключение человека к необходимым для работы инструментам (AmoCRM, яндекс почта и яндекс диск)
Каждого сотрудника (в особенности тех, кто работает удаленно), нужно подключить к программам, через которые строятся коммуникации внутри компании. Все коды доступа дает Екатерина Мишустина. Нужно скинуть ей должность сотрудника, имя фамилию и что нужно дать (доступ к срм, почте и расшарить необходимые для работы папки на яндекс диске). После получения кодов доступа направляем их сотруднику. Инструктируем его что данная почта и пароль являются данными для входа и в яндекс почту и в срм. Для того, чтобы войти в почту, нужно ввести логин и пароль и подтвердить номер телефона (будет номер директора), после чего директору придет код, который нужно передать новому сотруднику. После входа в почту, необходимо скачать яндекс диск на компьютер, войти с теми же логином и паролем и принять все предложения по доступам в папки.
5.9. Прием сотрудника по ТК РФ после испытательного срока.
После прохождения человеком испытательного срока и если компанию всё устраивает, то даем возможность (при желании сотрудника) оформиться ему официально в штат. У юриста берется трудовой договор, правится под должность и условия конкретного сотрудника. Далее отправляем человеку ТД на подписание и также помещаем скан или фото договора в папку с сотрудником. И отмечаем документы в таблице с галочками.
18. Написание и корректировка существующих регламентов.
По каждой должности в компании должен быть регламент работ и инструкция (как эта). В обязанности hr менеджера входят работы по составлению и написанию этих регламентов, а также их актуализация, если в регламенте какой то должности происходят изменения. Регламенты нужны для того, чтобы ввести в процесс работы нового сотрудника максимально оперативно. Если нет какого то регламента и hr специалист слабо представляет круг обязанностей должности, по которой нужно написать регламент, то нужно дать техническое задание сотруднику на этой должности, чтобы он тезисно описал свой рабочий процесс. На основе этой информации составляется регламент работ и инструкция.