Минимализм Bear Notes: как не ломать голову над организацией информации

Определение порядка для физического мира и цифрового, как ни странно, отличаются. Если в физическом мире “порядок” чаще относится к нахождению элементов в пространстве (“разложить всё по полочкам”, “не мог найти ключи, которые завалились под стол”), то в цифровом мире “порядок” означает “Находибельность” –  возможность быстро найти то, что нужно.

Папка с полным бардаком разношёрстных файлов, качественно проиндексированная поиском или AI технически в большем порядке, чем красивая струтура тегов, которая требует 4-5 шагов чтобы добраться до нужного элемента + часы усилий на определение этой самой структуры.

Эти 10-12 минут текста будут про то, как быстро, безболезненно и эффективно организовать свои а) мысли и б) работу с помощью практически любых приложений для заметок. Всё, что вы прочитаете дальше, одинаково применимо к Apple Notes, Craft, Obsidian, и, я уверен, ко многим другим подобным приложениям.

Пять Элементов

Как новичкам, так и многим опытным коллегам кажется, что для эффективной работы со знаниями и информацией в целом, нужна сложная структура и многоуровневая логика. Многие из нас проводят значительное время обдумывая схемы, стройные графы, активно используют maps of content, и так далее.

Однако если посмотреть на типы информации, с которыми мы работаем, и соответствующие типы заметок или записей, которые мы делаем, окажется, что всё не так уж сложно.

В целом, всё чаще всего сводится к пяти категориям сущностей.

1. Временные записи: те, что несут ценность в моменте, свободны в своей форме, и требовательны больше к скорости их создания, чем к структуре или содержанию. Сюда относятся Daily Notes, быстрые заметки “на полях”, meeting notes, и так далее.
2. Репрезентации знаний: это уже структурированные формы, которые несут долгосрочную ценность, наполняются и развиваются со временем, имеют логические связи с другими записями, образуя сеть знаний. Это концепции "вне времени", по сути, похожие на страницы Википедии – но личной и индивидуально значимой. Здесь живёт прямое отражение понимания темы: качество записи прямо прямо пропорционально качеству понимания и мышления.
3. Записи к проектам: это заметки или документы, которые нацелены собрать в себе информацию по какой-либо активности, ограниченной по времени, но достаточно сложной по своей сути – например документ, описывающий проект с его, целями, ключевыми лицами, стадиями, а также списком задач или активностей. Такой документ будет ценен только но время проекта, и имеет целью собрать воедино разрозненную информацию о сложной активности и главное — помогать действовать.  Наверное можно сказать, что это разновидность записи из предыдущего пункта , но специализированная, временная, и нацеленная на действия.
4. Продукты системы: проекты заканчиваются продуктами. Основные – артефакты – чаще всего предназначены для внешнего мира, и поэтому в системе не живут, разве что копии документов или репрезентации. Однако почти всегда есть еще и побочный продукт: это новые знания. (Возвращаемся к пункту 2) Также, когда мы импортируем какой-то внешний файл (идею, статью, книгу, документ), полезно понимать, что это продукт чей-то (чужой) системы – и надо определить, какую роль он должен занять в нашей.
5. Сервисные записи и структуры: по факту это некие дэшборды или “оглавления”, где вы вручную, либо с помощью средств конкретного приложения, собираете в одном месте информацию c определенной целью. Именно здесь приложения для заметок отличаются друг от друга в большей степени. Collections в Craft, список заметок внутри одного тега в Bear, Dataview в Obsidian, и даже смарт папки в Apple Notes – всё это имеет своей целью собрать в одном месте что-то “важное”, отфильтровав “неважное”. В рамках DIKW можно сказать, что это любой функционал, позволяющий упростить переход из Data → Information.

Принципы

Уже почти год как вне зависимости от приложений, с которыми я работаю, я использую одни и те же паттерны работы. Принципы следующие:

• Ключевой принцип: важно то, как я работаю с тем, что важно, и не важно, как работаю с тем, что неважно. Тратить одинаковые усилия на организацию проектных документов и списков покупок – бред. Это простой и логичный вывод, однако потребовалось время, чтобы до этой истины дойти.
• Система существует для чего-то. Фокус на продуктах системы ("что мы тут вообще создаём?") создает продуктивное давление – усиливает любую структуру и толкает узнавать что-то новое. Без продуктов легко завязнуть в вечной организации и “письмах самому себе”, которые никто не прочитает. И, да, корень в слове "продуктивность" – "продукт" ;)
• Для организации мыслей, знаний, и проектов почти всегда достаточно одного приложения. Однако это приложение должно
• а) позволять делать записи быстро,
• б) соединять заметки друг с другом, и
• в) уметь в качественный поиск. Последнее крайне важно.
• Основной инструмент порядка – Поиск. Поиск по большей части работает с текстом. Поэтому качественный поиск невозможен без качественного текста. В коллекциях и хранилищах записей структура важна сильно меньше, чем находимость с помощью ключевых слов.

