Делегирование. Level up.

Время для чтения 6 минут

Сегодня поговорим о том, что можно и нельзя делегировать. Как мотивировать сотрудников.

· простые задачи технического (вспомогательного) характера;

· рутинную (простую и однотипную) работу;

· подготовительную работу;

· узкоспециализированные экспертные задачи;

· задачи, которые другие могут выполнить быстрее и экономичнее ваши подчиненные;

· не срочные задачи, которые сотрудник качественно может решить сам.

· представительские функции в некоторых ситуациях;

· частные задачи, требующие уникальных качеств (квалификации, опыта) сотрудника;

· «обучающие» задачи, требующие приемлемых затрат на обучение и инструктаж сотрудника;

· комплексные задачи, имеющие невысокую степень риска.

· кадровые перемещения;

· управленческие решения по результатам контроля (поощрения или наказания);

· задачи особой важности, высокой степени риска;

· вопросы безопасности;

- вопросы личного характера;

Мы с Вами уже определились с тем, что такое «Делегирование» и насколько оно важно в работе руководителя. Так же мы проговорили плюсы и минусы делегирования. Ответили на вопрос «Что можно делегировать, а что делегировать не стоит?».

Пришло время определиться - каким сотрудникам можно и нужно делегировать свои полномочия, а каким сотрудникам не стоит.

Независимо от того, насколько хорошо вы знаете своих подчиненных, я рекомендую делать анализ каждый раз, когда вы решаете вопрос – кому отдать задачу?

Анализ предполагает взвешивание альтернатив по определенным критериям. По каждому сотруднику нужно задать себе ряд вопросов:

1. Компетенция. Есть ли у человека опыт выполнения аналогичных задач? Есть ли у него необходимые способности, знания и навыки?

2. Мотивация. Будет ли ему интересна эта работа? Могу ли я мотивировать его?

3. Загруженность. Есть ли у него время для выполнения этого задания? Есть ли у меня возможность перераспределить его нагрузку?

4. Развитие. Может ли эта работа помочь сотруднику в достижении его целей? Нужно ли мне выявлять его способности к этой работе?

Делегируйте тому, кто лучше всего соответствует этим критериям.

Как правильно делегировать полномочия

Последовательность действий при делегировании может быть такой:

1. Сформируйте список задач, которые вы планируете поручить.

2. Четко сформулируйте для себя ЧТО вы должны делегировать, КОГДА и КАК это лучше сделать. Выбор времени и способа постановки задачи особенно важен, поскольку повлияет на качество ее понимания сотрудником и, соответственно, результат. То есть задачу нужно ставить в тот момент, когда подчиненного ничего не будет отвлекать и он сможет понять ее суть правильно.

3. Определите лучшего исполнителя, который способен справиться с задачей и мотивирован на выполнение этой работы.

4. Подумайте, как вы могли бы поощрить хорошее выполнение поручения.

5. Оцените все риски делегирования и постарайтесь их снизить.

6. Поставьте задачу, обсудите с сотрудником ее суть и объем работы, объясните значимость вашего поручения.

7. Поделитесь с исполнителем своими наработками и опытом, чтобы лучше подготовить его к выполнению этой работы. Важно чтобы сотрудник не только запомнил суть задания, но и понял почему он должен его выполнить. Для этого нужно пояснять, почему нужно сделать именно так или к этому сроку.

8. Определите, какие полномочия понадобятся сотруднику, чтобы решить задачу и предоставьте необходимые ресурсы.

9. Консультируйте и контролируйте сотрудника в процессе работы. Даже если вы привыкли считать его компетентным и ответственным, то в выполнении новой для себя работы он может допустить ошибки. Уделяя внимания исполнителю, вы сможете снизить вероятность их появления.

10. Оцените результаты и наградите сотрудника. Даже если в первый раз итоги вас не устроят, поблагодарите его за то, что взял на себя ответственность. Проанализируйте причины неудачи и примите решение – стоит ли в будущем отдавать эту работу именно ему.

При делегировании важно определить случаи, когда сотрудник может принимать решения сам, а также составить список коллег, с которыми ему нужно контактировать. Необходимо пресекать попытки "переделегирования": когда сотрудник пытается переложить работу на руководителя или другого сотрудника.

Рекомендуемое видео о переделегировании: https://www.youtube.com/watch?v=NOWwL3twKDs

*Подумайте, какие задачи вы можете делегировать товароведу, какие продавцу/наставнику? Если вы действительно дочитали статью до конца, напишите свои варианты в комментариях к статье здесь или в телеграмме.

Очень важно то, как вы поговорите с подчиненным, которому собираетесь что-то поручить. Например:

Признак того, что вы говорите правильно – у сотрудника возникает желание выполнить ваше поручение.

Чем еще можно мотивировать сотрудника при делегировании:

·        Новыми интересными задачами или уменьшением доли рутины в его работе

·        Более высоким уровнем ответственности

·        Возможностью получить новый опыт/знания

·        Подготовкой к более высокой должности, возможностью проявить себя в новой роли

·        Повышением статуса в коллективе

·        Получением дополнительных льгот или привилегий (отгул, право выбирать задачи и т.п.)

И еще. Делегирование – это один из способов удержания талантливых инициативных сотрудников, а не только возможность высвободить время руководителя. Поэтому, даже если у вас очень много свободного времени, – есть причина задуматься о делегировании.

Освоить делегирование непросто. Но стоит только попробовать впервые, последующие разы будет получаться все лучше. А вот то, насколько это увеличит вашу эффективность, как руководителя - покажется чем-то невероятным!