Основа: Bear Notes

На данный момент, приложение, в котором я провел суммарно больше всего времени, и которое приносит наибольшее удовольствие от работы (а это супер немаловажно!) – это Bear Notes. Оно обладает всеми необходимыми возможностями для очень быстрой, и при этом эффективной работы с очень серьезными объёмами информации.

А самое главное – не отвлекает от того, зачем вообще заметки предназначены: от качественной и беспрепятственной выгрузки всего из головы на цифровую бумагу.

Для Windows и Linux, я думаю, что самая близкая альтернатива это UpNote. Очень похожая логика, простота, но при этом есть важные отличия в части backlinks и интеграциями в ОС. Если возможностей UpNote мало, Obsidian это логичный кросс-платформенный next level.

Что происходит в Bear Notes

Bear Notes примечателен тем, что он вообще не принуждает вас что-то там решать, или создавать структуры. Вы просто… начинаете писать. Мой сетап со временем пришёл именно к этому – не мешать главному.

Logs - временные записи

Поэтому в Bear Notes у меня основной и самый используемый тег это #logs. Сюда по дефолту идут все новые записи. Логи обладают некоторыми определенными свойствами:

1. Все Логи начинаются с даты создания. Я вообще везде, при любом упоминании дат, использую формат YYYY-MM-DD, чтобы никогда не запутаться.
2. Логи абсолютно не требуют структуры или какого-либо обслуживания. Всё что сюда записывается, записывается как есть. Быстро, грязно – главное “сохранить” и “оцифровать”. Примеры:
1. 2026-03-01 Notes on Types of Information,
2. 2024-06-23 HR Syncup Meeting Notes,
3. 2025-10-10 Shopping List.
3. Логи никуда не коннектятся, никаких линок и бэклинок. Это не Вики. Это временные записи. Приложения, которые умеют в Unlinked Mentions (Obsidian, Bear) здесь имеют преимущество – вы всегда найдете необходимый термин / концепцию / слово, если оно просто упомянуто в тексте логов. Но даже если вы работаете в Craft или Apple Notes не забывайте про старый добрый Search – он решает в 90% случаев.

Красота логов в том, что вам не надо ничего “менеджить” или специально “складывать в архив”. Логи живут себе спокойно ровно столько, сколько вам нужно. Не обременяют никакими структурами или коннекшенами, и автоматически устраняют любое FOMO про “а вдруг мне это пригодится”.

Пригодится – найдёшь через поиск.

Knowledge – репрезентация знаний

Дальше идут записи уже про некие “стабильные” сущности. Как я говорил в предыдущей части, здесь качество понимания предмета напрямую отражается в качестве записи.

Если я понимаю концепцию, допустим, Cloud Infrastructure, то очевидно, что я смогу создать стройную заметку или документ с чётким определением, ключевыми терминами, понятной логикой, структурой, упоминанием соседних понятий, и так далее.

Если моя заметка ограничивается “ну эцсамое, эт чёто про облака” то вполне возможно мой текущий уровень понимания пока не тянет на то, чтобы называться знанием. И тем не менее, если со временем я немереваюсь это знание взрастить – заметка про Cloud Infrastructure  в какой-то момент должна стать стройной и насыщенной, как отражение моего понимания и мышления.

Таким образом, в тег #knowledge идут записи про сущности, концепции, людей, компании, клиентов, места, инструкции, и так далее и так далее. Самое главное, должна быть причина иметь целую заметку про какую-то концепцию. Заметки-знания помогают:

а) найти нужное;

б) определить его место и отношения внутри всей системы;

в) убедиться что я вообще понимаю о чём речь.

Фокус в заметках-знаниях лежит на том, куда они коннектятся, а не на том, где они лежат или как протегированы.

Если в Логах коннекты не имеют ценности (кроме, разве что, навигационной) и скорее всего лишь замусоривают систему, то в Знаниях связи это определяющие элементы. Я могу сказать что “понимаю что-либо”, если я знаю к чему это относится, и какие здесь отношения с другими элементами системы.

Вопросы, регулярно звучащие при “создании знания”:

• “мне вообще понятно что это такое?“
• “как я могу это определить?“
• "а что ещё сюда относится?"
• "что ещё релевантно из соседних тем и концепций?”
• "с чем это может быть связано?"

Projects – чеклисты для результатов

Тег #projects я использую для документов, которые собирают задачи по проектам в одном месте в виде чеклистов. Это сильно удобнее, чем любой таск менеджер. Я не хочу видеть список активностей по постройке “кораблей, которые бороздят”, рядом с напоминаниями про ипотеку и алименты.

Разделение администритивных вещей и проектных крайне важно и эффективно.

В проектные заметки я также собираю и всю релевантную информацию, которая нужна под рукой: цели проекта, сроки, последний статус, ссылки на ресурсы, внешние документы, ссылки на другие заметки, в том числе важные meeting note’ы из логов, иногда даже аттачменты с продуктами проектов.

Это не означает что я не могу пользоваться Apple Reminders. Просто в этом случае ремайндеры остаются тем, чем были задизайнены – напоминалками, а не проектной доской :)

Если же всё-таки проект необходимо разбить на задачи, каждую со своей датами и обязательным трекингом, последние версии Reminders обладают полноценным Kanban’ом. Не проблема.

Переход Projects → Knowledge

Любой проект заканчивается двумя вещами:

1. Продуктами: артефактами, решениями, моделями.
2. Новыми знаниями: уроками, дополненными концепциями, инструкциями, и так далее

Обе эти штуки можно сохранить в системе. Да-да – в #knowledge.

Но особенно интересны заметки а-ля

• 10 причин почему мы не смогли продавать,
• Чеклист готовности к зимней поездке на летней резине,
• Как мы решили проблему планирования загрузки через AirTable,
• Три вещи, которые нужно знать для Quarterly Business Review

– лишь некоторые из сотен примеров знаний, как побочных продуктов проектов.

Collections

Организация отдельных элементов в Коллекции – через тег #collections/topic – это осознанное собрание в одном месте записей, которые мне нужны именно в одном месте, именно во всём своем множестве.

Например, я знаю, что мне точно нужно просматривать список всех своих черновиков – #collections/drafts служит именно для этого.

Также, например, если вы хотите выбрать какой-то рецепт на вечер, но не знаете какой, иметь список всех рецептов в #collections/recipes разумно.

Раньше, как и многие, я делал списки по любому поводу – вроде #collections/customers – но со временем стало ясно, что никакой практической ценности такая организация не имеет. А вот головной боли добавляет. Если бы я регулярно работал с клиентскими заметками, причём всеми сразу – наверняка они были бы нужны в одном месте. Но если такой необходимости нет, такая организация – прекрасный пример траты времени на "неважное".

Ключевой вопрос перед организаций чего-то под одним тегом – "где и когда мне требуется смотреть на все эти элементы в одном месте". Какую роль и смысл несёт тот или иной тег (или папка)?

Теги #logs, #knowledge, #projects – помогают понять, что за заметка передо мной. Они образуют законченную систему, где любая новая заметка точно попадает в какую-то одну "корзину", не пересекаясь с другими.

Поиск информации: зачем всё это нужно

Определение порядка для физического мира и цифрового, как ни странно, отличаются. Если в физическом мире “порядок” чаще относится к нахождению элементов в пространстве (“разложить всё по полочкам”, “не мог найти ключи, которые завалились под стол”), то в цифровом мире "порядок" означает “Находибельность” –  возможность быстро найти то, что нужно.

“Захламленная” папка, которая идеально проиндексирована поиском или ИИ, технически находится в большем «порядке», чем красиво вложенная древовидная структура, в которой невозможно быстро ориентироваться.

Именно поэтому больший упор я делаю на создание текстовых “якорей” – которые максимизируют способы найти нужное. Теги, папки, YAML, и так далее – это всего лишь разновидности способов отфильтровать ненужное. Но в отличие от простого текстового поиска а) их логика отличается от приложения к приложению и б) они требуют от пользователя серьезных усилий по организации.

В следующем посте мы посмотрим на крутые возможности Bear Notes по автоматизации ежедневных действий. Его поддержка Apple Shortcuts гораздо более обширная и интересная, чем у Apple Notes...